Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С посмотреть расходы за период
Как посмотреть расходы за период в 1С: Бухгалтерия, УНФ и Управление торговлей. ОСВ, анализ затрат, настройка отчётов, проверка данных и типичные ошибки.
Посмотреть расходы за период в 1С можно несколькими способами — выбор зависит от конфигурации (Бухгалтерия, УНФ, Управление торговлей, ERP) и от того, какие именно затраты нужны: бухгалтерские, управленческие или по конкретному виду деятельности. Базовый инструмент, который есть в любой конфигурации, — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счетам затрат и отчёты «Анализ счёта» и «Обороты счёта».
Для бухгалтерских расходов ключевые счета — 20, 25, 26, 44, 90, 91.02. Обороты по дебету этих счетов за выбранный период и есть сумма расходов. Для управленческого учёта в УНФ и ERP используются отдельные отчёты: «Доходы и расходы», «Финансовый результат», «Анализ затрат». Важно сразу определиться, какой учёт вас интересует, потому что цифры в бухгалтерском и управленческом контуре могут отличаться.
Определите, какие расходы вам нужны
Прежде чем открывать отчёт, ответьте на три вопроса. Первый: какой учёт — бухгалтерский (для отчётности и налогов), налоговый или управленческий (для внутреннего анализа). Второй: какой срез нужен — все расходы организации, по подразделению, по статье затрат, по контрагенту или по конкретному документу. Третий: какой период — месяц, квартал, год или произвольный интервал.
От ответа зависит инструмент. Для бухгалтерских расходов по счетам подходят ОСВ, «Анализ счёта», «Обороты счёта», «Карточка счёта». Для детализации по документам — «Карточка счёта» или «Отчёт по проводкам». Для управленческого анализа в УНФ — «Доходы и расходы (план-факт)», «Финансовый результат», «Валовая прибыль». Если вы не уверены, какой контур нужен, начните с ОСВ: она покажет общую картину и подскажет, на каких счетах сосредоточены затраты.
Как выбрать отчёт
Как посмотреть расходы в 1С: Бухгалтерии через ОСВ
Оборотно-сальдовая ведомость — универсальный отчёт, доступный в разделе «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Установите период в полях «с» и «по», выберите организацию, если в базе их несколько, и нажмите «Сформировать». По умолчанию ОСВ строится по всем счетам, и расходы будут видны как дебетовые обороты по счетам затрат.
Чтобы сфокусироваться только на расходах, нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Отбор» добавьте условие: Счёт → В списке → 20, 25, 26, 44, 90.02, 91.02. На вкладке «Группировка» можно включить детализацию по субсчетам, подразделениям и статьям затрат — тогда ведомость развернётся в дерево с раскрытием состава расходов.
Двойной щелчок по любой строке ОСВ открывает расшифровку — карточку счёта с документами, сформировавшими сумму. Так можно спуститься от общей цифры до конкретного документа «Поступление товаров и услуг», «Требование-накладная» или «Операция».
- 1Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»
- 2Установите период и организацию
- 3В настройках на вкладке «Отбор» добавьте счета затрат: 20, 25, 26, 44, 90, 91.02
- 4На вкладке «Группировка» включите субсчета и статьи затрат
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте дебетовые обороты
- 6Двойным щелчком по сумме откройте расшифровку до документов
Анализ счёта и обороты счёта для детализации
Отчёт «Анализ счёта» (раздел «Отчёты» → «Анализ счёта») удобен, когда нужно посмотреть расходы по одному счёту в разрезе аналитики. Например, выберите счёт 26 «Общехозяйственные расходы», задайте период — и получите таблицу: статьи затрат, подразделения и суммы за каждый месяц периода. В настройках можно поменять состав группировок и вывести, например, сначала подразделения, а внутри них — статьи.
Отчёт «Обороты счёта» показывает ту же аналитику, но в другой форме: по строкам — аналитические разрезы (субконто), по колонкам — корреспондирующие счета. Он удобен, чтобы понять, откуда пришли расходы: сколько списано с расчётного счёта, сколько начислено через расчёты с поставщиками, сколько — через зарплату и амортизацию.
Оба отчёта поддерживают расшифровку двойным щелчком и сохранение настроек вариантов. Если вы регулярно смотрите расходы в одном и том же разрезе, сохраните вариант отчёта под понятным именем — например, «Расходы по подразделениям за месяц» — и вызывайте его в один клик.
Как посмотреть расходы в УНФ и ERP
В 1С: Управление нашей фирмой управленческие расходы собираются в разделе «Деньги» и «Анализ». Основной отчёт — «Доходы и расходы» (раздел «Анализ» → «Доходы и расходы»). Он показывает обороты по статьям доходов и расходов за период с группировкой по статьям, подразделениям и направлениям деятельности. Установите период, при необходимости включите сравнение с предыдущим периодом — отчёт покажет динамику.
Отчёт «Финансовый результат» строится методом начисления и показывает выручку, себестоимость, прочие доходы и расходы с итоговой прибылью. Он удобен, когда нужно не просто увидеть сумму затрат, а понять их влияние на результат. Для кассового взгляда — сколько денег реально ушло — используйте «Отчёт о движении денежных средств».
В 1С: ERP и Комплексной автоматизации аналогичные данные доступны в разделе «Финансовый результат и контроллинг»: отчёты «Доходы и расходы», «Анализ финансовых результатов», а также «Анализ затрат» в разделе производственного учёта. Помните: в этих конфигурациях управленческий и регламентированный учёт ведутся параллельно, и суммы могут различаться из-за разных правил отражения.
