Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как добавить отчет о розничных продажах в 1С
Как добавить отчет о розничных продажах в 1С: где найти в типовых конфигурациях, как настроить отборы, добавить внешний отчет и проверить корректность данных.
Отчет о розничных продажах показывает, что и в каком объеме продано через розничные точки за выбранный период: по номенклатуре, кассам, продавцам и способам оплаты. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация) такой отчет уже есть, и чаще всего задача сводится к его поиску, настройке варианта и выводу в быстрый доступ.
Добавить отчет можно тремя путями: использовать типовой отчет из раздела продаж, создать собственный вариант настройки с нужными группировками и отборами либо подключить внешний отчет в формате ERF через механизм дополнительных отчетов и обработок. Выбор зависит от того, достаточно ли типовой аналитики или требуется нестандартная форма.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на просмотр отчетов по продажам, а розничные продажи в базе отражаются документами «Отчет о розничных продажах» или «Чек ККМ» — иначе отчет будет пустым, и проблему нужно искать не в настройках отчета, а в учете.
Где находится типовой отчет о розничных продажах
В 1С:Розница отчет расположен в разделе «Продажи» → «Отчеты» → «Отчеты по розничным продажам». Там же доступны смежные отчеты: «Продажи по кассам ККМ», «Движения по кассам», «Оценка рентабельности продаж». В Управлении торговлей аналогичные отчеты находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам», а данные по розничным точкам фильтруются отбором по складу или кассе ККМ.
Если нужного отчета нет в меню, проверьте функциональность: в разделе «Настройки» (или «Администрирование» → «Настройка параметров учета») должна быть включена розничная торговля. Без включенной опции часть отчетов и документов скрывается из интерфейса, и это частая причина «пропавшего» отчета.
Также проверьте права пользователя. Роли вроде «Отчеты по продажам» или профили групп доступа могут ограничивать видимость. Под полными правами отчет обычно виден всегда — это быстрый способ отличить проблему прав от проблемы настройки.
Как сформировать и настроить вариант отчета
Откройте отчет, установите период и нажмите «Сформировать». Если данные есть, но структура не устраивает, перейдите в «Настройки» (кнопка «Еще» или шестеренка, в зависимости от конфигурации). Там задаются группировки строк (номенклатура, склад, продавец), отборы (по магазину, виду оплаты, организации) и выводимые поля (количество, сумма, себестоимость, наценка).
Для типовой задачи «продажи по магазину за день» достаточно группировки «Номенклатура» с отбором по складу розничной точки. Для контроля кассиров добавьте группировку «Касса ККМ» или «Ответственный». Избыточные группировки замедляют формирование на больших базах — оставляйте только те, что реально анализируете.
Готовую настройку сохраните как вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Розница по продавцам — ежедневно». Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и будет доступен другим пользователям, если при сохранении отметить его как общий (для этого нужны соответствующие права).
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты» и запустите отчет по розничным продажам
- 2Установите период и при необходимости отбор по магазину или кассе
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что данные появились
- 4Откройте «Настройки», задайте группировки, отборы и поля
- 5Сохраните результат как вариант отчета с понятным именем
- 6Проверьте, что вариант открывается у других пользователей, если он общий
Как вывести отчет в быстрый доступ
Чтобы не искать отчет каждый раз, добавьте его в избранное: откройте отчет, нажмите «Еще» → «Добавить в избранное» или используйте звездочку в панели навигации. Избранное доступно из главного меню и ускоряет ежедневную работу.
В конфигурациях с настраиваемым начальным экраном отчет можно вывести прямо на рабочий стол: «Настройка начальной страницы» → добавление нужной формы в левую или правую колонку. Это удобно для руководителей, которые начинают день с просмотра вчерашних продаж.
Если отчет нужен регулярно по расписанию, используйте рассылку отчетов (в конфигурациях на БСП: «Администрирование» → «Рассылка отчетов»). Настройте получателей, расписание и формат (Excel, PDF) — система будет формировать и отправлять отчет автоматически.
Как подключить внешний отчет через дополнительные отчеты
Когда типовой отчет не закрывает потребность — например, нужна нестандартная сводка по акциям или выгрузка в специфичном формате — используют внешние отчеты в формате .erf. Подключение выполняется через механизм «Дополнительные отчеты и обработки», который сначала нужно включить: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → установить флаг «Дополнительные отчеты и обработки».
