Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С посмотреть продажи по кассе
Как в 1С посмотреть продажи по кассе: отчёт по розничным продажам, кассовые смены, анализ по кассирам и ККТ. Пошаговые инструкции для УТ, Розницы и КА.
Данные о продажах по кассе в 1С хранятся в документах розничных продаж, отчётах о розничных продажах и кассовых чеках, а обобщить их помогают специализированные отчёты. В зависимости от конфигурации — «Управление торговлей», «Розница», «Комплексная автоматизация» — названия разделов отличаются, но логика одна: сначала фиксируются чеки и кассовые смены, затем на их основе строится аналитика.
Смотреть продажи по кассе можно в нескольких разрезах: по конкретной кассе ККТ, по кассиру, по кассовой смене, по типу оплаты (наличные, карта, смешанная). Выбор инструмента зависит от задачи: быстрая сверка выручки за день делается через «Отчёт о розничных продажах», а детальный анализ ассортимента и среднего чека — через отчёт «Продажи» или «Анализ продаж».
Ниже разобраны основные способы для типовых конфигураций на управляемых формах, особенности сверки с Z-отчётом, типичные ошибки и ограничения, о которых стоит знать перед началом работы.
Где в 1С хранятся данные о продажах по кассе
В типовых конфигурациях розничная выручка проходит через несколько взаимосвязанных объектов. Чек ККТ фиксирует каждую отдельную продажу, кассовая смена объединяет чеки за период работы смены, а документ «Отчёт о розничных продажах» списывает товар со склада и отражает выручку в учёте. Именно эти документы служат источником для всех отчётов.
В конфигурации «Розница» основной журнал находится в разделе «Продажи» → «Чеки ККМ» (или «Кассовые смены»). В «Управлении торговлей» путь выглядит как «Продажи» → «Розничные продажи» → «Отчёты о розничных продажах». Если чековые документы формируются автоматически при закрытии смены, искать отдельные чеки в журнале не нужно — достаточно отчётов о розничных продажах.
Важно понимать разницу между фискальными и учётными данными. Фискальные данные — это то, что пробито на кассе и передано в ОФД. Учётные данные — то, что отражено в 1С. В идеале они совпадают, но при ручном вводе, возвратах без чека или сбоях обмена возможны расхождения, поэтому сверку делают по обоим источникам.
Как посмотреть продажи через отчёт «Продажи» или «Анализ продаж»
Универсальный способ — отчёт по продажам с отбором по кассе. В «Управлении торговлей» откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Продажи» (в некоторых версиях — «Анализ продаж»). В «Рознице» аналогичный отчёт находится в разделе «Продажи» или «Анализ».
Порядок действий типовой: установите период, откройте настройки отчёта, добавьте отбор по полю «Касса ККТ» (или «Касса», «Рабочее место»), выберите нужную кассу и сформируйте отчёт. В результате вы получите список проданных товаров, суммы, количество и себестоимость именно по выбранной кассе.
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите отчёт «Продажи» или «Анализ продаж»
- 2Установите нужный период в шапке отчёта
- 3Откройте «Настройки» и добавьте отбор по полю «Касса ККТ»
- 4Выберите конкретную кассу из списка и закройте настройки
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму выручки
Если нужно сравнить несколько касс, вместо отбора добавьте группировку по кассе в структуру отчёта: тогда данные будут развёрнуты блоками по каждой кассе с промежуточными итогами. Это удобно для ежедневного контроля нескольких рабочих мест.
Для детализации до конкретных чеков дважды щёлкните по строке отчёта — откроется расшифровка, из которой можно перейти к документу-чеку. Если расшифровка пустая, проверьте, что в настройках включён вывод детальных записей.
Как посмотреть выручку по кассовой смене и отчёту о розничных продажах
Для оперативной сверки за день удобнее смотреть не аналитический отчёт, а сами учётные документы. Откройте журнал «Отчёты о розничных продажах» (в «Рознице» — «Продажи» → «Отчёты о розничных продажах»). Каждый документ соответствует одной закрытой кассовой смене и содержит итоговую сумму по наличным и безналичным платежам.
Чтобы найти нужный документ, отсортируйте журнал по дате или воспользуйтесь отбором по кассе ККТ и кассиру. Внутри документа на вкладке «Товары» виден весь проданный ассортимент смены, а на вкладке «Оплата» — разбивка по видам оплат: наличные, платёжные карты, сертификаты.
Журнал кассовых смен показывает технический статус работы кассы: время открытия и закрытия смены, номер Z-отчёта, сумму по фискальному регистратору. Если смена не закрыта, отчёт о розничных продажах по ней ещё не сформирован, и продажи в учёте будут неполными.
Анализ продаж по кассирам и видам оплаты
Когда нужно оценить работу конкретного сотрудника, используйте тот же отчёт «Продажи», но с группировкой или отбором по полю «Кассир» (ответственный). Это позволяет увидеть выручку, количество чеков и средний чек по каждому продавцу за выбранный период.