Настройка отбора по периоду и аналитике
Корректный период — половина результата. В полях периода указывайте даты начала и конца включительно: например, с 01.03 по 31.03. Проверяйте, не стоит ли в отчёте отбор по организации, если база ведётся по нескольким юрлицам — иначе получите сводную цифру по всем.
Для анализа по статьям расходов убедитесь, что аналитика заполнена в документах. Если в документах поступления не указана статья затрат или подразделение, в отчётах с группировкой по этим разрезам суммы попадут в строку с пустым значением. Это типичный признак незаполненной аналитики, а не отсутствия расходов.
Если нужны расходы по конкретному контрагенту или договору, используйте «Анализ счёта» по счетам расчётов (60, 76) совместно со счетами затрат, либо отчёт «Обороты между субконто» с отбором по контрагенту и видом субконто «Статьи затрат».
Сохранённые варианты отчётов сильно экономят время. Настройте один раз ОСВ с отбором по счетам затрат и группировкой по статьям, сохраните как «Расходы за месяц» — и дальше достаточно менять только период. Вариант можно сделать доступным всем пользователям.
Проверка корректности данных
Прежде чем использовать цифры, убедитесь, что период закрыт: выполнена регламентная операция «Закрытие месяца» (в Бухгалтерии — раздел «Операции» → «Закрытие месяца»). До закрытия месяца расходы на счетах 20, 25, 26 могут быть не распределены, а себестоимость — не рассчитана, и суммы в отчётах будут промежуточными.
Проверьте контрольные соотношения: остатки на счетах 20, 25, 26, 44 на конец месяца в производственной и торговой компании обычно либо нулевые (кроме незавершённого производства на счёте 20), либо объяснимы. «Висящие» обороты на 91.02 без аналитики часто говорят о документах, введённых вручную без статей.
Сверьте итог ОСВ с отчётом о прибылях и убытках (форма 2) или с «Анализом финансовых результатов». Если суммы расходов в ОСВ и в отчёте о финрезультатах расходятся существенно, ищите причину: непроведённые документы, ручные операции, разные настройки отборов.
Как проверить результат
Все регламентные операции выполнены без ошибок
Операции не выполнены или с предупреждениями — цифры промежуточные
Нулевые или объяснимые остатки на конец месяца
Крупные остатки без причины — расходы не распределены
Все суммы разнесены по статьям и подразделениям
Суммы висят на пустых значениях — аналитика не заполнена
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — смотреть расходы по кассовому принципу в бухгалтерских отчётах. ОСВ показывает начисленные расходы, а не оплаченные. Если нужна именно оплата, используйте «Анализ движения денежных средств» или обороты по счетам 50, 51 с корреспонденцией по счетам расчётов.
Вторая ошибка — забывать про счёт 97 «Расходы будущих периодов» и амортизацию. Часть затрат попадает в расходы периода не напрямую из документов поступления, а через списание с 97 счёта и начисление амортизации. Если смотреть только документы поступления, картина будет неполной.
Третья ошибка — сравнивать периоды с разным составом отборов. Если в одном варианте отчёта стоит отбор по организации, а в другом нет, сравнение бессмысленно. Перед выводами проверьте, что настройки периодов идентичны.
Часто задаваемые вопросы
Почему в ОСВ нет расходов, хотя документы введены?
Проверьте три вещи: проведены ли документы (не помечены на удаление), правильно ли установлен период отчёта, не стоит ли отбор по другой организации. Также убедитесь, что в документах указаны счета затрат — при ручном изменении счетов суммы могли уйти на неожиданные счета.
Как посмотреть расходы по конкретному сотруднику или подразделению?
Откройте «Анализ счёта» по счёту затрат (например, 26 или 44) и в настройках группировки включите «Подразделения». Для расходов на оплату труда по сотрудникам используйте отчёты зарплатного блока: «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний» или «Анализ ФОТ».
Чем отличается «Анализ счёта» от «Обороты счёта»?
«Анализ счёта» показывает аналитику выбранного счёта по периодам (месяцам, дням). «Обороты счёта» показывает ту же аналитику в разрезе корреспондирующих счетов — откуда пришла сумма. Для понимания структуры расходов удобнее «Анализ», для поиска источников — «Обороты».
Можно ли выгрузить расходы за период в Excel?
Да. Любой отчёт (ОСВ, «Анализ счёта», «Доходы и расходы») сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» в формате Excel. Для регулярной выгрузки настройте сохранённый вариант отчёта и выгружайте его каждый период с одинаковой структурой.
Почему расходы в УНФ и в бухгалтерской отчётности не совпадают?
Управленческий и регламентированный учёт используют разные правила: разное признание выручки и себестоимости, разные статьи и методы распределения. Проверьте настройки учётной политики в обоих контурах и убедитесь, что сравниваете одинаковые периоды и организации. Небольшие расхождения методологически допустимы.
Как посмотреть расходы за прошлый год, если период закрыт?
Закрытие периода не мешает просмотру отчётов: ОСВ и «Анализ счёта» строятся за любые даты, пока существуют данные. Ограничение касается только изменения документов. Если отчёт за прошлый период вдруг показывает другие цифры, чем раньше, — кто-то провёл документы задним числом, и стоит проверить журнал изменений.
Что важно запомнить
Расходы за период в 1С смотрят через ОСВ по счетам затрат, «Анализ счёта» и «Обороты счёта»; в УНФ и ERP — через «Доходы и расходы» и «Финансовый результат». Перед использованием цифр убедитесь, что месяц закрыт, аналитика заполнена, а отборы по периоду и организации корректны. Сохранённые варианты отчётов ускоряют регулярный анализ.