Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С посмотреть продажи по сотрудникам
Как посмотреть продажи по сотрудникам в 1С: Управление торговлей, Рознице и Комплексной автоматизации. Готовые отчёты, настройка отборов, проверка данных и типичные ошибки.
Продажи по сотрудникам в 1С смотрят через штатные отчёты, где измерением выступает менеджер, продавец или ответственный. В зависимости от конфигурации это может быть отчёт «Валовая прибыль», «Продажи», «Анализ продаж» или кассовые отчёты в Рознице. Главное условие корректного результата — чтобы в документах продажи было заполнено поле с сотрудником (менеджером), иначе часть оборотов «повиснет» на пустом значении.
Путь к отчёту отличается в разных программах: в «Управлении торговлей 11» основные отчёты собраны в разделе «Продажи», в «Рознице» — в разделе «Продажи» и «Отчёты», в «Комплексной автоматизации» и ERP — в блоке «CRM и маркетинг» или «Продажи». Ниже разобраны конкретные сценарии для типовых конфигураций, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых цифры расходятся с реальностью.
Откуда 1С берёт данные о продажах сотрудника
Отчёты по продажам строятся по документам: «Реализация товаров и услуг», «Отчёт о розничных продажах», «Акт выполненных работ», чеки ККМ. В каждом таком документе есть реквизит, который связывает продажу с человеком. В оптовых документах это обычно поле «Менеджер», в розничных — «Продавец» или ответственный кассир.
Если поле в документах не заполняется, отчёт технически работает, но данные будут неполными: часть суммы уйдёт в строку с пустым значением менеджера. Поэтому перед анализом продаж по сотрудникам стоит убедиться, что в настройках учёта заполнение менеджера включено, а пользователи реально его указывают.
Ещё один нюанс — возвраты. Отчёты по валовой прибыли и продажам обычно учитывают документы возврата со знаком минус, уменьшая показатели менеджера. Если сотруднику начисляют премию с оборота, заранее договоритесь, как трактуются возвраты, и проверьте, как их показывает конкретный отчёт.
Отчёт «Валовая прибыль» в Управлении торговлей 11
Основной рабочий инструмент в УТ 11 — отчёт «Валовая прибыль предприятия». Он показывает выручку, себестоимость и прибыль в разрезе менеджеров, организаций, подразделений и номенклатуры. Найти его можно через раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия».
Порядок работы простой: откройте отчёт, укажите период, нажмите «Сформировать». По умолчанию данные группируются по организациям или номенклатуре — чтобы увидеть сотрудников, откройте «Настройки» (кнопка в шапке отчёта), перейдите на расширенный вид настроек и на вкладке «Структура» добавьте группировку «Менеджер». Можно оставить только её, убрав лишние уровни.
Если нужны продажи конкретного сотрудника, проще не менять структуру, а поставить отбор: на вкладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер Равно» и выберите фамилию. Для сравнения нескольких продавцов используйте вид сравнения «В списке» и перечислите нужных людей.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия».
- 2Установите период анализа в шапке отчёта.
- 3Нажмите «Настройки», включите расширенный режим и на вкладке «Структура» добавьте группировку «Менеджер».
- 4При необходимости на вкладке «Отбор» ограничьте список конкретными сотрудниками.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте, нет ли строки с пустым менеджером.
Продажи по продавцам в 1С:Розница
В конфигурации «Розница» есть специализированный отчёт «Продажи по продавцам» (иногда называется «Продажи по кассирам» в зависимости от редакции). Он находится в разделе «Продажи» или «Отчёты» и показывает выручку, количество чеков и позиций по каждому продавцу за выбранный период.
Данные в этот отчёт попадают из чеков ККМ и отчётов о розничных продажах, где указан продавец. Если на кассе чеки пробиваются под одним общим пользователем без выбора продавца, отчёт покажет всю выручку на одного человека. В этом случае нужно настроить в РМК обязательный выбор продавца при открытии смены или в каждом чеке.
Для магазинов с несколькими кассами полезно дополнительно смотреть отчёт в разрезе касс ККМ или магазинов — так видно, где именно работал продавец, если он перемещается между точками.
Варианты отчётов в разных конфигурациях
Не во всех программах отчёт называется одинаково, и набор показателей отличается. Таблица ниже помогает выбрать подходящий вариант под вашу конфигурацию.
| Конфигурация | Отчёт | Где искать | Особенности |
|---|---|---|---|
| Управление торговлей 11 | Валовая прибыль предприятия | Продажи → Отчёты по продажам | Гибкая структура, группировка по менеджеру |
| Управление торговлей 11 | Выручка и себестоимость продаж | Продажи → Отчёты по продажам | Удобен для анализа в динамике по периодам |
| Розница | Продажи по продавцам | Продажи / Отчёты | Работает по данным чеков ККМ |
| Комплексная автоматизация / ERP | Валовая прибыль, Анализ продаж | CRM и маркетинг / Продажи → Отчёты | Доступны сегменты и варианты отчётов |
| Бухгалтерия предприятия | Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90 | Отчёты | Разрез по сотрудникам ограничен, зависит от аналитики счетов |
В «Бухгалтерии предприятия» полноценного анализа продаж по менеджерам нет — конфигурация рассчитана на учёт, а не на управление продажами. Если компания ведёт торговлю в БП и нужен разрез по сотрудникам, варианты такие: использовать субконто на счетах выручки (что потребует изменения учётных настроек) или выгружать документы продаж и анализировать поле «Ответственный» через универсальный отчёт.
Сравнение вариантов
Подходит для опта и смешанных продаж; показывает выручку и прибыль по менеджерам. Ограничение: требует корректного расчёта себестоимости.
Идеален для розничных точек с кассами. Ограничение: работает только если продавец указывается в чеках.
