Как в 1С посмотреть затраты: пошаговая инструкция

Затраты в 1С хранятся не в одном месте, а распределены по счетам учёта: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Чтобы увидеть фактические затраты, нужно открыть обороты по этим счетам — проще всего через оборотно-сальдовую ведомость или отчёт «Анализ счета». Конкретный путь зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это раздел «Отчёты», в ERP и Комплексной автоматизации — блоки «Финансовый результат и контроллинг» или «Производство».

Важно понимать, что корректную картину затрат можно увидеть только после закрытия месяца. До выполнения регламентных операций на счетах 25 и 26 могут висеть нераспределённые суммы, а себестоимость выпущенной продукции на счёте 20 окажется заниженной или завышенной. Поэтому просмотр затрат обычно идёт в паре с проверкой закрытия периода.

Ниже — конкретные способы посмотреть затраты в типовых конфигурациях, чем отличаются отчёты между собой, как проверить корректность цифр и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранятся затраты и какие счета смотреть

Прежде чем открывать отчёт, определите, какие именно затраты нужны. Прямые производственные затраты (материалы, зарплата основных рабочих) собираются на счёте 20. Общепроизводственные расходы — на счёте 25, общехозяйственные — на 26. Торговые организации свои издержки обращения видят на счёте 44. Незавершённое производство — это остаток по дебету счёта 20 на конец периода.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для каждого счёта действует аналитика: статьи затрат, подразделения, номенклатурные группы. Именно по этим измерениям строится большинство отчётов. Если аналитика при вводе документов заполнялась небрежно, отчёт формально сформируется, но расшифровка по статьям будет бесполезной.

Как посмотреть затраты через оборотно-сальдовую ведомость

Универсальный способ, работающий в любой бухгалтерской конфигурации:

1. 1
   Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
2. 2
   Укажите период и счёт, например 20 или 26.
3. 3
   В настройках (кнопка «Показать настройки») включите группировку по статьям затрат и подразделениям.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проанализируйте дебетовые обороты — это и есть затраты за период.
5. 5
   Двойным щелчком по сумме откройте карточку счёта, чтобы увидеть первичные документы.

Дебетовый оборот по счёту 20 показывает, сколько затрат собрано за период, кредитовый — сколько списано на себестоимость выпущенной продукции или услуг. Разница между ними (дебетовое сальдо на конец) — незавершённое производство. Если сальдо на конец месяца по счёту 25 или 26 не равно нулю, это сигнал, что закрытие месяца не выполнено или настройки распределения неверны.

Для общей картины по всем затратным счетам сразу используйте обычную «Оборотно-сальдовую ведомость» без указания конкретного счёта — в ней видны обороты по всем счетам 20–29 и 44 одновременно.

Анализ счета и обороты счёта: детализация затрат

Отчёт «Анализ счета» (Отчёты → Анализ счета) показывает, с какими счетами корреспондировал затратный счёт. Например, по счёту 26 вы увидите: с кредита 02 пришла амортизация, с кредита 70 — зарплата администрации, с кредита 60 — услуги подрядчиков. Это удобно, когда нужно понять структуру затрат, а не только их сумму.

Отчёт «Обороты счёта» даёт похожую картину, но с развёрткой по субконто и периодам — по месяцам, неделям или дням. Он полезен, чтобы отследить динамику затрат: в каком месяце расходы выросли и за счёт чего.

Какой отчёт выбрать

ОСВ по счёту

Общие итоги и остатки. Подходит для быстрой проверки сумм и контроля закрытия счетов, но слабо показывает структуру затрат.

Анализ счета

Показывает корреспонденции — откуда затраты пришли и куда списались. Лучший вариант для анализа состава расходов.

Обороты счёта

Динамика по периодам и аналитике. Подходит для сравнения затрат месяц к месяцу.

Карточка счёта

Список конкретных проводок и документов. Используется, когда нужно найти конкретную ошибочную сумму.

