Как в 1С сделать акт сверки по всем контрагентам сразу

Массовое формирование актов сверки взаиморасчётов — типовая задача при закрытии месяца, квартала или года. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет одной кнопки «сформировать акты по всем контрагентам», но задача решается штатными средствами: обработкой группового создания документов, отбором по списку контрагентов или внешними обработками. Ниже разобраны рабочие способы, их ограничения и контроль результата.

Документ «Акт сверки взаиморасчётов» в 1С строится по данным бухгалтерских счетов расчётов (60, 62, 66, 67, 76 и других, указанных в настройке). Поэтому качество актов напрямую зависит от того, насколько корректно ведётся аналитика по контрагентам и договорам. Перед массовым формированием стоит убедиться, что в учёте нет «висящих» сумм без контрагента и развёрнутого сальдо.

Что проверить перед массовым формированием актов

Прежде чем создавать десятки или сотни актов, убедитесь, что учётные данные готовы к сверке. Сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (например, 60 и 62) с группировкой по контрагентам за нужный период. Если по контрагенту сальдо нулевое и оборотов не было — акт сверки по нему обычно не нужен, и его можно исключить из списка.

Обратите внимание на развёрнутое сальдо: одновременная дебиторка и кредиторка по одному контрагенту на разных договорах или счетах — нормальная ситуация, но акт должен показывать расчёты по всем договорам, иначе контрагент увидит неполную картину. Проверьте также, что в документах заполнены договоры: акт сверки группирует данные именно по договорам, и пустые договоры приведут к «кускам» данных без аналитики.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

ОСВ по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагентам

Норма

Сальдо развёрнуто по контрагентам и договорам, нет сумм без аналитики

Тревожный признак

Есть суммы с пустым контрагентом или свёрнутое сальдо по счёту в целом

Заполненность договоров в документах расчётов

Норма

Во всех документах указан договор

Тревожный признак

Документы без договора — в акте данные попадут в строку без договора

Период сверки

Норма

Дата начала не раньше даты последней подтверждённой сверки

Тревожный признак

Период пересекается с уже подписанными актами — контрагент увидит расхождения

Способ 1: формирование актов через список документов вручную

Самый простой штатный путь подходит, когда контрагентов немного — до нескольких десятков. Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» (в некоторых версиях: «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки»). Нажмите «Создать», выберите контрагента, период сверки и организацию, затем нажмите «Заполнить» — документ подтянет обороты по счетам расчётов автоматически.

Чтобы ускорить процесс, держите открытым отчёт ОСВ по контрагентам и идите по списку сверху вниз, создавая акты только по контрагентам с ненулевым сальдо или оборотами. Каждый акт записывайте и проводите — непроведённый документ не участвует в печати реестра и легко теряется.

1. 1
   Откройте ОСВ по счёту 62 (и 60) с группировкой по контрагентам за период сверки
2. 2
   Откройте список «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте итоговое сальдо в акте — оно должно совпасть с ОСВ
6. 6
   Запишите и проведите документ, распечатайте или сохраните в PDF
7. 7
   Повторите для каждого контрагента с ненулевыми расчётами

Способ 2: групповое формирование по списку контрагентов

В ряде типовых конфигураций и отраслевых решений есть встроенные обработки массового создания актов — поищите в разделах «Расчёты с контрагентами», «Сервис» или через поиск по команде «сверка». Если такой обработки нет, задачу решает внешняя обработка группового создания актов: она обходит справочник контрагентов по заданному отбору (по группе, по наличию долга, по списку) и создаёт по каждому проведённый документ «Акт сверки взаиморасчётов».

Работа с внешней обработкой требует прав: подключение внешних обработок доступно пользователю с правами администратора, если не отключён запрет в настройках безопасности. Обработку запускают через «Файл» → «Открыть» или через подсистему «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование». Вторая опция предпочтительнее: обработка сохраняется в базе и доступна всем пользователям с соответствующими правами.

Способ 3: выгрузка актов пакетно через печать и ЭДО

Если акты уже созданы, следующая задача — разослать их контрагентам. Из списка документов можно выделить нужные акты (через Ctrl или отбор по периоду) и использовать команду печати: типовая конфигурация сформирует печатные формы по всем выделенным документам в один общий файл, который затем сохраняется в PDF или Excel.

Для контрагентов, подключённых к ЭДО, акт сверки можно отправить как неформализованный электронный документ прямо из документа по команде «ЭДО» → «Отправить». Это ускоряет подтверждение: контрагент подписывает документ электронной подписью, и статус сверки виден в базе. Учтите, что юридическую значимость такого документа определяет договор с контрагентом и регламент оператора ЭДО.

Настройка счетов и аналитики для корректной сверки

По умолчанию акт сверки собирает данные по типовому набору счетов расчётов. Если ваша компания использует дополнительные счета (например, 76.АВ, 76.ВА или специальные субсчета), проверьте настройку в документе: в акте есть возможность указать список счетов, по которым выполняется сверка. Пропущенный счёт — самая частая причина расхождения акта с реальным состоянием расчётов.

Отдельный нюанс — расчёты в валюте и условных единицах. Акт формируется в валюте регламентированного учёта (рублях), и если с контрагентом договорились сверяться в валюте договора, потребуется ручная корректировка формы или дополнительный отчёт. Проверьте это на одном валютном контрагенте до массового формирования.

Проверка результата и контроль расхождений

После массового формирования выборочно сверьте 3–5 актов с оборотно-сальдовой ведомостью: итоговое сальдо в акте должно совпадать с сальдо по контрагенту в ОСВ на конец периода. Если есть расхождение — ищите непроведённые документы, счета вне списка сверки или документы, датированные следующим периодом.

Для контроля возвратов удобно вести реестр: какие акты отправлены, какие подписаны, по каким есть расхождения. В типовых конфигурациях для этого используют статусы документа или дополнительные сведения. Расхождения, заявленные контрагентом, разбирайте по расшифровке акта построчно — чаще всего причина в разноске оплат, неотфактурованных поставках или курсовых разницах.

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?

Да. В документе «Акт сверки взаиморасчётов» поле «Договор» можно оставить пустым — тогда сверка выполняется по всем договорам контрагента с группировкой по ним. Если договор указан, в акт попадут расчёты только по нему.

Почему в акте не хватает части документов?

Чаще всего документы не проведены, относятся к счетам, не включённым в настройку сверки, или у них пустой договор/контрагент. Проверьте журнал документов по контрагенту и список счетов в шапке акта.

Как сформировать акты только по контрагентам с задолженностью?

Сформируйте ОСВ по счетам расчётов с группировкой по контрагентам и отберите строки с ненулевым сальдо. По этому списку создавайте акты вручную или задайте аналогичный отбор в групповой обработке, если она поддерживает отбор по остаткам.

Можно ли разослать акты по email прямо из 1С?

Да, если настроена системная учётная запись электронной почты («Администрирование» → «Органайзер» → настройка почты). Из печатной формы акта доступна команда «Отправить по электронной почте» — файл PDF прикрепляется к письму автоматически.

Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?

Сравните расшифровку акта с данными контрагента построчно. Типовые причины: оплата в пути, неотфактурованная поставка, разные даты документов, курсовые разницы. После выяснения причин акт корректируют и направляют на повторное подписание.