Как в 1С посмотреть просроченную кредиторскую задолженность

Просроченная кредиторская задолженность — это суммы, которые организация должна поставщикам и подрядчикам и не оплатила в установленный договором срок. В 1С такую задолженность можно увидеть несколькими способами: через специализированный отчёт по просроченной задолженности, через оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов и через акт сверки с контрагентом. Выбор инструмента зависит от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) и от того, насколько детально нужно разложить долг по срокам.

Ключевая сложность в том, что «просроченность» программа определяет не сама по себе, а исходя из сроков оплаты, указанных в договорах с контрагентами или в документах поступления. Если сроки в базе не заполнены, отчёт по просроченной задолженности покажет либо пустоту, либо отнесёт весь долг к одной категории. Поэтому работа начинается с проверки настроек, а уже потом — с формирования отчётов.

Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях, настройка сроков оплаты, способы разложить долг по интервалам просрочки и типичные ошибки, из-за которых картина по задолженности получается искажённой.

Как 1С определяет, что задолженность просрочена

Программа сравнивает текущую дату (или дату формирования отчёта) со сроком оплаты по конкретному обязательству. Срок оплаты берётся из договора с контрагентом, из условий соглашения с поставщиком или из поля «Срок оплаты» в самом документе поступления — в зависимости от конфигурации и настроек. Если срок прошёл, а долг не закрыт оплатой, сумма попадает в просроченную часть.

Если срок оплаты нигде не указан, поведение различается: часть отчётов относит такую задолженность к «не просроченной» или к отдельной группе «срок не задан», а часть — считает просроченной сразу. Поэтому первый шаг при анализе — убедиться, что в карточках договоров и документах сроки заполнены. Иначе цифры будут формально верными, но практически бесполезными.

В конфигурациях с управленческим учётом (УТ 11, КА 2, ERP) логика тоньше: там задолженность может учитываться по заказам, накладным и расчётным документам отдельно, а срок оплаты задаваться в соглашении с поставщиком с вариантами «от даты заказа», «от даты поступления» и т.п. Неправильно выбранная точка отсчёта сдвигает всю картину просрочки.

Просмотр задолженности в 1С:Бухгалтерии 8

В Бухгалтерии предприятия 3.0 основной инструмент — отчёт по счетам расчётов. Откройте раздел «Отчёты» и сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». В настройках отчёта включите группировку по контрагентам и договорам, а при необходимости — по документам расчётов. Кредитовое сальдо на конец периода — это ваша задолженность перед поставщиками.

Для выделения именно просроченной части удобнее отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или отчёты по срокам задолженности, если они есть в вашей версии. В них можно задать интервалы просрочки (например, до 30 дней, 30–60, 60–90, свыше 90) и увидеть структуру долга по «возрасту». Интервалы настраиваются в параметрах отчёта перед формированием.

Дополнительно полезен отчёт «Обороты между субконто» по виду субконто «Договоры»: он показывает движения по каждому договору и помогает найти, где долг «завис» из-за незакрытых авансов или неразнесённых оплат. Помните, что ОСВ по счёту 60 показывает и дебиторку по авансам (субсчёт 60.02) — смотрите развёрнутое сальдо, а не свёрнутое, иначе авансы «съедят» часть кредиторки.

Просроченная задолженность в УТ 11, КА 2 и ERP

В торгово-управленческих конфигурациях есть штатный отчёт, который прямо отвечает на поставленный вопрос. Откройте раздел «Закупки» (или «Финансы») → «Отчёты» → «Задолженность поставщикам по срокам долга». Отчёт раскладывает задолженность на текущую и просроченную, а просроченную — по интервалам, которые вы задаёте сами: например, 1–7 дней, 8–30, 31–90, свыше 90.

В настройках отчёта проверьте дату анализа — по умолчанию это текущая дата, но можно поставить любую прошлую, чтобы увидеть картину на конец месяца или квартала. Также доступны отборы по организации, поставщику, соглашению и менеджеру, что позволяет разложить просрочку по ответственным лицам.

