Как посмотреть неотгруженные заказы в 1С

Неотгруженные заказы — это документы «Заказ клиента» (или «Заказ покупателя»), по которым отгрузка не выполнена полностью или частично. Оборот компании напрямую зависит от того, насколько быстро менеджеры видят такие заказы и принимают по ним решения: отгрузить, перенести дату или отменить. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрено несколько инструментов — от простого отбора в журнале документов до специализированных отчётов.

Выбор инструмента зависит от задачи. Если нужно быстро найти конкретный зависший заказ — достаточно отбора в списке документов. Если требуется картина по всем клиентам с суммами и процентами отгрузки — понадобится отчёт «Состояние исполнения заказов» или «Заказы клиентов». Для ежедневного оперативного контроля удобен механизм состояний заказов и специализированные рабочие места.

Ниже разобраны основные способы для конфигураций на управляемых формах (УТ 11.x, КА 2.x, ERP 2.x), а также варианты для старых версий вроде УТ 10.3 и «1С:Предприятие 8.3» в целом. Пути в меню могут немного отличаться в зависимости от настроек интерфейса и прав пользователя.

Что считается неотгруженным заказом в 1С

Прежде чем искать, важно понимать, как программа определяет неотгруженность. В УТ 11 и ERP заказ хранит два независимых признака: «Статус» (к согласованию, в резерве, к отгрузке, ожидается оплата) и «Состояние» — расчётное поле, которое вычисляется по фактическим отгрузкам и оплатам. Заказ считается неотгруженным, если по нему нет документов «Реализация товаров и услуг» либо отгружено меньше, чем заказано.

Частично отгруженный заказ тоже относится к неотгруженным в широком смысле: клиент получил часть товара, но остаток по строкам ещё висит в работе. Отчёты 1С умеют показывать оба случая, но настройки отбора для них различаются — об этом ниже.

Отдельная категория — заказы с просроченной датой отгрузки. Программа сравнивает плановую «Дату отгрузки» из заказа с текущей датой и помечает такие документы как просроченные в состояниях исполнения. Именно этот срез чаще всего нужен руководителю отдела продаж.

Способ 1. Отчёт «Состояние исполнения заказов»

Это основной инструмент для анализа неотгруженных заказов в УТ 11, КА 2 и ERP 2. Откройте раздел «Продажи» (в ERP — «Продажи и маркетинг»), затем пункт «Отчеты по продажам» и найдите отчёт «Состояние исполнения заказов». Если отчёта нет в списке, проверьте права доступа или откройте его через «Еще» → «Все отчеты».

В шапке отчёта установите период анализа — например, текущий квартал или весь срок жизни открытых заказов. В отборе добавьте условие «Состояние расчетов» или «Отгружено» с условием «не заполнено / меньше заказано», в зависимости от версии отчёта. Практичнее всего сформировать отчёт без отбора, а затем в настройках («Настройки» → «Отбор») добавить условие по признаку незавершённости.

Результат покажет по каждому заказу: сумму заказа, отгружено, осталось отгрузить, оплачено и состояние просрочки. Двойной щелчок по строке открывает сам документ, что удобно для оперативной обработки. Отчёт можно сохранить как вариант с готовыми отборами, чтобы не настраивать заново.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Состояние исполнения заказов».
2. 2
   Установите период, охватывающий даты открытых заказов.
3. 3
   В настройках отбора добавьте условие по незавершённой отгрузке (осталось отгрузить > 0).
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте колонки «Заказано», «Отгружено», «Осталось отгрузить».
5. 5
   Сохраните настройки как вариант отчёта для повторного использования.

Способ 2. Отбор в журнале «Заказы клиентов»

Для быстрой повседневной работы менеджера проще использовать журнал документов. Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов». Над списком находится панель быстрых отборов: по организации, менеджеру, состоянию. В поле «Состояние» выберите значение «Ожидается отгрузка», «Готов к отгрузке» или «Просрочена отгрузка» — состав значений зависит от включённых опций учёта.

