Как в 1С посмотреть остатки товаров по поставщикам

Задача увидеть остатки товаров в разрезе поставщиков возникает у закупщиков, менеджеров по закупкам и бухгалтеров, когда нужно понять, чей товар лежит на складе, сколько его в деньгах и что пора заказывать повторно. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) для этого есть стандартные отчёты, но важно понимать один нюанс: складской учёт в 1С ведётся по номенклатуре и складам, а не по поставщикам напрямую.

Поэтому «остатки по поставщикам» получают двумя способами: через отчёты, где поставщик выводится как аналитика партии или свойство номенклатуры, и через группировку стандартного отчёта по остаткам с добавлением поля «Поставщик». Какой путь выбрать — зависит от того, ведётся ли у вас партионный учёт и заполнен ли реквизит поставщика в карточках товаров.

Ниже разобраны конкретные отчёты, настройки отборов и группировок, способы проверить корректность цифр и типичные ошибки, из-за которых отчёт показывает пустоту или неверные данные.

Как 1С связывает остатки с поставщиками

Складские регистры в 1С хранят остатки в разрезе номенклатуры, характеристики, склада и — при включённом партионном учёте — партии поступления. Поставщик напрямую в регистре остатков обычно не хранится: он «подтягивается» либо из документа поступления (партии), либо из реквизита «Поставщик» в карточке номенклатуры.

Из этого следует практический вывод: если товар поступал от нескольких поставщиков и партии не различаются, программа не сможет достоверно показать, чья именно единица лежит на полке. Отчёт покажет либо «основного» поставщика из карточки, либо пустое значение. Для точного учёта по поставщикам нужен партионный учёт или учёт по сериям.

Отчёт «Остатки товаров на складах» с группировкой по поставщику

Самый доступный способ — стандартный отчёт по складским остаткам. В УТ 11 и КА он находится в разделе «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах». В ERP путь аналогичный: «Склад и доставка» → блок отчётов.

По умолчанию отчёт группируется по складам и номенклатуре. Чтобы увидеть поставщиков, откройте настройки отчёта кнопкой «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»), перейдите на закладку «Структура» или «Группировка» и добавьте поле «Поставщик» перед или после группировки «Номенклатура». Поле доступно, если в конфигурации реквизит поставщика присутствует в карточке товара или в аналитике партий.

После применения настроек отчёт перестроится: вы увидите дерево «Поставщик → Номенклатура → Количество и сумма». Сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Остатки по поставщикам», чтобы не настраивать заново.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки товаров на складах».
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку группировок (структуры отчёта).
3. 3
   Добавьте группировку по полю «Поставщик» из списка доступных полей.
4. 4
   При необходимости установите отбор по конкретному поставщику или складу на закладке «Отбор».
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что строки сгруппировались по контрагентам.
6. 6
   Сохраните вариант отчёта через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта».

Отчёты по партиям и товарам организаций

Если ведётся партионный учёт, точнее работают отчёты, где поставщик — это аналитика самой партии. В УТ 11 это «Остатки товаров организаций» (раздел «Продажи» или «Закупки» → отчёты) и «Ведомость по товарам на складах». В них каждая партия помнит документ поступления, а значит, и контрагента-поставщика.

Откройте отчёт, в настройках добавьте в структуру поля «Партия» и «Поставщик» (или «Поставщик партии» — название зависит от конфигурации). Отчёт покажет, сколько единиц из каждой конкретной поставки осталось нереализованными. Это особенно полезно при возвратах поставщику: вы видите, из какой партии брать товар.

Учтите ограничение: при списании по FIFO партия в остатках может отличаться от физически лежащего на полке товара. Для задач закупки это обычно некритично, но для возвратов конкретных коробов сверяйтесь с сериями и сроками годности.

Отбор по конкретному поставщику и анализ закупок

Часто нужен не полный список, а остатки по одному контрагенту. Тогда вместо группировки используйте отбор: в настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Поставщик = [нужный контрагент]». Отчёт покажет только товары этого поставщика с количеством, себестоимостью и складами хранения.

Дополнительно полезен отчёт «Анализ доступности товаров» или «Остатки и доступность товаров» — он показывает свободный остаток с учётом резервов. Один и тот же товар может числиться на складе, но быть зарезервирован под заказы клиентов: для решения о повторной закупке у поставщика ориентируйтесь именно на доступный остаток, а не на физический.

Какой отчёт выбрать

Остатки товаров на складах + группировка «Поставщик»

Быстрый обзор по всем поставщикам; подходит, если поставщик указан в карточке номенклатуры. Ограничение: не различает партии разных поставок одного товара.

