Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С посмотреть все расходы за месяц
Как посмотреть все расходы за месяц в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Отчёты по затратам, анализ расходов, проверка данных и типичные ошибки.
Посмотреть расходы за месяц в 1С можно несколькими способами — выбор зависит от конфигурации и от того, какой именно срез затрат нужен: бухгалтерские расходы по счетам учёта, затраты по статьям расходов или движение денежных средств. В 1С:Бухгалтерии основным инструментом служат отчёты «Анализ счёта», «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Анализ затрат», а в управленческих конфигурациях — отчёты по статьям расходов и денежным средствам.
Перед тем как формировать отчёты, важно убедиться, что все первичные документы за месяц введены и проведены. Если часть поступлений или списаний не оформлена, любой отчёт покажет заниженную сумму. Также стоит различать понятия: расходы в бухгалтерском учёте, затраты в управленческом учёте и фактический отток денег — это три разных показателя, и в 1С они смотрятся разными отчётами.
Ниже разобраны конкретные способы для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также варианты для управленческих конфигураций, способы детализации по контрагентам и статьям, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых цифры «не сходятся».
Какие расходы нужны: определяем задачу перед запуском отчёта
Слово «расходы» в 1С может означать разное, и от этого зависит выбор отчёта. Если нужна себестоимость и затраты для бухгалтерского учёта — смотрите обороты по счетам 20–26, 44. Если нужны коммерческие и управленческие расходы — счета 44 и 26 с детализацией по статьям затрат. Если интересует, куда ушли деньги — это уже отчёты по банку и кассе, а не по счетам затрат.
Также различайте понятие «прочие расходы» (счёт 91.02) — туда попадают курсовые разницы, штрафы, списанная дебиторка, банковские комиссии. Часто именно в прочих расходах «прячется» значительная часть месячных трат, и без счёта 91 картина будет неполной.
Способ 1: Оборотно-сальдовая ведомость по затратным счетам
Универсальный и самый быстрый способ увидеть общую сумму расходов за месяц в 1С:Бухгалтерии — сформировать ОСВ. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», укажите период (первое и последнее число месяца), организацию и нажмите «Сформировать».
В ведомости найдите строки затратных счетов: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 91.02 «Прочие расходы». Дебетовый оборот за период — это сумма начисленных расходов. Чтобы не листать всю ведомость, можно сформировать ОСВ по конкретному счёту: «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
Для детализации по статьям затрат включите группировку по субконто «Статьи затрат» в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки» → вкладка «Группировка»). Тогда вы увидите, сколько ушло на зарплату, аренду, материалы, услуги сторонних организаций.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»
- 2Установите период — первый и последний день месяца
- 3Выберите организацию, если база ведётся по нескольким
- 4Сформируйте отчёт и найдите счета 20, 25, 26, 44, 91.02
- 5Посмотрите дебетовый оборот — это расходы за месяц
- 6При необходимости включите группировку по статьям затрат
Способ 2: Отчёт «Анализ счёта» и «Карточка счёта»
Отчёт «Анализ счёта» (раздел «Отчёты») показывает, с какими счетами корреспондировал выбранный счёт затрат. Например, анализ счёта 26 за месяц покажет: сколько начислено с кредита счёта 70 (зарплата), 60 (поставщики), 02 (амортизация) и т.д. Это удобно, когда нужно понять структуру расходов, а не только итоговую сумму.
«Карточка счёта» даёт максимальную детализацию — список всех проводок по счёту за период с указанием документов. Из карточки можно перейти в любой первичный документ и проверить его. Этот отчёт полезен, когда сумма в ОСВ вызывает вопросы и нужно найти конкретную операцию, которая её сформировала.
Двойной клик по строке в анализе счёта или ОСВ в большинстве конфигураций открывает расшифровку — карточку счёта или отчёт по проводкам. Это самый быстрый путь от итоговой цифры к конкретному документу.
Способ 3: Отчёт «Анализ затрат» и показатели прибыли
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть специализированный отчёт «Анализ затрат» (раздел «Отчёты» или «Руководителю», в зависимости от настроек интерфейса). Он показывает затраты в разрезе статей с диаграммами и позволяет сравнить текущий месяц с предыдущими периодами.
Также полезен отчёт «Анализ финансовых результатов» или «Прибыли и убытки» (раздел «Руководителю» → «Продажи и прибыль» / «Финансовый результат»). Он показывает выручку, себестоимость, коммерческие и управленческие расходы и итоговую прибыль — то есть расходы в контексте результата деятельности, а не отдельным списком.
Сравнение отчётов для просмотра расходов
Быстрый итог по дебетовым оборотам; подходит для сверки, но без глубокой аналитики
Показывает структуру расходов по корреспондирующим счетам; удобен для понимания состава затрат
Максимальная детализация до документа; медленнее, нужна для поиска конкретных операций
Наглядная разбивка по статьям с диаграммами; зависит от корректного заполнения статей затрат
Как посмотреть расходы в управленческих конфигурациях (УТ, КА, ERP)
В 1С:Управление торговлей, «Комплексная автоматизация» и ERP логика другая: расходы группируются по статьям расходов и финансовым результатам, а не по счетам бухучёта. Основные отчёты находятся в разделе «Финансы» или «Финансовый результат и контроллинг».
