Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как посмотреть в 1С, сколько документов провел сотрудник
Как в 1С узнать, сколько документов провел сотрудник: журнал документов, отбор по автору, универсальный отчет, консоль запросов и типичные ошибки при подсчете.
Контроль активности пользователей — стандартная задача в 1С: нужно оценить загрузку менеджеров, проверить, кто вносил документы за период, или найти автора ошибочных проводок. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) у каждого документа есть технический реквизит «Автор» (или «Ответственный»), по которому и строится подсчет.
Способов несколько: отбор в журнале документов, универсальный отчет, консоль запросов и анализ журнала регистрации. Выбор зависит от того, нужна разовая проверка или регулярная аналитика, и от того, какие права есть у пользователя. Ниже — конкретные инструкции для каждого варианта.
Важно понимать разницу между «создал» и «провел»: документ может быть записан без проведения, тогда он не формирует движений по регистрам. Если задача — посчитать именно проведенные документы, в отборе нужно дополнительно учитывать признак «Проведен = Истина», иначе цифры будут завышены.
Что нужно проверить перед подсчетом
Прежде чем строить отчет, уточните три момента. Первый — есть ли у вас права на просмотр чужих документов: в ряде конфигураций менеджеры видят только свои документы, и отбор по другому сотруднику вернет пустой список. Второй — какой реквизит используется в вашей конфигурации: «Автор» (заполняется автоматически при создании) или «Ответственный» (может меняться вручную). Третий — нужен ли учет помеченных на удаление документов: по умолчанию они часто попадают в выборки и искажают статистику.
Также определите период анализа и состав видов документов. Если сотрудник работает с реализациями, поступлениями и заказами, считать нужно по всем трем журналам, иначе картина будет неполной.
Способ 1: отбор в журнале документов
Самый простой вариант, не требующий настроек и дополнительных прав. Откройте журнал нужного вида документов, например «Продажи → Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Продажи → Документы продаж» в Управлении торговлей. Нажмите кнопку «Еще → Настроить список» (или используйте быстрый отбор в шапке списка).
В настройках отбора добавьте условие: поле «Ответственный» (или «Автор»), вид сравнения «Равно», значение — нужный сотрудник. Затем установите период через кнопку выбора периода в журнале. Список сократится до документов этого сотрудника, а их количество можно увидеть в строке состояния или выделив все строки (Ctrl+A) — внизу окна появится число выделенных элементов.
Если нужны только проведенные документы, добавьте второе условие отбора: «Проведен = Да» (в некоторых конфигурациях поле называется «Проведение» или доступно через «Еще → Настроить список → Отбор»). После этого количество строк в списке и будет ответом на вопрос.
- 1Откройте журнал нужного вида документов
- 2Установите период через кнопку выбора дат
- 3Нажмите «Еще → Настроить список» и добавьте отбор по «Ответственный» или «Автор»
- 4Добавьте условие «Проведен = Да», если нужны только проведенные
- 5Выделите все строки (Ctrl+A) и посмотрите количество в строке состояния
Способ 2: универсальный отчет
Универсальный отчет подходит, когда нужна сводная цифра без просмотра списка или статистика по нескольким сотрудникам сразу. В большинстве типовых конфигураций он находится в разделе «Отчеты → Универсальный отчет» (в Бухгалтерии — «Отчеты → Универсальный отчет», в ERP и УТ — «Отчеты → Универсальный отчет» или через поиск по Alt+F).
В настройках укажите тип объекта «Документы», конкретный вид документа и период. В поле группировки выберите «Ответственный» или «Автор», в отборах при необходимости зафиксируйте сотрудника и добавьте условие «Проведен = Истина». После формирования отчет покажет количество документов по каждому сотруднику — это удобно для сравнения загрузки команды.
Ограничение способа: универсальный отчет работает с одним видом документа за раз. Для сводки по нескольким видам придется сформировать несколько отчетов и сложить результаты, либо перейти к консоли запросов.
Сравнение способов
Быстро и доступно всем, но считает только по одному виду документов и требует ручного подсчета строк
Дает готовую цифру и группировку по сотрудникам, но один вид документа за формирование
Сводит все виды документов в одну таблицу, но требует прав и навыка работы с запросами
Показывает, кто реально проводил документы, но анализ трудоемкий и период хранения ограничен
Способ 3: консоль запросов для сводной статистики
Когда нужно посчитать документы сразу по всем видам (реализации, поступления, заказы, счета-фактуры), удобнее всего консоль запросов. В типовых конфигурациях она может быть встроена (раздел «Администрирование → Обслуживание» или инструменты разработчика), либо используется внешняя обработка — её запуск требует прав администратора или разработчика.
Идея запроса проста: объединить таблицы нужных документов, отобрать записи за период с признаком проведения и сгруппировать по автору с подсчетом количества. Пример для одного вида документа:
ВЫБРАТЬ
РеализацияТоваровУслуг.Ответственный КАК Сотрудник,
КОЛИЧЕСТВО(*) КАК КоличествоДокументов
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
ГДЕ
РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
И РеализацияТоваровУслуг.Проведен
СГРУППИРОВАТЬ ПО
РеализацияТоваровУслуг.ОтветственныйДля объединения нескольких видов документов добавьте блоки ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ с аналогичными выборками из других таблиц, а группировку и итоговый подсчет вынесите во внешний запрос. Перед запуском на рабочей базе протестируйте запрос на копии или на коротком периоде: объединение больших таблиц за год может выполняться долго и нагружать сервер.
