Как в 1С Бухгалтерии сделать акт сверки в разрезе договоров

Акт сверки взаиморасчетов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами. Когда с одним и тем же поставщиком или покупателем заключено несколько договоров, стандартный акт «в целом по контрагенту» не подходит: бухгалтеру и юристам нужно видеть задолженность по каждому договору отдельно. В 1С Бухгалтерии 8.3 это решается настройками документа «Акт сверки взаиморасчетов» без доработок конфигурации.

Ключевой момент — правильно выбрать режим сверки. Программа умеет группировать обороты по договорам, но результат зависит от того, как ведется учет расчетов в базе: есть ли аналитика по договорам на счетах расчетов, корректно ли заполнены договоры в документах, не заведены ли «лишние» договоры-дубли. Ниже разберем весь процесс от проверки учетных данных до печати готового акта.

Где находится акт сверки и какие режимы доступны

Документ «Акт сверки взаиморасчетов» находится в разделе «Продажи» (или «Покупки») → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов». Также его можно создать из карточки контрагента по кнопке «Акт сверки». При создании из карточки контрагент подставится автоматически — это удобно и снижает риск выбрать не того партнера.

В шапке документа задается период сверки, контрагент и валюта. Главная настройка для нашей задачи — поле «Сверка расчетов» (в разных релизах подпись может отличаться: «Режим сверки», «Вид сверки»). Доступны варианты: сверка по контрагенту в целом, по конкретному договору, по всем договорам с группировкой по каждому. Для сверки «в разрезе договоров» выбирается последний вариант — тогда табличная часть и печатная форма будут разбиты на блоки по договорам.

Проверка учетных данных перед сверкой

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что учет позволяет корректно разделить расчеты по договорам. Откройте карточку счета 60, 62 или 76 в плане счетов (раздел «Главное» → «План счетов») и проверьте, что в субконто присутствует вид «Договоры». В типовой конфигурации он есть по умолчанию, но если учет в базе велся с ручными операциями, договор мог быть не заполнен в отдельных проводках.

Второй шаг — проверить список договоров контрагента. Откройте карточку контрагента и перейдите на вкладку «Договоры». Убедитесь, что нет дублей (например, два договора с одинаковым номером, но разным написанием) и что каждый договор имеет корректный вид: «С покупателем», «С поставщиком» и т.д. Договор с неверным видом может не попасть в акт сверки, потому что программа отбирает договоры по виду операции.

Полезно заранее сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 62 или 60 с группировкой по контрагенту и договорам. Если там уже видны «красные» остатки по отдельным договорам или сальдо без договора (пустое субконто), акт сверки унаследует эти проблемы. Сначала разберитесь с аналитикой — потом сверяйтесь.

Пошаговое формирование акта по договорам

Процедура занимает несколько минут, если учет в порядке. Создайте новый документ и последовательно заполните поля. Обратите внимание: после выбора контрагента и режима сверки табличную часть нужно заполнить кнопкой «Заполнить» — «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет обороты по счетам расчетов за указанный период.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите период сверки, организацию и контрагента
3. 3
   В поле режима сверки выберите вариант с группировкой по договорам (или оставьте «По всем договорам»)
4. 4
   Установите флажки по счетам расчетов, которые должны попасть в сверку (60, 62, 76 и др.)
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
6. 6
   Проверьте табличную часть: обороты должны быть сгруппированы блоками по договорам
7. 7
   Введите данные контрагента на вкладке «По данным контрагента» при необходимости и укажите расхождения
8. 8
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»

На вкладке со счетами расчетов отметьте только те счета, которые реально участвуют в расчетах с этим контрагентом. Если оставить все счета, включая 76.АВ и 76.ВА (НДС с авансов), в акт попадут технические обороты, которые запутают контрагента. Обычно для сверки достаточно 60.01, 60.02, 62.01, 62.02 и при необходимости 76.

Если договор один, но расчеты делятся по заказам или счетам

Иногда требуется детализация глубже договора — по счетам на оплату или заказам. Типовой акт сверки такой группировки не дает. В этом случае используют отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или ОСВ по счету с дополнительной аналитикой, либо формируют отдельные акты по каждому договору, если расчеты можно развести по разным договорам.

Настройка печатной формы и представителей

Перед печатью заполните поля «Представитель организации» и «Представитель контрагента» — они выводятся в подписи акта. Представителя организации программа может подставить из ответственных лиц, если они настроены в карточке организации. Должность и ФИО контрагента обычно вносятся вручную по данным доверенности или письма партнера.

