Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать акт сверки с контрагентом по нескольким договорам
Пошаговая инструкция: как сформировать в 1С акт сверки взаиморасчётов с контрагентом по нескольким договорам, настроить отборы, проверить итоги и избежать типичных ошибок.
Акт сверки взаиморасчётов по нескольким договорам нужен, когда с одним контрагентом ведутся расчёты сразу по нескольким основаниям: поставка, услуги, аренда, займы. Если сформировать акт «по контрагенту в целом», документы всех договоров смешаются в одну таблицу, и контрагенту будет сложно проверить расчёты. Правильный подход — либо сгруппировать данные по договорам внутри одного акта, либо сформировать отдельный акт по каждому договору и приложить их комплектом.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатный документ «Акт сверки взаиморасчётов» (в БП — «Сверка взаиморасчётов»). Его настройки позволяют указать контрагента, период, организацию и набор договоров, по которым нужно собрать обороты. Дальше всё зависит от того, как заполнить табличную часть и какие флаги включить.
Ниже разобраны оба рабочих сценария — единый акт с группировкой по договорам и пакетная формирование отдельных актов, — а также проверка результата, типичные ошибки и ограничения типовых решений.
Какой вариант акта выбрать: один документ или несколько
Перед формированием определите, в каком виде контрагент ожидает получить сверку. От этого зависит техника работы в программе и объём ручных действий.
Единый акт по нескольким договорам удобен, когда договоров немного (2–5) и стороны согласны видеть расшифровку в одном документе. Ограничение: типовая печатная форма в большинстве конфигураций выводит операции общим списком без разбивки по договорам, поэтому на практике такой акт подходит скорее для внутренней проверки, чем для отправки контрагенту.
Отдельные акты по каждому договору — более надёжный вариант для внешней сверки. Каждый акт содержит только документы своего договора, сальдо считается изолированно, и бухгалтер контрагента сверяет суммы с договором в руках. Минус — при большом числе договоров придётся создавать и подписывать несколько документов.
Сравнение вариантов
Подходит для внутренней проверки и контрагентов с 2–3 договорами. Ограничение: типовая печатная форма обычно не группирует операции по договорам.
Лучший вариант для отправки контрагенту: понятная структура, изолированное сальдо. Минус — больше документов и ручной работы при большом числе договоров.
Подходит для предварительной самопроверки перед сверкой. Не заменяет акт, так как не является документом для подписания сторонами.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учёта. Если документы проведены без договора, по неверному договору или задвоены, акт покажет расхождения, которых нет в реальности.
Откройте карточку контрагента и проверьте список договоров: все ли актуальные договоры заведены, нет ли дублей с отличающимся написанием номера. Дубли договоров — частая причина «развала» взаиморасчётов: часть документов проведена по одному элементу справочника, часть — по другому.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов (60, 62, 76) с отбором по контрагенту и группировкой по договорам. Она покажет, по каким договорам вообще есть сальдо и обороты за период, и не придётся включать в акт «пустые» договоры.
- 1Откройте карточку контрагента и устраните дубли договоров, при необходимости перепроведите документы на правильный договор.
- 2Сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту и детализацией по договорам.
- 3Убедитесь, что по каждому договору сальдо развёрнутое: нет одновременного дебета и кредита там, где этого быть не должно.
- 4Проверьте, что все первичные документы за период проведены и попали в нужный период.
Формирование единого акта по нескольким договорам
В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (либо «Отчёты» → «Акт сверки расчётов» в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
Заполните шапку: организацию, контрагента, период сверки. В поле «Договор» оставьте пустое значение или выберите вариант «По всем договорам» — тогда программа соберёт обороты по всем договорам контрагента, имевшим движения за период.
Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта». Табличная часть заполнится документами реализаций, поступлений и оплат. Если конфигурация поддерживает закладку «По договорам» или группировку, включите её — тогда итоговые суммы будут показаны в разрезе каждого договора, что существенно упрощает проверку.
Проверьте начальное и конечное сальдо в шапке акта. Они должны совпасть с развёрнутым сальдо по счетам расчётов на соответствующие даты. После проверки выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».
Пакетное формирование отдельных актов по каждому договору
Когда контрагент требует отдельный акт по каждому договору, создавайте документы последовательно: в шапке каждого акта укажите один конкретный договор и тот же период. Программа заполнит табличную часть только документами этого договора, и сальдо посчитается изолированно.
Чтобы не вводить шапку заново, используйте кнопку «Скопировать» в форме списка актов: создаётся новый документ с теми же контрагентом и периодом, остаётся только сменить договор и перезаполнить табличную часть. Это ускоряет работу при 5–10 договорах.
