Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С добавить отчетный период
Как добавить отчетный период в 1С: создание нового периода в справочнике, настройка периода в отчетах, открытие периода для учета НДС и зарплаты, типичные ошибки.
Отчетный период в 1С — это интервал времени (месяц, квартал, год), за который программа формирует отчетность и обобщает данные учета. Понятие встречается в нескольких местах: в справочнике периодов, в настройках отчетов, в регламентированной отчетности и в механизмах закрытия периода. Из-за этого у пользователей возникает путаница: одни ищут, как добавить новый год в список периодов, другие — как выбрать период в конкретном отчете, третьи — как открыть закрытый период для ввода документов.
В большинстве типовых конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей) периоды создаются автоматически по мере наступления нового месяца или квартала. Однако в ряде случаев период нужно добавить вручную: например, при переносе данных в новую базу, при формировании отчетности за прошлые годы или при работе с регламентированными отчетами, где список периодов заполняется вручную.
Ниже разобраны основные сценарии: добавление периода в справочник, выбор периода в отчетах, создание отчетного периода для регламентированной отчетности и открытие закрытого периода. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации на управляемых формах, но логика сохраняется и в других решениях.
Определите, какой именно период нужно добавить
Прежде чем что-то добавлять, важно понять, о каком периоде идет речь, потому что в 1С их несколько видов. Первый — период в справочниках (например, «Периоды» в бухгалтерских конфигурациях или «Периоды расчета зарплаты» в ЗУП). Второй — период отбора в отчетах, который задается произвольно и не требует никакого «добавления». Третий — период регламентированной отчетности (форма декларации за конкретный квартал или год). Четвертый — учетный период, закрытый датой запрета редактирования.
Типичный признак того, что нужно добавить период в справочник: в выпадающем списке выбора периода нет нужного месяца или года, а кнопка выбора предлагает только существующие элементы. Признак того, что достаточно настроить отбор: отчет открывается, но показывает не тот интервал — тогда ничего добавлять не нужно, достаточно указать даты.
Как выбрать действие
Как добавить период в справочник периодов
Если конфигурация хранит периоды в справочнике, добавление выполняется стандартным образом. Откройте список периодов: обычно он находится в разделе «Справочники» или «Настройки» и называется «Периоды», «Отчетные периоды» или «Периоды расчета зарплаты». Нажмите кнопку «Создать».
В форме нового элемента укажите наименование (например, «Январь»), дату начала и дату окончания периода, а также календарный год, если такое поле есть. Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть». После этого период станет доступен во всех списках выбора, где используется этот справочник.
В некоторых конфигурациях предусмотрено автоматическое заполнение справочника на год вперед. Ищите в форме списка кнопку «Заполнить» или команду «Создать периоды» — она создает сразу двенадцать месячных периодов за указанный год, что избавляет от ручного ввода каждого месяца.
- 1Откройте справочник периодов через раздел «Справочники» или «Настройки»
- 2Нажмите «Создать» или воспользуйтесь командой автозаполнения на год
- 3Укажите наименование, даты начала и окончания периода
- 4Запишите элемент и проверьте, что он появился в списке выбора
- 5Откройте отчет или документ и убедитесь, что новый период доступен для выбора
Как задать период в отчете без добавления в справочник
Большинство отчетов в 1С (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета, отчеты по продажам) не требуют предварительного создания периода. Интервал задается прямо в шапке отчета: нажмите на поле периода, в открывшейся форме выберите стандартный вариант («Месяц», «Квартал», «Год», «Произвольный период») и укажите даты начала и окончания. После этого нажмите «Сформировать».
Если нужного стандартного варианта нет (например, требуется период с 15-го по 15-е число), используйте произвольный период: введите начальную и конечную дату вручную. Программа построит отчет за любой интервал, за который есть данные, без какого-либо «добавления» периода в систему.
Полезная возможность — сохранение настройки. Если вы регулярно формируете отчет за нестандартный интервал, сохраните вариант отчета через «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Тогда настройку периода не придется повторять каждый раз.
Как создать отчетный период для регламентированной отчетности
Регламентированные отчеты (декларации, расчеты, статистические формы) в 1С создаются под конкретный отчетный период. Откройте раздел «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность» (в ЗУП — «Отчетность, справки»). Нажмите «Создать» или выберите нужный вид отчета из списка форм.
В стартовой форме нового отчета программа предложит указать отчетный период: квартал и год либо месяц и год — в зависимости от формы. Выберите нужный период из календаря и подтвердите создание. Отдельно «добавлять» период не требуется: он формируется автоматически при создании отчета, а сам отчет сохраняется в журнале с привязкой к этому периоду.