В печатной форме при режиме «по договорам» каждый договор выводится отдельным блоком: шапка с реквизитами договора, таблица оборотов и сальдо по нему. В конце формируется итоговое сальдо по всем договорам и строка расхождений, если данные контрагента не совпали с вашими. Проверьте, что валюта акта совпадает с валютой договоров: если договоры в разных валютах, корректно сверить их одним актом не получится — формируйте отдельные акты.

Работа с расхождениями и данными контрагента

После заполнения по данным учета перейдите на вкладку (или в раздел табличной части) «По данным контрагента». Если партнер прислал свой акт и в нем есть расхождения, внесите его цифры вручную или отметьте строки, по которым есть разногласия. Программа автоматически рассчитает сумму расхождений и выведет ее в печатную форму.

Типичные причины расхождений: оплата прошла по банку в последний день периода и не отражена у одной из сторон; счет-фактура или накладная не дошла до контрагента; возврат товара оформлен только у одной стороны; курсовые разницы при расчетах в валюте. Прежде чем отправлять акт на подпись, сопоставьте спорные документы по номерам и датам — чаще всего расхождение локализуется одной-двумя операциями.

Альтернативные способы получить сверку по договорам

Если типовой акт по какой-то причине не подходит — например, контрагент просит иной формат таблицы — используйте отчеты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с группировкой «Контрагенты → Договоры» дает ту же аналитику в виде сальдо и оборотов. Отчет «Анализ расчетов с контрагентами» показывает задолженность по договорам с расшифровкой до документов. Эти отчеты можно сохранить в Excel и оформить как приложение к акту.

Сравнение вариантов

Документ «Акт сверки» в режиме по договорам

Подходит для официальной сверки с подписью; ограничение — фиксированная печатная форма и только счета расчетов

ОСВ по счету с группировкой по договорам

Быстрый способ проверить сальдо перед сверкой; ограничение — это внутренний отчет, не предназначен для подписания контрагентом

Отдельный акт по каждому договору

Подходит, когда договоры в разных валютах или сверяет разные менеджеры; ограничение — много документов при большом числе договоров

Для регулярных сверок настройте сохраненные варианты отчетов и типовые настройки акта: состав счетов, период, представителей. Это сократит подготовку акта до пары минут и уменьшит риск ошибок в настройках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Структура печатной формы

Норма

Каждый договор выведен отдельным блоком со своим сальдо

Тревожный признак

Все обороты сведены в одну таблицу без разбивки

Итоговое сальдо

Норма

Совпадает с сальдо по счетам расчетов в ОСВ на конец периода

Тревожный признак

Сумма в акте отличается от оборотки

Наличие всех договоров

Норма

В акте присутствуют все действующие договоры контрагента с оборотами за период

Тревожный признак

Часть договоров отсутствует — проверьте вид договора и заполненность в документах

Частые вопросы

Почему в акте сверки не отображается один из договоров контрагента?

Чаще всего у договора неверно указан вид (например, «С поставщиком» вместо «С покупателем»), либо по нему не было оборотов за выбранный период. Также проверьте, что договор привязан именно к этой организации, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам.

Можно ли сделать акт сверки по договорам за несколько лет?

Да, период в документе произвольный. Но учтите: чем длиннее период, тем больше строк в табличной части и тем сложнее контрагенту проверять акт. Для длительных периодов практичнее сверять сальдо нарастающим итогом и прикладывать расшифровку отдельным отчетом.

Как сверить расчеты, если договоры в разных валютах?

Одним актом корректно это не сделать: программа формирует акт в одной валюте. Создайте отдельный акт сверки по каждому договору с указанием его валюты либо сформируйте акт в валюте регламентированного учета, предупредив контрагента о пересчете по курсу.

Что делать, если контрагент прислал акт с расхождением на одну накладную?

Найдите документ по номеру и дате в журнале реализаций или поступлений. Проверьте, проведен ли он, не изменена ли сумма после отправки оригинала. Если документ у вас отсутствует — запросите у контрагента скан первички и введите его в учет, затем перезаполните акт.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки», чтобы распечатать его?

Проведение не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет — документ носит информационный характер. Однако записать документ нужно, чтобы сохранить данные о расхождениях и историю сверок с контрагентом.