Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как в 1С:Документооборот сделать отчет
Как в 1С:Документооборот сделать отчет: встроенные отчеты, настройка вариантов, произвольные отчеты по данным системы, выгрузка в Excel и типичные ошибки.
Отчеты в 1С:Документооборот позволяют контролировать исполнение задач, сроки рассмотрения документов, загрузку сотрудников и движение корреспонденции. Система уже содержит набор готовых отчетов, а для нестандартных задач можно настроить вариант существующего отчета или построить произвольный отчет по данным программы.
Работа с отчетами ведется в разделе «Отчеты» главного меню. Доступные вам отчеты зависят от прав: руководителю доступны сводки по подчиненным, делопроизводителю — отчеты по регистрации и номенклатуре дел, а обычному пользователю — только данные по собственным задачам и документам.
Ниже рассмотрены основные сценарии: запуск типового отчета, настройка варианта с отборами и группировками, создание произвольного отчета, выгрузка результатов и автоматическая рассылка. Отдельно разобраны типичные ошибки и проверка корректности полученных данных.
Где находятся отчеты и какие права нужны
Все отчеты собраны в разделе «Отчеты» на панели навигации. Состав списка зависит от настроенных ролей: если нужного отчета нет, первым делом проверьте права пользователя. Администратор назначает роли через раздел «Настройка и администрирование» → «Пользователи и права».
Типовые отчеты разделены по тематикам: документы, задачи, процессы, почта, мероприятия, контроль и дисциплина. Например, «Исполнительская дисциплина» показывает просроченные задачи по сотрудникам, а «Журнал регистрации документов» — зарегистрированные документы за период.
Если отчет открывается, но данных нет, причина чаще всего в отборах по подразделению или в том, что пользователь видит только «свои» объекты. Попросите администратора проверить настройку групп доступа и профилей.
Как сформировать типовой отчет
Откройте раздел «Отчеты» и выберите нужный отчет из списка, например «Задачи по исполнителям» или «Документы по видам». На форме отчета укажите период: для большинства отчетов есть быстрые варианты «Сегодня», «Неделя», «Месяц», «Произвольный период».
При необходимости заполните параметры: подразделение, сотрудник, вид документа, состояние. Нажмите кнопку «Сформировать». Результат выводится в виде табличного документа, который можно отсортировать, сохранить или распечатать.
Если отчет формируется долго, сузьте период или добавьте отбор по подразделению — на больших базах отчет «за всё время по всем сотрудникам» может строиться несколько минут и нагружать сервер.
- 1Откройте раздел «Отчеты» и выберите нужный отчет
- 2Задайте период и параметры (сотрудник, подразделение, вид документа)
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь результата
- 4Проверьте итоговые строки и количество записей
- 5Сохраните или выгрузите результат при необходимости
Как настроить вариант отчета с отборами и группировками
Большинство отчетов построено на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать. Нажмите «Настройки» на форме отчета — откроется окно с закладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Поля».
На закладке «Отбор» добавьте условия: например, только просроченные задачи или только входящие документы конкретного контрагента. На закладке «Группировка» задайте иерархию строк — по подразделению, затем по сотруднику. На закладке «Поля» уберите лишние колонки, чтобы отчет читался быстрее.
Готовую настройку сохраните как вариант: кнопка «Сохранить вариант» или «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Присвойте понятное имя, например «Просрочка по отделу продаж». Вариант появится в списке и будет доступен для быстрого запуска, а при наличии прав — и другим пользователям.
Как поделиться вариантом с коллегами
При сохранении варианта можно указать доступность: «Только для меня» или «Для всех пользователей». Второй вариант требует соответствующих прав. Общие варианты удобны для регламентных сводок, которые руководители открывают ежедневно.
Как создать произвольный отчет по данным системы
Когда типовых отчетов не хватает, используйте механизм произвольных отчетов. Перейдите в раздел «Отчеты» → «Произвольные отчеты» и создайте новый элемент. Укажите область данных: документы, задачи, процессы, файлы, мероприятия.
Выберите поля для вывода: наименование документа, дата регистрации, автор, состояние. Настройте отборы и группировки аналогично вариантам типовых отчетов. Система сама построит запрос по выбранным данным, программирование не требуется.