Как посмотреть себестоимость и калькуляцию выпуска

Если задача — увидеть затраты на конкретную продукцию, обычных оборотов по счёту 20 недостаточно. В 1С:Бухгалтерии после закрытия месяца доступна «Справка-расчёт себестоимости продукции и услуг» (раздел «Операции» → «Справки-расчёты» или из формы закрытия месяца). Она показывает, из каких элементов сложилась себестоимость каждой номенклатурной позиции.

Дополнительно полезен отчёт «Калькуляция себестоимости продукции» — он раскладывает себестоимость единицы по статьям калькуляции: материалы, зарплата, амортизация, накладные расходы. Оба отчёта корректны только после выполнения регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26».

Просмотр затрат в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В ERP-системах учёт затрат устроен сложнее: есть понятие статей расходов, правил распределения и отдельный механизм расчёта себестоимости. Основные отчёты находятся в разделе «Финансовый результат и контроллинг»: «Затраты», «Анализ затрат», «Себестоимость выпущенной продукции». Отчёт «Затраты» показывает расходы по статьям, подразделениям и направлениям деятельности с возможностью расшифровки до документа.

Фактическая себестоимость в ERP рассчитывается регламентным заданием «Расчёт себестоимости» в рамках закрытия месяца. До его выполнения доступна только предварительная (плановая) себестоимость. Проверить статус расчёта можно в разделе «Закрытие месяца» — там видно, какие этапы выполнены, а какие завершились с ошибками.

Как проверить корректность цифр

После того как отчёт сформирован, убедитесь, что данные полные и непротиворечивые. Базовые контрольные точки:

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец месяца по счетам 25 и 26

Норма

Равно нулю — расходы распределены

Тревожный признак

Остаток есть — закрытие месяца не выполнено или не настроено распределение

Обороты по дебету и кредиту счёта 20

Норма

Дебет ≥ кредита, разница объясняется незавершённым производством

Тревожный признак

Кредит больше дебета без причины — возможно, затраты списаны дважды или собраны не полностью

Аналитика «Статьи затрат» в отчёте

Норма

Каждая сумма относится к конкретной статье

Тревожный признак

Появляются строки с пустой статьей или статьёй «Прочее» на крупные суммы

Суммы в бухгалтерском и налоговом учёте

Норма

Разница объясняется известными постоянными и временными разницами

Тревожный признак

Необъяснимые расхождения между БУ и НУ по одним и тем же расходам

Если какая-то сумма вызывает сомнение, провалитесь из отчёта в карточку счёта и дойдите до первичного документа. Чаще всего проблема оказывается в неверно заполненной статье затрат или подразделении в конкретном документе — исправление документа и повторное закрытие месяца решают вопрос.

Частые вопросы

Почему в отчёте по счёту 20 нет затрат, хотя материалы списывали?

Скорее всего, документы списания проведены на другой счёт (например, 25 или 26) или в документах указана другая дата, выходящая за рамки выбранного периода. Проверьте период отчёта и сформируйте анализ счёта 10, чтобы увидеть, в кредит каких счетов ушли материалы.

Как посмотреть затраты по конкретному подразделению?

В настройках отчёта «ОСВ по счёту» или «Анализ счета» включите группировку по подразделениям либо установите отбор по нужному подразделению. Если подразделение в документах не заполнялось, выделить затраты по нему задним числом без исправления документов невозможно.

Что делать, если счёт 26 не закрывается?

Проверьте учётную политику: метод списания общехозяйственных расходов (директ-костинг на счёт 90 или распределение на счёт 20). При распределении на 20-й счёт должны быть заданы база распределения и номенклатурные группы. Ошибку показывает помощник закрытия месяца — откройте его и прочитайте текст конкретного замечания.

Можно ли посмотреть затраты за произвольный период, например за квартал?

Да, в любом отчёте период задаётся произвольно. Но помните: корректные итоговые данные будут только по закрытым месяцам. Квартальный отчёт, включающий незакрытый месяц, покажет смесь фактических и предварительных данных.

Как выгрузить затраты в Excel?

Любой сформированный отчёт в 1С сохраняется через меню «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчёта — выберите формат «Лист Excel». Перед сохранением убедитесь, что в отчёте раскрыты все нужные уровни группировки, иначе в Excel попадут свёрнутые итоги.