Если быстрого отбора по состоянию нет, нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Состояние» или «Статус». Условие «Статус равно К отгрузке» покажет все заказы, по которым отгрузка ещё впереди. Учтите: статус «Закрыт» обычно означает завершённый заказ, но закрытый заказ мог быть и отменён — поэтому надёжнее ориентироваться на состояние исполнения, а не только на статус.

Полезный приём — отсортировать список по колонке «Дата отгрузки» по возрастанию. Просроченные заказы окажутся вверху. Если колонки нет, добавьте её через «Еще» → «Изменить форму» или настройку списка.

Способ 3. Отчёт «Заказы клиентов» и рабочее место отгрузки

В УТ 11 есть дополнительный отчёт «Заказы клиентов» (также в разделе отчётов по продажам). Он показывает детализацию до номенклатуры: какие товары по каким заказам осталось отгрузить, в каком количестве и на какую сумму. Это удобно для складского планирования — видно не только «какие заказы висят», но и «какого товара не хватает для закрытия».

Для кладовщиков и логистов предназначено рабочее место «Отгрузка» (раздел «Склад и доставка» → «Отгрузка» или «Распоряжения на отгрузку»). В нём отображаются все распоряжения, ожидающие складской обработки, с разбивкой по датам: просроченные, на сегодня, на будущие даты. Заказы, по которым не оформлена реализация, будут видны здесь до тех пор, пока не будут отгружены или отменены.

Если в компании используется ордерная схема склада, проверяйте также журнал «Расходные ордера на товары»: расхождение между реализацией и ордером — частая причина «зависших» в отчётах заказов.

Сравнение инструментов контроля

Отчёт «Состояние исполнения заказов»

Лучший вариант для руководителя и аналитики: суммы, проценты, просрочка. Требует настройки отборов.

Журнал «Заказы клиентов» с отбором

Самый быстрый доступ для менеджера, но без сумм и процентов исполнения.

Отчёт «Заказы клиентов»

Нужен, когда важна номенклатура к отгрузке, а не только документы.

Рабочее место «Отгрузка»

Для склада и логистики; показывает распоряжения, а не аналитику по клиентам.

Как настроить отборы под частые сценарии

Три сценария покрывают большинство потребностей. Первый — полностью неотгруженные заказы: в отчёте добавьте отбор «Отгружено = 0» или «Состояние = Ожидается отгрузка». Такой список показывает заказы, по которым не было ни одной реализации.

Второй — частично отгруженные: условие «Осталось отгрузить больше 0» в сочетании с «Отгружено больше 0». Это самый проблемный сегмент: клиент ждёт остаток, а заказ часто теряется из виду. В УТ 11 для таких случаев удобно группировать отчёт по менеджерам, чтобы распределить доработку.

Третий — просроченные заказы: отбор по признаку просрочки отгрузки или по дате отгрузки меньше текущей. Сохраните каждый сценарий как отдельный вариант отчёта через «Еще» → «Сохранить вариант отчета» — тогда переключение займёт секунды.

Маршрут решения

Как выбрать отбор

Нужны заказы без единой отгрузкиОтбор «Отгружено = 0» или состояние «Ожидается отгрузка»

Нужны недовложенные заказы с частичной отгрузкойОтбор «Осталось отгрузить > 0» и «Отгружено > 0»

Нужен список просрочки для руководителяОтбор по признаку просроченной отгрузки, группировка по менеджерам

Нужна номенклатура для комплектацииОтчёт «Заказы клиентов» с детализацией до товара

Неотгруженные заказы в УТ 10.3 и других старых конфигурациях

В «Управлении торговлей» 10.3 механизм состояний отсутствует, поэтому используются другие отчёты. Основной — «Анализ заказов покупателей» (меню «Продажи» → «Отчеты»). Он показывает заказанное, отгруженное и оставшееся количество по каждому заказу и товару. Отбор по колонке «Осталось отгрузить» больше нуля даст список неотгруженных позиций.