Произвольные отчеты удобны для сводок, которых нет в поставке: например, «количество договоров по контрагентам за квартал» или «файлы по проектам с указанием автора». Ограничение — сложные вычисляемые показатели и соединение нескольких областей данных могут потребовать доработки конфигурации специалистом.
Сравнение способов получения отчета
Быстрый старт, ничего настраивать не нужно. Ограничение — фиксированный состав показателей.
Гибкие отборы и группировки без программирования, сохранение под конкретную задачу. Ограничение — рамки исходного запроса типового отчета.
Свой набор полей по данным системы. Ограничение — сложные расчеты и связи нескольких областей могут потребовать доработки.
Любая логика и внешний вид. Ограничение — нужен разработчик и обновление при смене версии.
Выгрузка результатов в Excel и рассылка отчетов
Сформированный отчет сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели табличного документа. Поддерживаются форматы MXL, Excel, PDF, HTML. Для дальнейшей обработки сводных таблиц выбирайте Excel, для отправки на подпись — PDF.
Для регулярных отчетов настройте рассылку: в карточке варианта отчета или через раздел рассылок отчетов укажите расписание (например, каждый понедельник в 9:00) и получателей. Система будет формировать отчет по расписанию и отправлять его по почте автоматически.
Проверьте, что у учетной записи, от имени которой выполняется рассылка, есть права на данные отчета — иначе получатели получат пустой или обрезанный результат.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемым числом документов или задач за период
Строк заметно меньше — вероятно, сработал скрытый отбор
Итоги сходятся с контрольным списком в разделе документов
Расхождение — проверьте период и отбор по подразделению
Получатели видят те же данные, что и настроивший пользователь
У получателя пусто — недостаточно прав на объекты
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчет при наличии данных. Причины: неверный период, оставшийся от прошлого сеанса отбор, ограничение прав на уровне записей. Сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки» и сформируйте отчет заново.
Вторая ошибка — слишком широкий запрос на большой базе. Отчет за год по всем сотрудникам с детализацией до задач может формироваться долго и блокировать работу других пользователей. Дробите период, используйте отборы и выносите тяжелые отчеты в регламентное формирование в нерабочее время.
Третья ошибка — изменение типового отчета через конфигуратор вместо сохранения варианта. При обновлении конфигурации такие изменения теряются или мешают обновлению. Всегда сначала пробуйте решить задачу вариантом или произвольным отчетом.
Что важно запомнить
Начинайте с типового отчета из раздела «Отчеты», при нехватке настроек сохраняйте собственный вариант, а для нестандартных сводок используйте произвольные отчеты. Проверяйте отборы, период и права, если данных нет, а тяжелые отчеты выносите в регламентную рассылку.
Частые вопросы
Почему в списке нет нужного отчета?
Скорее всего, у вашей роли нет прав на этот отчет. Обратитесь к администратору, чтобы он проверил профиль группы доступа и добавил нужную роль. Также часть отчетов появляется только после включения соответствующих функциональных опций в настройках программы.
Как сделать отчет по просроченным задачам?
Откройте типовой отчет по задачам или исполнительской дисциплине, в настройках добавьте отбор «Просроченная = Да» и при необходимости сгруппируйте по исполнителям. Сохраните результат как вариант, чтобы запускать его в один клик.
Можно ли выгрузить отчет в Excel с формулами?
Выгрузка выполняется как статичный табличный документ: значения переносятся, но формулы и связи с базой не сохраняются. Для дальнейших расчетов стройте сводные таблицы уже в Excel на основе выгруженных данных.
Отчет формируется очень долго, что делать?
Сократите период, добавьте отборы по подразделению или виду документа, уберите лишние группировки и поля. Если отчет нужен регулярно в полном объеме, настройте его формирование по расписанию в нерабочее время с отправкой результатов по почте.
Как дать руководителю отчет без доступа к чужим документам?
Создайте вариант отчета с нужными отборами и настройте права так, чтобы пользователь видел данные только своего подразделения. Права на уровне записей ограничат состав строк автоматически, отдельно «резать» отчет не потребуется.
Чем произвольный отчет отличается от варианта отчета?
Вариант — это настройка существующего типового отчета в рамках его исходного запроса. Произвольный отчет строится с нуля: вы сами выбираете область данных, поля, отборы и группировки, поэтому он подходит для сводок, которых нет в типовой поставке.