Спасает, когда типового отчёта нет: можно построить по любому реквизиту документа. Ограничение: нет готовых показателей прибыли.
Для нестандартных требований, например план/факт по каждому менеджеру. Ограничение: нужна доработка и её поддержка.
Настройка отборов, периодов и сохранение варианта
Большинство отчётов в управляемых формах построены на системе компоновки данных, поэтому приёмы настройки одинаковые. Период задаётся в шапке отчёта или в настройках на вкладке «Параметры». Учтите: если оставить поле периода пустым, отчёт может строиться по всей базе, что замедлит формирование на больших объёмах данных.
Полезные приёмы: группировка «Менеджер» с вложенной группировкой «Номенклатура» покажет, что именно продаёт каждый сотрудник; группировка по периодам (месяц, неделя) — динамику. Отборы можно комбинировать: например, один менеджер плюс конкретный склад или группа товаров.
Когда настройка готова, сохраните её как вариант отчёта: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» или соответствующий пункт в панели настроек. В следующий раз откроете готовый вариант одним кликом, не настраивая структуру заново. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть права на публикацию.
Проверка результата и типичные ошибки
Главный контрольный признак корректного отчёта — отсутствие строки с пустым менеджером (или её величина близка к нулю). Если такая строка есть и сумма в ней значительная, значит, часть документов оформлена без указания сотрудника, и картина по людям искажена.
Второй способ проверки — сверка итога. Сумма выручки по всем менеджерам должна совпадать с общей выручкой за период из отчёта без группировки по сотрудникам, а в рознице — с данными Z-отчётов за тот же период (с учётом возвратов и нефискальных документов).
Как проверить результат
Отсутствует или сумма незначительна
Крупная сумма — документы оформляются без менеджера
Суммы совпадают
Расхождение — проверьте отборы и период
Выручка близка с учётом возвратов
Большая разница — чеки без продавца или непроведённые документы
Заполнена по всем строкам
Нули или пропуски — не выполнен расчёт себестоимости за месяц
Отдельный риск — формировать отчёт по валовой прибыли до выполнения регламентных операций закрытия месяца. Себестоимость в УТ и ERP рассчитывается при проведении расчёта, и до этого момента колонка прибыли может быть пустой или неточной. Для оперативного контроля выручки это не мешает, но для оценки эффективности сотрудников дождитесь расчёта.
Когда типовых отчётов не хватает
Стандартные отчёты закрывают большинство задач, но есть сценарии, где нужна доработка: сравнение факта с планом продаж по каждому менеджеру, учёт личных продаж при командной работе над заказом, комиссионное вознаграждение по сложным шкалам, объединение данных опта и розницы в одном рейтинге.
Прежде чем заказывать доработку, попробуйте универсальный отчёт (в разделе «Администрирование» или «Отчёты» в зависимости от конфигурации): он позволяет построить таблицу по документам продаж с произвольными полями без программирования. Также проверьте механизм «Варианты отчётов» — иногда нужный разрез уже есть в поставке, просто скрыт.
Если потребность всё же выходит за рамки типового функционала, привлекайте специалиста по 1С для создания внешнего отчёта на СКД. Внешний отчёт не меняет конфигурацию и не усложняет обновления — это безопаснее встроенных доработок.
Что важно запомнить
Продажи по сотрудникам смотрят через группировку или отбор по полю «Менеджер» в отчётах «Валовая прибыль» / «Продажи», а в Рознице — через «Продажи по продавцам». Корректность зависит от заполнения сотрудника в документах и учёта возвратов. Готовую настройку сохраняйте как вариант, а итоги сверяйте с общими оборотами и Z-отчётами.
Частые вопросы
Почему в отчёте есть строка с пустым менеджером?
Значит, часть документов продажи оформлена без заполнения поля «Менеджер». Найдите такие документы через универсальный отчёт или журнал реализаций с отбором по пустому менеджеру, заполните поле и перепроведите документы, если период открыт. На будущее включите контроль заполнения или настройте подстановку менеджера по умолчанию.
Можно ли посмотреть продажи сотрудника за конкретный день или смену?
Да. Установите в отчёте период «день» или произвольный интервал с указанием времени. В Рознице для смены удобнее использовать отбор по кассовой смене или смотреть отчёт по продавцам внутри конкретной смены — данные берутся из чеков этой смены.
Чем отличаются цифры в «Валовой прибыли» и в отчёте «Продажи»?
Отчёты могут опираться на разные регистры и по-разному обрабатывать возвраты, себестоимость и непроведённые документы. Небольшие расхождения до закрытия месяца — норма. Для расчёта премий заранее зафиксируйте, какой отчёт считается эталонным, и используйте только его.
Как выгрузить продажи по сотрудникам в Excel?
Сформируйте отчёт, затем используйте кнопку сохранения табличного документа (дискета в панели или «Файл → Сохранить как») и выберите формат Excel или MXL. В большинстве конфигураций табличный документ сохраняется без потери структуры группировок, и дальше данные можно фильтровать уже в Excel.
Почему продажи кассира не видны в отчёте по продавцам?
Наиболее частая причина — чеки пробиваются без указания продавца или под общим пользователем. Проверьте настройки РМК: включите обязательный выбор продавца при регистрации продажи. Также убедитесь, что чеки загружены в базу и отчёты о розничных продажах проведены.
Можно ли дать менеджеру доступ только к его собственным продажам?
Да, через настройку прав доступа. В типовых конфигурациях используются профили групп доступа и ограничения на уровне записей (RLS), где менеджеру разрешают видеть только документы и отчёты по себе. Настройку выполняет администратор, и после неё стоит проверить под тестовой учётной записью, что лишние данные действительно скрыты.