Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С 8 сделать отчет по продажам
Как в 1С 8 сформировать отчет по продажам: типовые отчеты, настройка периода и отборов, варианты группировки, проверка данных и выгрузка в Excel.
Отчет по продажам в 1С 8 — один из самых востребованных инструментов анализа: он показывает выручку, количество проданных товаров, себестоимость и валовую прибыль за выбранный период. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Розница) такой отчет уже встроен, и в большинстве случаев программировать ничего не нужно — достаточно правильно его открыть и настроить.
Ниже разобраны типовые отчеты по продажам в разных конфигурациях, порядок настройки периода, отборов и группировок, способы проверки корректности цифр и варианты для ситуаций, когда типового отчета не хватает. Инструкция ориентирована на пользователя без навыков программирования, но в конце кратко описан путь через конструктор запросов для разработчика.
Где находятся типовые отчеты по продажам в разных конфигурациях
Расположение отчета зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» основные отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по категориям», «Динамика продаж», «Оценка рентабельности продаж» и другие.
В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» аналогичные отчеты находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам», а также в «Финансовый результат и контроллинг» → «Отчеты по финансовому результату» — там есть «Выручка и себестоимость продаж» с детализацией по организациям и направлениям деятельности.
В «1С:Розница» отчеты по продажам расположены в разделе «Продажи» → «Отчеты»: «Продажи по товарам», «Продажи по дисконтным картам», «Анализ продаж по часам». В «Бухгалтерии предприятия 3.0» прямого отчета «продажи по номенклатуре» в разрезе менеджеров нет — там используют «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 90 с субконто «Номенклатурные группы», а для управленческого анализа по товарам бухгалтерская конфигурация подходит ограниченно.
Если вы не знаете точное название, воспользуйтесь поиском: в большинстве конфигураций на управляемых формах в правом верхнем углу есть поле поиска по меню (или «Все функции» → ввод названия отчета).
Быстрый способ: сформировать отчет «Валовая прибыль»
Самый универсальный отчет по продажам в торговых конфигурациях — «Валовая прибыль предприятия» (в УТ 11) или «Выручка и себестоимость продаж» (в ERP/КА). Он показывает по каждой номенклатурной позиции количество, выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия» (в ERP — «Выручка и себестоимость продаж»).
- 2Укажите период отчета: удобно использовать стандартные варианты «Этот месяц», «Прошлый месяц», «Этот квартал» или задать произвольные даты.
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа.
- 4Проверьте итоги: выручка должна совпадать с суммой документов реализации за период.
- 5Сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново.
Обратите внимание на знак себестоимости: если в отчете по строкам стоят отрицательные или нулевые значения себестоимости при ненулевой выручке, скорее всего, товар продавался «в минус» (без остатка на складе) или не выполнен расчет себестоимости за месяц. Это типовая ситуация, и о ней подробнее ниже.
Настройка периода, отборов и группировок
Стандартный период задается в шапке отчета. Важно понимать, какие документы попадают в выборку: отчеты по продажам строятся по проведенным документам «Реализация товаров и услуг» (и «Отчет о розничных продажах» для розницы), дата которых входит в период. Непроведенные и помеченные на удаление документы в отчет не попадают.
Отборы открываются кнопкой «Настройки» (или «Показать настройки»). Типовые отборы: по организации, складу, менеджеру, подразделению, контрагенту, группе номенклатуры. Например, чтобы получить продажи конкретного менеджера, добавьте отбор «Менеджер — Равно — Иванов И.И.» и сформируйте отчет заново.
Группировки определяют структуру строк отчета. В режиме настроек на вкладке «Структура» можно добавить или убрать уровни: например, построить иерархию «Склад → Номенклатура» или «Контрагент → Документ». Для анализа по дням или месяцам добавьте группировку «Период» с нужной периодичностью — так получится динамика продаж внутри одного отчета.
Как вывести дополнительные поля
На вкладке «Поля» (или «Выбранные поля») в расширенных настройках добавляются колонки, которых нет в базовом варианте: артикул, ставка НДС, заказ клиента, вид цены. Это удобно, когда отчет нужно передать в другой отдел без дополнительной обработки.
Отчет по продажам в разрезе клиентов, менеджеров и товаров
Разные управленческие задачи требуют разных разрезов одних и тех же данных. Продажи по клиентам позволяют увидеть ключевых покупателей и дебиторов по выручке; продажи по менеджерам — основа для расчета мотивации; продажи по номенклатуре — база для ассортиментного анализа и ABC/XYZ-классификации.
В УТ 11 для анализа по клиентам удобен отчет «Продажи по партнерам» (или вариант «Валовой прибыли» с группировкой «Партнер»). Для менеджеров — та же «Валовая прибыль» с группировкой «Менеджер». Для товарного анализа есть отдельный отчет «ABC/XYZ-анализ номенклатуры» в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты».
Сравнение вариантов
Универсальный отчет: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность по товарам. Подходит для ежедневного контроля, но требует корректного расчета себестоимости.
Детализация по организациям, направлениям, заказам. Подходит для холдингов, но избыточен для малой компании.
Показывает изменение показателей по периодам. Хорош для трендов, но не дает детализации до документа.
Строится по любому регистру или документу. Гибкий, но требует понимания структуры данных конфигурации.