Дополнительно полезен отчёт «Ведомость по заказам покупателей» — он строится по регистру «Заказы покупателей» и показывает остатки к отгрузке. Если в отчёте виден остаток, а реально заказ давно закрыт, значит, документ не был завершён корректно — его нужно либо закрыть документом «Закрытие заказов покупателей», либо пометить на удаление при отмене.

В «1С:Бухгалтерии» полноценного учёта заказов нет: документ «Счет на оплату» не резервирует товар и не контролирует отгрузку. Там неотгруженность отслеживается только косвенно — сопоставлением счетов и реализаций вручную или через доработанные отчёты.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта сверьте контрольные цифры: сумма колонки «Осталось отгрузить» должна быть положительной по каждой строке списка, а общее количество заказов — сходиться с отбором в журнале при тех же условиях. Если цифры расходятся, чаще всего причина в разных периодах формирования или в заказах, проведённых задним числом.

Типичная ошибка — считать неотгруженными только заказы в статусе «К отгрузке» и игнорировать заказы «В резерве» или «Ожидается оплата». Товар по ним тоже не отгружен, и при анализе загрузки склада они должны учитываться. Другая ошибка — забывать про заказы с прошлым периодом: если в отчёте установить текущий месяц, заказы прошлого квартала просто не попадут в выборку.

Ещё одна проблема — «мусорные» заказы: отменённые клиентом, но не закрытые в программе. Они искажают аналитику и завышают показатель неотгруженности. Раз в месяц стоит формировать список просроченных заказов и принимать по каждому решение: отгрузить, перенести дату или закрыть документом закрытия заказа.

FAQ: частые вопросы о неотгруженных заказах

Почему заказ отгружен, но в отчёте всё равно висит как неотгруженный?

Чаще всего реализация создана не на основании заказа, а отдельным документом — тогда связь не установлена, и заказ не закрывается. Проверьте в заказе вкладку связанных документов. Вторая причина — реализация проведена, но по ордерной схеме не оформлен расходный ордер, либо отгруженное количество меньше заказанного на копеечную разницу из-за округления.

Как посмотреть неотгруженные заказы по конкретному клиенту?

В отчёте «Состояние исполнения заказов» добавьте в отбор поле «Контрагент» или «Партнер» с нужным клиентом. В журнале документов достаточно быстрого отбора по контрагенту в сочетании с отбором по состоянию «Ожидается отгрузка».

Можно ли получать список неотгруженных заказов автоматически?

Да. Настройте рассылку отчётов: сохраните вариант отчёта с нужными отборами и включите его в регламентную рассылку на почту ответственным сотрудникам (раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов»). Также можно вывести вариант отчёта на начальную страницу менеджера.

Чем отличается «Закрытие заказа» от пометки на удаление?

Документ «Закрытие заказов клиентов» корректно снимает остатки по регистрам и фиксирует причину (отмена, частичное исполнение) — это правильный способ. Пометка на удаление заказа с отгрузками нарушает связность данных и оставляет «висящие» реализации, поэтому применять её можно только к заказам без движений.

Почему в журнале нет отбора по состоянию заказа?

Отбор по состоянию доступен, если в настройках включены соответствующие опции: использование статусов заказов и расширенные возможности заказа (раздел «Настройки продаж» → «Заказы клиентов»). Если опции отключены, заказы работают в упрощённом режиме, и контроль отгрузки возможен только через отчёты.

Как увидеть неотгруженные заказы поставщикам, а не клиентам?

Логика симметрична: в разделе «Закупки» есть отчёт «Состояние исполнения заказов поставщикам» и журнал «Заказы поставщикам» с отборами по состоянию. Неотгруженным здесь считается заказ, по которому не оформлено поступление товаров в полном объёме.