Остатки товаров организаций / ведомость по партиям

Точный разрез по каждой поставке; нужен для возвратов и претензий. Ограничение: требует включённого партионного учёта.

Остатки и доступность товаров

Показывает свободный остаток без резервов; правильная основа для решения о закупке. Ограничение: аналитика по поставщику зависит от настроек варианта.

Если поставщик не заполнен: подготовка данных

Главная причина «пустого» отчёта — незаполненный реквизит «Поставщик» в карточках номенклатуры. Проверьте несколько карточек: откройте справочник «Номенклатура», найдите поле «Поставщик» (обычно на закладке закупки или в дополнительных сведениях). Если оно пустое, группировка выдаст одну большую строку с пустым поставщиком.

Массово заполнить реквизит можно обработкой «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Отберите номенклатуру по нужному условию и установите значение поставщика. Перед массовым изменением сделайте резервную копию или хотя бы проверьте операцию на 2–3 элементах.

Проверка корректности остатков и расхождений

После формирования отчёта сверьте его итоги с контрольными точками. Общее количество по всем поставщикам должно совпадать с итогом стандартного отчёта по остаткам без группировки. Если сумма по поставщикам меньше — значит, часть номенклатуры имеет пустого поставщика и «выпала» из группировки при отборе.

Отрицательные остатки в разрезе поставщика — сигнал о проблемах: либо продажа проведена раньше поступления (опоздание документов), либо товар списан не из той партии. Такие ситуации исправляют восстановлением последовательности проведения документов или перепроведением поступлений и реализаций за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отчёта с группировкой по поставщикам

Норма

Равен итогу отчёта «Остатки товаров на складах» без группировки

Тревожный признак

Сумма меньше — есть товары без заполненного поставщика

Строки с пустым поставщиком

Норма

Отсутствуют или их доля объяснима (собственное производство)

Тревожный признак

Значительная часть остатков «висит» на пустом значении

Отрицательные остатки по поставщику

Норма

Нет отрицательных значений

Тревожный признак

Есть минусы — нарушена последовательность документов или списана чужая партия

Остаток по конкретному товару

Норма

Совпадает с данными карточки номенклатуры (закладка «Остатки»)

Тревожный признак

Расходится — проверьте отборы, дату отчёта и склады в настройках

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — ожидать от стандартного складского отчёта «честной» разбивки по поставщикам при одной карточке товара на несколько источников. Без партий программа физически не знает, чья единица осталась. Вторая — сравнивать остатки на разные даты: отчёт «на текущее время» и отчёт «на конец вчерашнего дня» закономерно дадут разные цифры.

Третья частая проблема — неучтённые резервы и товары в пути. Остаток на складе не равен «можно продать», а товар, оприходованный документом, но ещё не принятый на складе, в одних отчётах виден, в других нет. Всегда уточняйте, какой именно остаток показывает выбранный отчёт.

FAQ

Почему в отчёте по поставщикам появляется строка с пустым поставщиком?

Значит, у части номенклатуры реквизит «Поставщик» не заполнен, либо остатки относятся к партиям без указания контрагента (например, оприходование излишков или сборка). Заполните реквизит в карточках через групповое изменение и пересформируйте отчёт.

Можно ли увидеть остатки по поставщикам в 1С:Бухгалтерии?

В Бухгалтерии 3.0 складской учёт ведётся по номенклатуре и складам, партии есть только в разрезе документов поступления. Стандартного отчёта «остатки по поставщикам» нет; обычно используют «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 41» с субконто «Номенклатура» и «Партии», либо универсальный отчёт с группировкой по поставщику партии.

Как выгрузить остатки по поставщикам в Excel?

Сформируйте отчёт с нужной группировкой, затем используйте «Файл» → «Сохранить» (или кнопку сохранения табличного документа) и выберите формат xlsx. Структура группировок сохранится, и в Excel можно строить сводные таблицы по поставщикам.

Что делать, если один товар закупается у трёх поставщиков?

Включите партионный учёт: тогда каждая поставка образует свою партию с указанием контрагента, и отчёты по партиям покажут остатки по каждому поставщику отдельно. Альтернатива без партий — завести отдельные карточки номенклатуры на каждый источник поставки, но это усложняет справочник.

Почему остатки по поставщику не совпадают с данными по складу?

Проверьте три вещи: дату формирования обоих отчётов, отборы по складам и организациям, а также наличие товаров с пустым поставщиком. Чаще всего расхождение объясняется именно «выпавшими» строками без заполненного реквизита.

Нужны ли специальные права для таких отчётов?

Достаточно прав на раздел склада или закупок и на соответствующие отчёты. Если отчёт не открывается или показывает не все склады, вероятно, действует ограничение доступа на уровне записей (RLS) — тогда нужно обратиться к администратору системы.