В конфигурациях УТ 11, КА и ERP доступен механизм «Сверка взаиморасчётов» с возможностью указать в документе несколько договоров в табличной части «Расшифровка по договорам». Там акт формируется один, но детализация и печатная форма строятся с разбивкой по договорам — проверьте состав печатных форм вашей конфигурации через кнопку «Печать».
Перед массовым созданием актов сформируйте один пробный по самому «оборотистому» договору и сверьте его итог с ОСВ. Если цифры сошлись — настройки верны и можно смело формировать остальные; если нет, вы исправите причину один раз, а не в каждом акте.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
Не отправляйте акт, не сверив его с данными учёта. Минимальный контроль — три точки: начальное сальдо, обороты за период и конечное сальдо по каждому договору.
Сопоставьте итоги акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчётов за тот же период. Если акт формировался по всем договорам, сумма по акту должна равняться сумме развёрнутого сальдо по контрагенту. Расхождение обычно означает, что часть документов проведена без договора, по другому контрагенту-дублёру или попала в другой период.
Также проверьте, что в акт не попали документы закрытых периодов, которые позже были изменены. Если после формирования акта кто-то перепровёл документы задним числом, акт устаревает — перезаполните его перед отправкой.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки и с ОСВ на начало периода
Сальдо «съехало» — были изменения в закрытом периоде или неверная дата начала
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют по каждому договору
Документов нет — проверьте заполнение договора в первичных документах
Совпадает с развёрнутым сальдо по счетам 60/62/76 в разрезе договоров
Есть разница — ищите документы без договора или дубли контрагента
Видны реквизиты обеих сторон, период, сальдо и расшифровка по документам
Операции свалены в одну сумму без расшифровки — контрагент не сможет проверить акт
Типичные ошибки и ограничения типовых решений
Главная ошибка — ожидать от типовой печатной формы группировки по договорам там, где её нет. В ряде конфигураций акт выводит операции общим списком, и получить красивую разбивку можно только через отдельные акты по договорам или через доработку внешней печатной формы программистом.
Вторая группа ошибок связана с данными: дубли контрагентов и договоров, документы без договора, оплаты, разнесённые не на тот договор. Акт сверки честно показывает учёт «как есть», поэтому сначала чистят данные, потом формируют акт.
Третья типичная ситуация — сверка в валюте или при расчётах по нескольким организациям холдинга. Акт формируется строго по одной организации; если ваших юрлиц несколько, по каждому нужен отдельный акт, иначе сальдо смешается.
Если штатных возможностей не хватает
Когда бухгалтерия регулярно сверяется с контрагентами по десяткам договоров, ручное создание актов становится узким местом. Здесь есть два пути без изменения конфигурации.
Первый — внешняя печатная форма акта с группировкой по договорам. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки. Форму можно заказать разработчику или найти готовую под свою конфигурацию.
Второй — обработка пакетного создания актов: она обходит список договоров контрагента и автоматически создаёт по каждому заполненный документ «Акт сверки». Такая обработка окупается при ежемесячных сверках с крупными поставщиками и покупателями.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли в акте сверки показать операции с разбивкой по договорам в одной печатной форме?
В типовых конфигурациях печатная форма чаще всего выводит операции единым списком. Разбивку по договорам дают либо отдельные акты по каждому договору, либо внешняя печатная форма с группировкой, которую подключают без изменения конфигурации.
Почему в акт не попадают документы по одному из договоров?
Чаще всего в шапке акта выбран конкретный договор — очистите поле. Если поле пустое, проверьте, что в первичных документах указан именно этот договор, а не его дубль, и что документы проведены внутри периода сверки.
Как сверить расчёты, если документы проведены без договора?
Такие документы попадут в акт с пустым договором или исказят сальдо. Найдите их через ОСВ с детализацией по договорам (строка с пустым договором), укажите договор в документах, перепроведите и заново заполните акт.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используются специальные обработки рассылки актов или последовательное создание документов по списку контрагентов.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Запросите у контрагента его расшифровку расхождений и сопоставьте со своими документами: обычно это непроведённый у одной из сторон документ, разница в датах или оплата, отнесённая на другой договор. После уточнения учёта сформируйте акт заново за тот же период.
Нужно ли подписывать акт по каждому договору отдельно?
Если акты сформированы отдельными документами, каждый подписывается обеими сторонами как самостоятельный документ. Это удобно: при расхождении по одному договору остальные акты остаются согласованными.
Что важно запомнить
Для сверки по нескольким договорам либо оставьте поле «Договор» пустым в одном акте, либо создайте отдельный акт по каждому договору через копирование документа. Перед отправкой сверьте итоги с ОСВ по счетам расчётов и никогда не правьте табличную часть акта вручную — исправляйте первичные документы. При регулярных сверках с большим числом договоров подключите внешнюю печатную форму или обработку пакетного создания.