Способ 4: журнал регистрации — кто реально проводил
Если сотрудники работают с чужими документами (например, бухгалтер проводит документы, созданные менеджерами), статистику по «Автору» считать некорректно. В этом случае откройте «Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации» и настройте отбор: период, пользователь — нужный сотрудник, событие — проведение документов (в фильтре по событиям выберите «Данные → Изменение» или конкретные события проведения, в зависимости от версии платформы).
Журнал покажет все факты проведения с указанием документа и времени. Минус способа — нет автоматического подсчета итогов, данные придется выгружать в табличный документ и считать там. Кроме того, глубина хранения журнала регистрации может быть ограничена настройками сокращения, и старые события окажутся недоступны.
Как проверить, что цифра корректна
После получения числа сверьте его независимым способом. Например, сравните результат универсального отчета с количеством строк в журнале при тех же отборах — значения должны совпасть. Если расходятся, проверьте условия: период (дата документа может попадать на границу периода), признак проведения, пометки удаления.
Обратите внимание на документы, созданные обменами и обработками: при загрузке данных из других систем автором часто становится пользователь, под которым выполнялась синхронизация, или специальная учетная запись. Такие документы могут составлять значительную долю и искажать оценку ручной работы сотрудника.
Как проверить результат
Журнал и универсальный отчет дают одинаковое число при тех же отборах
Цифры различаются — проверьте период, отбор по проведению и пометки удаления
Автором загруженных документов указана служебная учетная запись, её легко исключить
В статистике сотрудника масса документов, созданных загрузкой данных
Учтены все виды, с которыми работает сотрудник
Посчитан один журнал, а сотрудник ведет еще несколько видов документов
Типичные ошибки при подсчете
Чаще всего ошибка кроется не в инструменте, а в постановке отбора. Ниже — ситуации, которые регулярно приводят к неверным цифрам и лишним разбирательствам.
Как автоматизировать регулярный контроль
Если статистика нужна постоянно — например, еженедельно для руководителя отдела продаж, — имеет смысл сохранить настройки. В универсальном отчете сохраните вариант с нужными отборами и группировкой по ответственным: в дальнейшем отчет формируется в два клика. В журналах документов сохраненные настройки списка также доступны через «Еще → Сохранить настройки».
Для более сложной аналитики (количество документов плюс суммы, доля проведенных, динамика по неделям) удобнее СКД-отчет, который добавляет разработчик, или внешняя обработка с запросом. Это разовая настройка, которая затем работает без участия специалиста.
Что важно запомнить
Для разовой проверки достаточно отбора по «Ответственный» в журнале документов с условием «Проведен». Для группировки по нескольким сотрудникам — универсальный отчет, для сводки по всем видам документов — консоль запросов. Если создает документы один человек, а проводит другой, единственный достоверный источник — журнал регистрации.
Частые вопросы
Почему отбор по сотруднику показывает пустой список, хотя документы точно есть?
Наиболее вероятные причины: у вашей учетной записи ограничены права на просмотр чужих документов, выбран не тот реквизит (в конфигурации используется «Ответственный», а отбор стоит по «Автору», или наоборот), либо период журнала не захватывает нужные даты. Проверьте права и снимите все лишние отборы, затем добавляйте условия по одному.
Как посчитать документы, которые сотрудник изменил, но не создавал?
Стандартные отборы по автору этого не покажут. Используйте журнал регистрации с фильтром по пользователю и событию изменения данных: там фиксируется каждый факт записи и проведения. В конфигурациях с включенным версионированием объектов также можно смотреть историю изменений конкретного документа.
Учитываются ли в подсчете помеченные на удаление документы?
Зависит от способа. В журнале помеченные документы видны с соответствующей пиктограммой и попадут в ручной подсчет строк. В универсальном отчете и запросе они включаются, если явно не добавить условие «ПометкаУдаления = Ложь». Для чистой статистики такой отбор стоит добавлять всегда.
Можно ли выгрузить список документов сотрудника в Excel?
Да. В журнале документов выделите строки и используйте «Еще → Вывести список» — список сохранится в табличный документ, который можно сохранить в формате Excel. Универсальный отчет также сохраняется в файл стандартной кнопкой сохранения табличного документа.
Чем отличаются поля «Автор» и «Ответственный» в документах 1С?
«Автор» — техническое поле, которое платформа заполняет автоматически при создании документа и которое обычно не меняется. «Ответственный» — прикладной реквизит, его можно редактировать, и именно он чаще используется в отчетах и печатных формах. Для оценки работы сотрудника корректнее ориентироваться на «Ответственный», но уточните, как принято в вашей организации.
Можно ли посмотреть статистику за период, который уже закрыт для редактирования?
Да, дата запрета изменения данных не мешает просмотру и построению отчетов. Ограничение касается только редактирования документов. Отборы в журналах, универсальный отчет и запросы за закрытый период работают в обычном режиме.