Если нужного года нет в календаре выбора (например, требуется отчет за давний период), прокрутите календарь назад стрелками. Ограничение обычно связано только с тем, что формы отчетности за старые периоды могли устареть и не поддерживаться текущей версией конфигурации — в этом случае программа предупредит об этом при выборе.
Как открыть закрытый период для ввода документов
Частая ситуация: пользователь пытается ввести документ прошлым периодом, а программа выдает сообщение о запрете изменения данных. Это значит, что период закрыт датой запрета редактирования. Чтобы «открыть» период, перейдите в раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Регламентные операции» (или «Даты запрета изменения данных» — название зависит от конфигурации).
Установите дату запрета раньше нужного периода или снимите ее вовсе, если это допустимо. Учтите: изменение даты запрета доступно пользователю с правами администратора, а в некоторых организациях эта операция согласуется с главным бухгалтером, поскольку позволяет менять данные уже сданных периодов.
Как добавить расчетный период в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» периоды начисления зарплаты создаются автоматически при первом документе начисления за новый месяц. Однако если база ведется с нуля или данные перенесены частично, может потребоваться проверить настройку учетной политики и графики работы сотрудников — именно они определяют, как программа формирует расчетные периоды.
Если отчет по зарплате (расчетный листок, свод начислений) не показывает нужный месяц, проверьте, есть ли за этот месяц проведенные документы начисления. Период в отчетах ЗУП выбирается стандартно — через поле периода в шапке отчета, отдельное добавление не требуется.
Перед началом работы в новой базе полезно сразу проверить, за какие периоды уже есть данные: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за широкий интервал. Это сразу покажет, какие периоды «живые», а какие придется восстанавливать документами, а не добавлением записей в справочники.
Проверка результата и типичные ошибки
После добавления периода убедитесь, что задача решена: период появился в списке выбора, отчет формируется за нужный интервал, документы вводятся без сообщений о запрете. Если результат не достигнут, вернитесь к определению типа периода — чаще всего ошибка в том, что пользователь добавляет элемент справочника, тогда как проблема была в дате запрета или в отсутствии данных.
Как проверить результат
Новый период отображается и выбирается
Период создан, но в списке не виден — обновите список или проверьте отбор
Отчет строится за нужный интервал с данными
Отчет пустой — проверьте наличие проведенных документов
Документ проводится без сообщений о запрете
Сообщение о дате запрета — измените настройку в администрировании
Новый отчет числится с правильным периодом
Отчет создан с неверным периодом — удалите и создайте заново
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли каждый год вручную добавлять новые периоды в 1С?
В большинстве типовых конфигураций нет: периоды создаются автоматически при наступлении нового месяца или при первом документе за этот месяц. Ручное добавление требуется только в справочниках, где автозаполнение не предусмотрено, либо при восстановлении данных в новой базе.
Почему в списке выбора периода нет нужного месяца?
Наиболее вероятные причины: справочник периодов не заполнен на этот год, в списке установлен отбор, скрывающий элемент, или в данном поле вообще не используется справочник — тогда период вводится датами вручную. Проверьте настройки списка и попробуйте ввести дату напрямую.
Как сформировать отчет за нестандартный интервал, например с 10-го по 20-е число?
В поле периода отчета выберите вариант «Произвольный период» и укажите начальную и конечную даты. Нажмите «Сформировать». Никаких дополнительных настроек и добавлений в справочники для этого не требуется.
Что делать, если программа не дает провести документ прошлым месяцем?
Проверьте дату запрета изменения данных в разделе «Администрирование». Если период закрыт, дату запрета нужно сдвинуть — это доступно администратору. Перед открытием периода убедитесь, что отчетность за него либо не сдана, либо изменения согласованы, и сделайте резервную копию базы.
Можно ли удалить ошибочно созданный период из справочника?
Да, если на элемент справочника не ссылаются документы или другие объекты. Пометьте элемент на удаление и выполните удаление помеченных объектов. Если программа сообщит о наличии ссылок, сначала уберите использование периода в связанных объектах.
Отличается ли добавление периода в файловой и клиент-серверной базе?
Нет, действия пользователя одинаковы: различия между файловым и клиент-серверным режимом касаются архитектуры хранения данных, а не интерфейса работы с периодами. Инструкции применимы в обоих случаях.
Что важно запомнить
Сначала определите, какой период нужен: элемент справочника, интервал отбора в отчете, период регламентированного отчета или открытие закрытого периода. В большинстве случаев достаточно выбрать даты в отчете или создать регламентированный отчет с нужным кварталом. Работу с закрытыми периодами выполняйте осторожно и с резервной копией.