Разбивка по видам оплаты важна для сверки с эквайрингом. Сумма безналичных платежей в 1С должна сходиться с реестром операций банка-эквайера за тот же период. Расхождения обычно означают непроведённые операции, возвраты или разницу в датах зачисления.
Для контроля возвратов добавьте в отчёт показатель по документам возврата или сформируйте отдельный отчёт по возвратам с отбором по кассе. Большая доля возвратов у одного кассира — сигнал для проверки корректности оформления операций.
Проверить обмен с кассой и закрытие смен
Сверить приходные кассовые ордера и инкассацию
Сравнить с реестром банка-эквайера
Расширить период и проверить права пользователя
Сверка с Z-отчётом и данными ОФД
Z-отчёт — фискальный итог смены, который печатает касса при закрытии. Сверка выполняется просто: сумма выручки в документе «Отчёт о розничных продажах» за смену должна совпадать с итогом Z-отчёта по наличным и безналичным отдельно. Номер фискального документа и смены обычно указывается в учётном документе автоматически при работе через подключённое оборудование.
Личный кабинет оператора фискальных данных даёт независимый источник: там видны все чеки, переданные кассой в налоговую. Если чек есть в ОФД, но отсутствует в 1С, значит, нарушена загрузка данных с кассы — чаще всего из-за сбоя обмена, отключённого оборудования или работы кассы в автономном режиме.
Регулярная сверка трёх источников — 1С, Z-отчёт, ОФД — защищает от накопления ошибок. Расхождения проще искать за один день, чем восстанавливать данные за месяц при закрытии периода.
Как проверить результат
Совпадает с суммой отчёта о розничных продажах за тот же период
Разница между аналитикой и учётными документами
Все смены за период закрыты
Есть открытые или «зависшие» смены
Количество и суммы чеков совпадают
Чеки есть в ОФД, но отсутствуют в базе
Совпадают с реестром эквайринга
Суммы расходятся без объяснимых причин
Ограничения, права доступа и частые ошибки
Доступ к отчётам по продажам зависит от роли пользователя. Кассир в типовых настройках видит только свои чеки и текущую смену, тогда как полные аналитические отчёты доступны ролям «Менеджер по продажам», «Бухгалтер» или администратору. Если отчёт не открывается или показывает пустой результат, сначала проверьте права.
Ещё одно ограничение — дата запрета изменения данных. Если период закрыт, отчёт сформировать можно, но исправить ошибочные документы без прав администратора не получится. Не пытайтесь «задним числом» перепроводить чеки без понимания последствий: это меняет остатки склада и регистры НДС.
FAQ: частые вопросы о просмотре продаж по кассе
Почему в отчёте «Продажи» не видно нужной кассы в отборе?
Чаще всего касса просто не имела продаж за выбранный период, поэтому система не предлагает её в подборе. Расширьте период или выберите кассу напрямую из справочника касс ККТ. Также проверьте, что у пользователя есть права на просмотр данных по этой кассе.
Чем отличается касса ККТ от кассы предприятия в 1С?
Касса ККТ — это фискальный регистратор, через который пробиваются чеки и ведётся розничная торговля. Касса предприятия — учётная касса для прихода и расхода наличных, кассовой книги и инкассации. Выручка с кассы ККТ затем оформляется приходным ордером в кассу предприятия.
Можно ли посмотреть продажи по кассе за прошлый месяц, если период закрыт?
Да, отчёты формируются за любой период независимо от даты запрета редактирования. Ограничение касается только изменения документов. Для просмотра достаточно установить нужный период в шапке отчёта и сформировать его заново.
Как выгрузить продажи по кассе в Excel?
Сформируйте отчёт с нужным отбором, затем используйте команду «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel (xlsx). Структура группировок и итоги сохранятся в файле.
Почему сумма в 1С не совпадает с данными в личном кабинете ОФД?
Основные причины: незакрытая кассовая смена, сбой загрузки чеков с кассы, ручные чеки, созданные в обход обмена, или возвраты, оформленные только на одной стороне. Сверьте данные по дням, начиная с последнего совпадающего дня, и проверьте настройки обмена с оборудованием.
Как посмотреть продажи сразу по всем кассам одним списком?
В отчёте «Продажи» уберите отбор по конкретной кассе и добавьте группировку строк по полю «Касса ККТ» в настройках структуры отчёта. Получите сводку с итогами по каждой кассе и общим итогом за период.
Что важно запомнить
Продажи по кассе смотрят через отчёт «Продажи» с отбором по кассе ККТ или через журнал отчётов о розничных продажах. Перед сверкой убедитесь, что все кассовые смены закрыты, а итоги сверяйте с Z-отчётом и данными ОФД. Исправления в закрытом периоде делайте только после резервной копии и согласования с бухгалтером.