Отчеты и Аналитика · 8 мин
Как в 1С посмотреть расходы по статьям затрат
Разбираем, как в 1С посмотреть расходы по статьям затрат: какие отчёты использовать, как настроить отборы, проверить корректность данных и типичные ошибки при анализе.
Анализ расходов по статьям — базовая задача управленческого и бухгалтерского учёта. В программах 1С (Бухгалтерия 8, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) она решается штатными отчётами, но путь к ним и состав аналитики зависят от конфигурации. Ниже разобраны основные способы: от простого отчёта по статьям затрат до гибкой настройки группировок и отборов.
Ключевой момент: расходы «по статьям» видны только тогда, когда при вводе документов корректно заполнена аналитика — статья затрат или статья расходов. Если в документах поле оставлено пустым или использована универсальная статья «Прочее», отчёт покажет суммы, но не даст управленческой картины.
Где хранятся статьи расходов в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 аналитика расходов ведётся через субконто «Статьи затрат» на счетах 20, 23, 25, 26, 44 и через субконто «Прочие доходы и расходы» на счёте 91. Справочник «Статьи затрат» находится в разделе «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат». Каждая статья имеет вид расхода (например, материальные расходы, оплата труда), который влияет на налоговый учёт.
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP используется справочник «Статьи расходов» (раздел «Финансы» или «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов»). Здесь статья определяет правило распределения расхода: на себестоимость товаров, на финансовый результат, на производство. Это влияет на то, в каком отчёте расход появится.
Прежде чем строить отчёт, убедитесь, что справочник статей заполнен осмысленно: статьи должны отражать реальную структуру затрат компании (аренда, ФОТ, транспорт, реклама), а не сводиться к одной строке «Прочие расходы».
Просмотр расходов по статьям в 1С:Бухгалтерии 8
Самый быстрый способ — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите период и счёт, например 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». В настройках отчёта («Показать настройки» → вкладка «Группировка») добавьте группировку по субконто «Статьи затрат».
Альтернатива — «Анализ счета» (раздел «Отчёты» → «Анализ счета»). Он показывает обороты по счёту в разрезе выбранной аналитики и корреспондирующих счетов: видно не только сумму по статье, но и откуда расход пришёл (например, с расчётного счёта, из кассы, от поставщика).
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
- 2Укажите период и счёт затрат (20, 25, 26, 44).
- 3Нажмите «Показать настройки», на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Статьи затрат».
- 4Сформируйте отчёт и проверьте, что итог по дебетовым оборотам совпадает с ОСВ за период.
- 5При необходимости сохраните настройку кнопкой «Сохранить настройки» для повторного использования.
Анализ расходов по нескольким счетам сразу
Если нужна сводная картина по всем затратным счетам, используйте «Оборотно-сальдовую ведомость» (без указания счёта) с отбором по списку счетов 20, 25, 26, 44 и группировкой по статьям. Либо сформируйте «Анализ затрат» — в некоторых релизах он доступен в разделе «Отчёты» и показывает структуру затрат по элементам и статьям.
Просмотр расходов в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP основной инструмент — отчёт «Доходы и расходы» (раздел «Финансы» → «Отчеты по финансам»). В вариантах отчёта выберите «Расходы предприятия» или «Доходы и расходы по статьям». Отчёт показывает суммы в разрезе статей расходов, подразделений и направлений деятельности за выбранный период.
Для детализации до документов используйте отчёт «Анализ расходов» или универсальный «Отчет по проводкам». В ERP также полезен отчёт «Финансовый результат», где расходы группируются по статьям в сравнении с доходами.
Настройка отборов и группировок
В любом отчёте нажмите «Настройки» и добавьте отбор по конкретной статье, подразделению или организации. Группировку можно выстроить иерархией: Организация → Подразделение → Статья расходов → Регистратор. Такой отчёт позволяет провалиться от общей суммы до конкретного документа двойным щелчком по строке.
Как проверить корректность данных в отчёте
Сумма в управленческом отчёте должна согласовываться с бухгалтерскими данными. Сверьте итог отчёта по статьям с дебетовыми оборотами затратных счетов в оборотно-сальдовой ведомости за тот же период. Расхождения обычно означают, что часть документов не проведена, не распределена или введена с пустой аналитикой.
Отдельно проверьте строку «<без статьи>» или пустые значения в отчёте — это признак документов, где поле «Статья затрат» не заполнено. Найдите такие документы через группировку по регистраторам и заполните аналитику, после чего перепроведите документы.
Как проверить результат
Суммы совпадают по дебетовым оборотам за период
Разница — есть непроведённые или нераспределённые документы
Отсутствуют или сумма незначительна и объяснима
Крупные суммы без аналитики — документы требуют доработки
Двойной клик открывает расшифровку и сам документ
Расшифровка пустая — отчёт построен по сводным данным без регистраторов
Частые ошибки при анализе расходов по статьям
Типичная проблема — сравнение отчётов, построенных по разным принципам: бухгалтерский отчёт по счетам учитывает проводки, а управленческий в УТ/ERP — документы по регистрам. Между ними возможны временные разницы, особенно до закрытия месяца.
Вторая ошибка — использование слишком общих статей. Если 80% затрат сидит в статье «Прочее», аналитика бесполезна: пересмотрите структуру справочника и перенастройте правила распределения.
Выгрузка и дополнительный анализ
Любой отчёт можно сохранить в Excel через кнопку «Сохранить» или меню «Файл» → «Сохранить как» для дальнейшей сводной обработки. Для регулярного контроля сохраните настройки отчёта под понятным именем — тогда руководитель сможет формировать его самостоятельно одним нажатием.
Если штатных отчётов не хватает (нужна нестандартная группировка или сравнение периодов), используйте «Универсальный отчёт» по регистрам или закажите настройку произвольного отчёта на СКД у специалиста по внедрению.
Что важно запомнить
Расходы по статьям в 1С смотрят через ОСВ по счёту и «Анализ счета» в Бухгалтерии или отчёт «Доходы и расходы» в УТ/ERP. Качество аналитики определяется заполнением статей в документах, а достоверность — сверкой с оборотно-сальдовой ведомостью после закрытия месяца.
Частые вопросы
Почему в отчёте по статьям не видно части расходов?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, расходы не распределены регламентной операцией закрытия месяца или в документе не заполнена статья. Проверьте журнал документов за период и результат закрытия месяца.
Как посмотреть расходы по статьям в разрезе подразделений?
В настройках отчёта добавьте группировку «Подразделение» выше группировки «Статьи затрат». В УТ/ERP выберите вариант отчёта «Доходы и расходы по подразделениям» — он строится сразу в нужной иерархии.
Можно ли сравнить расходы по статьям между двумя периодами?
Да. Сформируйте отчёт за один период и сохраните в Excel, затем за второй. В УТ/ERP часть отчётов поддерживает сравнение периодов в настройках. Либо используйте универсальный отчёт с группировкой по периодам.
Что делать, если справочник статей затрат пустой?
Создайте статьи вручную в разделе «Справочники» → «Статьи затрат», указав для каждой вид расхода для налогового учёта. Затем заполните статьи в документах текущего периода — исторические документы перепроводить без необходимости не стоит.
Почему суммы в УТ 11 и в бухгалтерской программе не совпадают?
Управленческий учёт в УТ ведётся по регистрам документов, бухгалтерский — по проводкам, при этом правила отражения могут различаться. Расхождения устраняются после закрытия месяца и выверки обмена данными между конфигурациями.