Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С посмотреть расходы: практическая инструкция
Как посмотреть расходы в 1С: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, отчёты по затратам. Пошаговые инструкции для 1С:Бухгалтерии и УТ.
Расходы в 1С хранятся не в одном месте, а распределяются по счетам учёта, документам и регистрам. Поэтому «посмотреть расходы» можно разными инструментами: оборотно-сальдовой ведомостью, анализом счёта, карточкой счёта, специализированными отчётами по затратам или проводками конкретного документа. Выбор зависит от задачи: нужна общая сумма за период, детализация по статьям или проверка конкретной операции.
В 1С:Бухгалтерии затраты отражаются на счетах 20, 25, 26, 44 (производственные и коммерческие расходы), 90.02 (себестоимость продаж), 91.02 (прочие расходы). В 1С:Управление торговлей и ERP аналитика ведётся по статьям расходов и направлениям деятельности. Ниже — конкретные способы для каждой ситуации.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на просмотр отчётов и что период, за который вы смотрите расходы, не закрыт для редактирования — иначе часть документов может не попасть в выборку.
Определите, какие расходы вам нужны
Прежде чем открывать отчёт, сформулируйте вопрос точно. «Расходы» могут означать: общие затраты предприятия за месяц, расходы по конкретной статье (аренда, зарплата, транспорт), затраты по подразделению или проекту, себестоимость проданных товаров, прочие расходы для налогового учёта. Под каждую задачу в 1С есть свой инструмент.
Если нужен управленческий срез (в УТ, КА, ERP) — ориентируйтесь на статьи расходов и финансовый результат. Если нужны бухгалтерские данные для отчётности — работайте со счетами и проводками в 1С:Бухгалтерии. Смешивать эти подходы не стоит: управленческие и бухгалтерские суммы могут отличаться из-за разных правил распределения.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
Универсальный способ увидеть сумму расходов за период. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Укажите период, счёт (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу») и организацию. Нажмите «Сформировать».
В колонке «Обороты за период» по дебету вы увидите сумму начисленных расходов, по кредиту — их списание (закрытие) в конце месяца. Чтобы увидеть расшифровку по статьям затрат и подразделениям, в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите нужные субконто.
Для сводной картины по всем затратным счетам сразу используйте общую «Оборотно-сальдовую ведомость» и найдите в ней строки 20, 25, 26, 44, 90, 91. Это удобно для быстрой оценки структуры расходов.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите период, организацию и счёт затрат (20, 25, 26, 44 или 91.02)
- 3В настройках добавьте группировку по субконто: статьи затрат, подразделения
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте дебетовый оборот
- 5Для детализации двойным щелчком откройте карточку счёта
Анализ счёта и карточка счёта
Отчёт «Анализ счёта» показывает, с какими счетами корреспондировал затратный счёт: откуда пришли расходы (60 — поставщики, 70 — зарплата, 02 — амортизация) и куда они списались. Это удобно, чтобы понять состав затрат по видам: материалы, оплата труда, услуги сторонних организаций.
«Карточка счёта» — это журнал всех проводок по счёту за период с указанием документов. Используйте её, когда нужно найти конкретную операцию: например, проверить, попала ли в расходы конкретная накладная. Из карточки можно сразу открыть документ-основание и исправить его при необходимости.
Оба отчёта находятся в разделе «Отчёты» → «Стандартные отчёты». Для анализа по конкретному контрагенту или статье задайте отбор в настройках по соответствующему субконто.
Отчёт «Обороты между субконто» и анализ по статьям
Когда нужно сопоставить два аналитических разреза — например, статьи затрат по подразделениям или контрагентов по договорам — используйте отчёт «Обороты между субконто». В настройках укажите виды субконто для строк и колонок, добавьте отбор по счетам затрат.
Такой отчёт отвечает на вопросы вида «сколько мы потратили на аренду по каждому филиалу» или «какие поставщики дали основную часть расходов на транспорт». В типовой бухгалтерии это один из самых гибких инструментов управленческого среза без доработок.
Как посмотреть расходы в 1С:Управление торговлей и ERP
В торговых конфигурациях бухгалтерских счетов нет, расходы анализируются по статьям. В УТ 11 откройте раздел «Финансовый результат и контроллинг» → отчёты «Доходы и расходы предприятия» или «Финансовые результаты». Здесь расходы группируются по статьям расходов, подразделениям и направлениям деятельности.