Для просмотра расходов за месяц используйте отчёты: «Доходы и расходы» (по направлениям деятельности), «Финансовые результаты», «Движение денежных средств». Чтобы увидеть, куда фактически ушли деньги, подойдёт отчёт «Анализ движения денежных средств» с группировкой по статьям ДДС — он покажет оплаты поставщикам, зарплату, налоги, аренду.
Если в конфигурации ведётся управленческий учёт по статьям расходов, проверьте, что в документах (поступления товаров и услуг, списания) корректно заполнены поля «Статья расходов» и «Аналитика расходов». Без этого отчёты покажут большую строку «без аналитики», и разобрать структуру затрат будет невозможно.
Проверка корректности данных перед анализом
Если цифры в отчётах выглядят подозрительно, сначала проверьте полноту ввода документов. Убедитесь, что за месяц проведены все поступления товаров и услуг, списания, начисление зарплаты, амортизация и банковские выписки. Непроведённые документы (помечены красным или без «галочки» проведения) в отчёты не попадают.
Второй шаг — выполните регламентные операции закрытия месяца («Операции» → «Закрытие месяца»). До закрытия месяца затраты могут «висеть» на счетах 20, 25, 26 и не распределяться на себестоимость. После закрытия сравните итоги: обороты по дебету затратных счетов должны соответствовать суммам в анализе затрат.
Третий момент — сверьте расходы с движением денег. Сильное расхождение между начисленными расходами и оплатами нормально при отсрочках платежа, но полное несовпадение обычно означает, что часть документов введена дважды или не введена вовсе.
Как проверить результат
Сумма совпадает с отчётом «Анализ затрат» за тот же период
Суммы различаются — есть непроведённые документы или разные отборы
Все регламентные операции выполнены без ошибок, счета 25, 26 закрыты в ноль
Остатки на 25/26 или ошибки закрытия — расходы распределены не полностью
Каждая сумма относится к конкретной статье затрат
Крупная строка «без статьи» — документы заполнены неполно
Типичные ошибки при просмотре расходов за месяц
Самая частая ошибка — смотреть только один счёт и делать вывод обо всех расходах. Например, бухгалтер смотрит счёт 26 и не учитывает, что часть затрат проходит через 44 или 91.02. Всегда формируйте картину по всем затратным счетам сразу.
Вторая ошибка — путать расходы с оплатами. Выписка из банка показывает движение денег, включая авансы и оплату долгов прошлых месяцев. Отчёт по банковским операциям за месяц — это не отчёт о расходах, и суммы будут отличаться.
Третья группа ошибок связана с настройками отчёта: неверный период (например, захвачен лишний день), не выбрана организация в многофирменной базе, включён отбор, скрывающий часть данных. Перед выводами проверяйте шапку отчёта — период, организацию, отборы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли посмотреть расходы по конкретному контрагенту за месяц?
Да. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60» с группировкой по контрагентам — увидите, какие суммы поступлений прошли по каждому поставщику. Для детализации до документов используйте «Анализ счёта 60» или «Карточку счёта» с отбором по нужному контрагенту.
Почему сумма расходов в ОСВ не совпадает с отчётом о прибылях и убытках?
ОСВ показывает обороты по всем затратным счетам, включая те, что ещё не закрыты на себестоимость, а отчёт о финрезультатах — только расходы, признанные в периоде. Проверьте, выполнено ли закрытие месяца, и нет ли остатков на счетах 20, 25, 26.
Как выгрузить расходы за месяц в Excel?
Сформируйте нужный отчёт (ОСВ, анализ затрат), затем используйте команду «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения в панели отчёта и выберите формат Excel (xlsx) или табличный документ (mxl). Группировки и итоги сохранятся в файле.
Что делать, если в отчёте появилась строка «Прочее» или пустая аналитика?
Это означает, что в части документов не заполнены статьи затрат или аналитика расходов. Откройте карточку счёта за период, найдите проводки без указания статьи и отредактируйте соответствующие документы, после чего пересформируйте отчёт.
Как сравнить расходы текущего месяца с прошлым?
В отчёте «Анализ затрат» можно выбрать произвольный период и сравнить помесячно. Альтернатива — сформировать ОСВ по затратным счетам отдельно за каждый месяц и сопоставить дебетовые обороты, либо сохранить оба отчёта в Excel и построить сравнительную таблицу.
Видны ли расходы, если документы введены, но месяц не закрыт?
Да, проведённые документы сразу формируют обороты по счетам, и их видно в ОСВ и карточке счёта. Однако без закрытия месяца затраты не распределены на себестоимость продукции и финансовый результат, поэтому итоговая прибыль будет некорректной.
Что важно запомнить
Расходы за месяц в 1С смотрят через ОСВ по счетам 20–26, 44, 91.02, «Анализ счёта» и «Анализ затрат»; в управленческих конфигурациях — через отчёты по статьям расходов и движению денег. Перед анализом проверьте проведение документов и закрытие месяца, не путайте начисленные расходы с оплатами и всегда сверяйте настройки периода и отборов.