После включения откройте одноименный пункт, нажмите «Добавить из файла» и выберите файл отчета. Укажите размещение — разделы, где отчет будет виден (например, «Продажи»), и при необходимости настройте быстрый доступ для конкретных пользователей. После записи отчет появится в списке дополнительных отчетов выбранного раздела.
Если механизм дополнительных отчетов отключен административно или база работает в режиме сервиса с ограничениями, кнопка добавления будет недоступна. В этом случае обратитесь к администратору базы — самостоятельное изменение этих настроек без понимания последствий для безопасности не рекомендуется.
Проверка корректности данных отчета
После настройки сверьте итоги отчета с контрольными источниками. Самый надежный ориентир — Z-отчеты касс и документы «Отчет о розничных продажах»: сумма выручки за день в отчете должна совпадать с суммой по кассовым документам за тот же день. Расхождение обычно означает непроведенные документы, разные периоды отбора или отбор по не тому складу.
Обратите внимание на возвраты: убедитесь, что вариант отчета учитывает документы «Возврат товаров от розничного покупателя», иначе выручка будет завышена. Также проверьте, как отчет обрабатывает оплаты разными способами — наличные, карта, сертификаты должны суммарно давать полную выручку.
Как проверить результат
Суммы совпадают или различаются на объяснимые операции
Расхождение без причины — ищите непроведенные документы
Все дни периода содержат данные
Провалы по отдельным дням — чеки не загружены или не проведены
Возвраты уменьшают выручку
Возвраты отсутствуют — выручка завышена
Частые ошибки и их последствия
Самая распространенная ошибка — формировать отчет по оптовым документам «Реализация товаров и услуг» вместо розничных чеков. В результате розничные продажи в отчете отсутствуют, и пользователь делает вывод, что «отчет не работает». Проверяйте, какие документы ложатся в выборку — это указано в описании отчета или видно по расшифровке ячейки.
Вторая типичная проблема — отбор по организации или складу, оставленный от предыдущей настройки. Отчет показывает часть данных, и итоги не сходятся с кассой. Сбрасывайте настройки к стандартным («Еще» → «Установить стандартные настройки») при любых непонятных расхождениях.
Когда нужен программист: доработка и СКД
Если ни типовой отчет, ни сохраненные варианты не дают нужной аналитики — например, требуется расчет специфических показателей, объединение данных из нескольких регистров или нестандартная итоговая форма — задача переходит к разработчику. Отчет создается на системе компоновки данных (СКД) в конфигураторе или как внешний отчет.
Для разработчика типовая схема проста: запрос к регистру накопления продаж с отбором по типу документов-регистраторов (чеки ККМ, отчеты о розничных продажах), настройка ресурсов и группировок в СКД, публикация как внешнего отчета. Менять типовую конфигурацию ради одного отчета не стоит — внешний отчет сохраняет возможность обновления без снятия с поддержки.
Что важно запомнить
Типовой отчет о розничных продажах уже есть в конфигурации — найдите его в разделе продаж, настройте группировки и сохраните как вариант. Нестандартные формы подключайте как внешние отчеты через «Дополнительные отчеты и обработки», а корректность данных сверяйте с Z-отчетами касс.
FAQ
Почему отчет о розничных продажах пустой, хотя продажи были?
Чаще всего документы продаж не проведены или не загружены в базу: проверьте наличие проведенных чеков ККМ и документов «Отчет о розничных продажах» за выбранный период. Также сбросьте отборы отчета — лишний фильтр по складу или организации может скрывать все данные.
Как сделать отчет доступным всем пользователям?
При сохранении варианта отчета отметьте его как общий (доступен всем) — для этого нужны права на сохранение общих вариантов. Для внешнего отчета настройте размещение и быстрый доступ в карточке дополнительного отчета.
Можно ли получать отчет автоматически каждое утро?
Да, если конфигурация поддерживает рассылку отчетов: в разделе «Администрирование» настройте рассылку с расписанием, списком получателей и форматом файла. Отчет будет формироваться и отправляться без участия пользователя.
Чем отличается отчет по розничным продажам от отчета по продажам вообще?
Отчет по розничным продажам строится по чекам ККМ и документам розничной реализации, а общий отчет по продажам включает и оптовые реализации. Если смешивать их при сверке с кассой, итоги не сойдутся.
Нужно ли снимать конфигурацию с поддержки, чтобы добавить свой отчет?
Нет. Внешний отчет в формате ERF подключается без изменения конфигурации, поэтому обновления и поддержка не нарушаются. Вносить изменения в типовую конфигурацию ради отчета следует только в исключительных случаях.