Проверка корректности данных отчета
Прежде чем передавать цифры руководству, сверьте отчет с первичкой. Самая частая причина расхождений — непроведенные документы реализации или документы, проведенные задним числом после формирования отчета. Вторая причина — некорректная себестоимость: в УТ 11 и ERP она рассчитывается регламентным заданием «Расчет себестоимости» или при закрытии месяца.
Если отчет формируется в середине месяца, себестоимость может быть предварительной (по скользящей оценке) и измениться после закрытия месяца. Это нормально, но об этом стоит предупреждать получателя отчета.
Как проверить результат
Совпадает с суммой проведенных реализаций за период (можно сверить журналом документов с итогом по колонке)
Сумма меньше — есть непроведенные документы или отбор отсекает часть данных
Заполнена, без больших отрицательных значений
Нули или минусы — продажи «в минус» или не выполнен расчет себестоимости
Все ожидаемые склады/менеджеры присутствуют
Часть данных отсутствует — проверьте отборы и права доступа (RLS)
При повторном формировании за закрытый месяц цифры стабильны
Цифры «плывут» — кто-то перепроводит документы задним числом
Выгрузка отчета в Excel и сохранение настроек
Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию»: доступны форматы MXL, Excel (XLSX), PDF, HTML. Для дальнейшей обработки в Excel выбирайте XLSX — структура колонок сохраняется, и по ним можно строить сводные таблицы.
Чтобы не настраивать отчет каждый раз, сохраните вариант: кнопка «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в старых версиях). Варианту можно дать понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц», и сделать его доступным всем пользователям или только себе. Сохраненные варианты появляются в панели отчетов раздела.
Когда типового отчета не хватает: универсальный отчет и СКД
Если нужен нестандартный разрез — например, продажи по произвольному дополнительному реквизиту номенклатуры или совмещение продаж с данными другого регистра — используйте «Универсальный отчет» (в УТ 11: раздел «Отчеты» в соответствующем разделе, либо «Настройки и администрирование»). Он строится по выбранному регистру накопления, документу или справочнику и позволяет произвольно настраивать поля и группировки.
Для принципиально новых отчетов разработчик создает объект «Отчет» в конфигураторе на базе системы компоновки данных (СКД): пишется запрос к регистру «Продажи» (или «ВыручкаИСебестоимостьПродаж» в ERP), затем в конструкторе СКД настраиваются ресурсы, группировки и варианты. Для схемы без кода достаточно конструктора запроса: выбрать таблицу оборотов регистра продаж, поля «Номенклатура», «КоличествоОборот», «СуммаОборот» и задать период параметрами.
Внешний отчет (файл .erf) — компромиссный вариант: он подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и не затрагивает типовую конфигурацию, что сохраняет простое обновление. Такой отчет можно заказать разработчику или создать самостоятельно в конфигураторе и сохранить как внешний.
Что важно запомнить
Отчет по продажам в 1С 8 в большинстве случаев уже встроен: откройте «Валовую прибыль» или «Выручку и себестоимость продаж», задайте период, настройте отборы и группировки, сверьте итоги с первичкой и сохраните вариант настроек. Для нестандартных задач используйте универсальный отчет или внешний отчет на СКД, не изменяя типовую конфигурацию.
Частые вопросы
Почему в отчете по продажам отрицательная прибыль по некоторым товарам?
Чаще всего товар продавался при отсутствии остатка на складе («в минус»), и себестоимость рассчиталась по нулевой или некорректной стоимости. Проверьте отчет «Остатки товаров» на даты продаж и выполните расчет себестоимости за период. Также причиной может быть продажа ниже закупочной цены — это уже коммерческий вопрос, а не ошибка учета.
Как сделать отчет по продажам по конкретному менеджеру?
Откройте «Валовую прибыль предприятия», в настройках добавьте отбор «Менеджер — Равно» с нужным сотрудником и сформируйте отчет. Условие: в документах реализации поле «Менеджер» должно быть заполнено, иначе такие продажи попадут в строку с пустым менеджером.
Почему отчет по продажам не совпадает с оборотами 90 счета в 1С:Бухгалтерии?
Это разные учетные контуры. Управленческий отчет строится по регистрам продаж на дату документа реализации, а бухгалтерская выручка — по правилам бухучета с учетом перехода права собственности, комиссионных схем и корректировок. Небольшие расхождения на стыке периодов — норма; систематические большие — повод сверить документы.
Можно ли настроить автоматическую рассылку отчета по продажам на почту?
Да. Вариант отчета можно добавить в рассылку: «Администрирование» → «Рассылка отчетов» (в УТ 11 и ERP). Задается расписание, получатели и формат файла. Учтите, что рассылка выполняется регламентным заданием — оно должно быть включено, а у пользователя, от имени которого идет отправка, должны быть права на отчет.
Как получить продажи в количестве без сумм?
В настройках отчета на вкладке «Поля» оставьте только ресурс «Количество» и уберите выручку и себестоимость. Либо используйте универсальный отчет по регистру «Продажи» с ресурсом «Количество». Сохраните результат отдельным вариантом, чтобы не менять основной.
Что делать, если отчет формируется очень долго?
Сократите период, уберите лишние группировки до уровня документов и проверьте, не установлены ли избыточные отборы «В списке» с сотнями значений. На файловой базе большой объем данных формируется медленнее; при регулярных тяжелых отчетах имеет смысл рассмотреть клиент-серверный режим и регламентное обновление индексов.