Аналогичный по смыслу отчёт есть и для дебиторки — «Задолженность клиентов по срокам долга». Полезно смотреть оба попарно: это даёт представление о кассовом разрыве. Если просроченная кредиторка растёт быстрее поступлений от покупателей, это прямой сигнал о риске неплатёжеспособности.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Отчёты по закупкам» → «Задолженность поставщикам по срокам долга».
2. 2
   Установите дату анализа и при необходимости отбор по организации или поставщику.
3. 3
   Настройте интервалы просрочки в параметрах отчёта.
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте колонки «Просрочено» по каждому контрагенту.
5. 5
   Двойным щелчком или расшифровкой перейдите к расчётным документам, образовавшим долг.

Настройка сроков оплаты, чтобы просрочка считалась правильно

В УТ 11, КА 2 и ERP срок оплаты задаётся в соглашении с поставщиком: указывается количество дней и точка отсчёта — дата заказа, дата поступления или дата счёта. Если соглашение не используется, срок можно указать в самом документе поступления на вкладке оплаты. Проверьте несколько типовых договоров: если поле срока пустое, задолженность по ним не попадёт в просроченную корректно.

В Бухгалтерии 3.0 срок оплаты можно указать в карточке договора с контрагентом. Откройте справочник «Договоры», выберите договор с видом «С поставщиком» и проверьте поле «Срок оплаты». Массово заполнить сроки можно обработкой группового изменения реквизитов, но перед этим сделайте резервную копию базы — массовые изменения откатить сложно.

Отдельная ситуация — разные сроки по разным поставкам в рамках одного договора. В этом случае ориентируйтесь на срок в документе поступления, а не в договоре: документ имеет приоритет в ряде отчётов. Уточните в своей конфигурации, какой источник срока считается основным, и приведите данные к единому принципу.

Проверка результата и сверка с контрагентами

После формирования отчёта сверьте итоговую просроченную сумму с кредитовым сальдо по счёту 60 в разрезе поставщиков. Расхождения обычно означают одно из трёх: незаполненные сроки оплаты, незакрытые авансы, которые не зачтены на конкретные поступления, или долги по документам, не попавшим в отбор отчёта.

Для подтверждения задолженности перед конкретным поставщиком сформируйте акт сверки расчётов: в Бухгалтерии это делается из карточки контрагента или через раздел «Покупки» → «Акты сверки расчётов». Акт покажет все документы, образующие долг, и позволит согласовать сумму с контрагентом до того, как просрочка перерастёт в претензию.

Обратите внимание на задолженность в валюте: курсовые разницы могут изменять сумму долга в рублёвой оценке, и «просрочка» по таким обязательствам требует отдельной проверки переоценки. Если в отчёте видны странные суммы по валютным договорам, сначала убедитесь, что регламентные операции переоценки выполнены за нужный период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог просроченной задолженности против сальдо счёта 60

Норма

Суммы сопоставимы, разница объясняется непросроченной частью долга

Тревожный признак

Отчёт по срокам сильно меньше сальдо — вероятно, не заполнены сроки оплаты

Развёрнутое сальдо по контрагенту

Норма

Авансы (60.02) и долг (60.01) показаны отдельно

Тревожный признак

Свёрнутое сальдо скрывает одновременный аванс и долг по одному поставщику

Расшифровка до документов

Норма

Из отчёта открываются конкретные поступления и оплаты

Тревожный признак

Сумма есть, а документов в расшифровке нет — сбит учёт по расчётным документам

Типичные ошибки при анализе просроченной кредиторки

Самая частая ошибка — вывод о просрочке по свёрнутому сальдо счёта 60. Если организация заплатила аванс одному поставщику и должна другому, свёрнутое сальдо покажет заниженную цифру, а реальная просроченная задолженность окажется больше. Всегда анализируйте развёрнутое сальдо и отчёты по срокам долга, а не итог по счёту.