Для детализации до документов используйте отчёт «Ведомость по статьям расходов» или карточку статьи расходов. Проверьте, что у статей корректно заполнены правила распределения: статья без правила распределения может «зависнуть» и не попасть в себестоимость или финансовый результат.
В ERP дополнительно доступны отчёты по производственным затратам: «Анализ затрат», «Себестоимость выпущенной продукции». Они показывают материальные, трудовые и косвенные составляющие по каждому этапу производства.
Сравнение вариантов
Быстрая сумма расходов по счёту за период; ограничение — только бухгалтерская аналитика
Состав расходов по корсчетам; не показывает документы напрямую
Каждая проводка с документом; неудобна для итогов по большому периоду
Срез по двум аналитикам сразу; требует настройки отборов
Управленческий учёт по статьям; суммы могут отличаться от бухгалтерских
Проверка расходов через документы и проводки
Если нужно понять, как конкретный документ сформировал расход, откройте документ (например, «Поступление товаров и услуг» или «Требование-накладная») и нажмите кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки». Вы увидите, на какие счета и субконто отнесена сумма.
Для массовой проверки удобен журнал документов: «Покупки» → «Поступления (акты, накладные, УПД)» с отбором по периоду и контрагенту. Итог по колонке сумм даст представление о расходах по закупкам, но помните: сумма документа с НДС не равна расходу в бухгалтерском учёте — в расходы идёт сумма без НДС.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчёта сверьте результат: сумма расходов по ОСВ должна совпадать с данными анализа счёта за тот же период. Если цифры расходятся — проверьте, одинаковые ли отборы, организация и период заданы в обоих отчётах, и не включён ли в один из них налоговый учёт.
Как проверить результат
Совпадает с суммой по анализу счёта за тот же период
Суммы различаются — проверьте отборы и период
Нулевое после закрытия месяца
Остаток есть — месяц не закрыт или есть ошибки распределения
У каждой статьи задано правило распределения
Статья без правила — расходы не попадают в финрезультат
Итоговая логика проста: для быстрой суммы — ОСВ по счёту, для состава — анализ счёта, для конкретной операции — карточка счёта и проводки документа, для управленческого среза в торговых конфигурациях — отчёты по статьям расходов. Регулярная сверка этих источников исключает сюрпризы при закрытии периода.
Что важно запомнить
Расходы в 1С смотрят через обороты затратных счетов (ОСВ, анализ счёта) в бухгалтерии или через отчёты по статьям расходов в УТ/ERP. Всегда проверяйте период, организацию и отличайте обороты от остатков.
Частые вопросы
Почему в ОСВ по счёту 26 нет остатка, хотя расходы были?
Это нормально: при закрытии месяца счёт 26 полностью списывается на счёт 90.08 или 20. Смотрите не сальдо, а дебетовый оборот за период — именно он показывает сумму начисленных расходов.
Как посмотреть расходы по конкретному контрагенту?
Используйте «Анализ счёта» или «Обороты между субконто» с отбором по субконто «Контрагенты». В настройках отчёта добавьте отбор: контрагент равно нужному поставщику — получите все операции с ним за период.
Почему сумма расходов в отчёте меньше суммы накладных?
В бухгалтерском учёте расходы отражаются без НДС, а в документах сумма обычно указана с налогом. Кроме того, часть документов может быть не проведена или относиться к авансам, которые в расходы не попадают.
Как выгрузить список расходов в Excel?
В любом табличном отчёте 1С (ОСВ, анализ счёта) нажмите «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения на панели и выберите формат XLSX. Также можно скопировать таблицу через буфер обмена.
Можно ли посмотреть расходы без прав бухгалтера?
Да, если у вашей роли есть доступ к отчётам: стандартные отчёты доступны большинству пользователей с правами просмотра. Если отчёт не открывается, попросите администратора добавить роль «Чтение данных бухгалтерского учёта» или аналогичную.
Где в 1С видны будущие (плановые) расходы?
В бухгалтерии плановых расходов нет. В УТ 11 и ERP используйте подсистему бюджетирования: отчёты «Бюджет» и «План-фактный анализ» показывают плановые и фактические расходы по статьям в сопоставлении.