Вторая ошибка — игнорирование незачтённых авансов. Если оплата проведена, но не зачтена на конкретное поступление, программа может одновременно показывать аванс и просроченный долг перед одним и тем же поставщиком. Решение — зачёт авансов в документах оплаты или специальной обработкой, после чего картина выравнивается.

Третья группа ошибок связана с настройками: неверная точка отсчёта срока оплаты в соглашении, пустые сроки в новых договорах, отборы в отчёте, которые «отрезают» часть организаций или контрагентов. Перед тем как делать управленческие выводы, сформируйте отчёт без отборов и сравните с данными бухгалтерского учёта.

Что делать с найденной просрочкой дальше

Сам по себе отчёт — только диагностика. Практический следующий шаг — выгрузить список просроченных обязательств с расшифровкой до документов и передать его ответственным: закупщикам, финансисту или руководителю. В УТ 11 и ERP для этого удобно использовать отчёт совместно с механизмом заявок на оплату, чтобы планировать погашение по приоритетам.

Если просрочка носит системный характер, полезно настроить регулярное формирование отчёта: сохраните вариант отчёта с нужными интервалами и отборами и, при наличии прав, поставьте его на рассылку по расписанию. Это избавляет от ручной рутины и не даёт ситуации выйти из-под контроля.

Для целей бухгалтерской отчётности помните: просроченная кредиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности подлежит списанию по установленной процедуре с инвентаризацией расчётов. Это отдельная операция с документальным оформлением, и её стоит выполнять совместно с бухгалтером, а не «очищать» долг ручными корректировками.

Частые вопросы

Почему отчёт по срокам долга показывает меньше, чем сальдо по счёту 60?

Чаще всего причина в незаполненных сроках оплаты: задолженность без срока не попадает в просроченные интервалы. Также проверьте отборы отчёта (организация, поставщик, дата анализа) и наличие незачтённых авансов, которые в ОСВ уменьшают сальдо, а в отчёте по срокам учитываются иначе.

Можно ли посмотреть просрочку на прошлую дату?

Да. В отчётах по срокам долга в УТ 11, КА 2 и ERP есть параметр даты анализа — установите нужную дату, и программа пересчитает просрочку на неё. В Бухгалтерии сформируйте ОСВ по счёту 60 на конец нужного периода, но учтите, что «возраст» долга там придётся оценивать по датам документов вручную или через специализированные отчёты.

Как разложить просрочку по интервалам 30/60/90 дней?

В отчёте «Задолженность поставщикам по срокам долга» интервалы задаются в настройках: укажите границы, например 30, 60 и 90 дней, и отчёт сгруппирует суммы по этим коридорам. Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать интервалы каждый раз заново.

Аванс поставщику и долг перед ним же показываются одновременно — это ошибка?

Это признак незачтённого аванса: оплата не связана с конкретным документом поступления. Проведите зачёт аванса в документе оплаты или через механизм зачёта задолженности вашей конфигурации. После этого аванс закроет долг, и двойная картина исчезнет.

Чем отличается просроченная кредиторка в управленческом и бухгалтерском учёте?

В управленческих конфигурациях (УТ, КА, ERP) задолженность считается по расчётным документам и соглашениям, сроки задаются гибко, а отчёты показывают «возраст» долга. В бухгалтерском учёте опора идёт на счета 60 и 76, и просрочка определяется по срокам из договоров. Суммы могут отличаться из-за разных принципов зачёта авансов и момента признания обязательства.

Нужно ли списывать старую просроченную задолженность?

Да, если истёк срок исковой давности и обязательство фактически не будет погашено. Списание выполняется по результатам инвентаризации расчётов с оформлением приказа и отражается в учёте отдельной операцией. Проводить такую операцию следует совместно с бухгалтером, поскольку она влияет на налоговую базу.