Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как увидеть расходы в 1С: пошаговая инструкция
Как увидеть расходы в 1С: где искать затраты в Бухгалтерии, УТ и ERP, какие отчёты использовать, как проверить проводки и исправить ошибки в учёте расходов.
Расходы в 1С отражаются в нескольких местах одновременно: в проводках бухгалтерского учёта, в регистрах управленческого учёта и в аналитических отчётах. В зависимости от конфигурации — «1С:Бухгалтерия», «Управление торговлей» или «ERP» — путь к данным о затратах отличается, но логика везде одинаковая: сначала документ формирует движения, затем эти движения собираются в отчёты.
Чаще всего пользователь не видит расходы не потому, что их нет в базе, а потому что смотрит не в тот отчёт, выбрал неверный период или документы не проведены. Поэтому работу стоит начинать с проверки первичных документов, а уже потом переходить к аналитике.
Где в 1С хранятся данные о расходах
В «1С:Бухгалтерии 8.3» расходы отражаются на затратных счетах плана счетов: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», а также на счетах 90.02 (себестоимость продаж) и 91.02 (прочие расходы). Каждый документ — поступление услуг, списание материалов, начисление зарплаты — при проведении формирует проводки по дебету этих счетов.
В «1С:Управление торговлей» и «ERP» помимо бухгалтерских проводок есть регистры управленческого учёта: «Прочие расходы», «Себестоимость товаров», «Финансовые результаты». Там расходы видны в разрезе статей расходов, подразделений и направлений деятельности, даже если бухгалтерский учёт ещё не закрыт.
Важно понимать разницу: кассовые документы (списание с расчётного счёта, расходный кассовый ордер) показывают движение денег, но не всегда это расход в смысле затрат. Например, оплата поставщику за товар — это оплата, а расходом товар станет при реализации или списании. Поэтому «увидеть расходы» может означать разные задачи, и от этого зависит выбор инструмента.
Просмотр расходов через оборотно-сальдовую ведомость
Универсальный способ увидеть расходы в «1С:Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт, например 26 или 44, задайте период и нажмите «Сформировать». В отчёте будут видны обороты по дебету в разрезе субконто: статей затрат, подразделений, номенклатурных групп.
Если нужна детализация до конкретных документов, дважды щёлкните по сумме — откроется карточка счёта или отчёт «Анализ счёта», где видно, какими документами сформирована каждая сумма. Это самый быстрый способ проверить, откуда взялась конкретная цифра.
Для общей картины по всем затратам сразу сформируйте обычную «Оборотно-сальдовую ведомость» за период и посмотрите обороты по дебету счетов 20–44 и 90–91. Настройки отчёта позволяют включить группировку по субконто и отбор по организации, если в базе ведётся несколько юрлиц.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт затрат (20, 25, 26, 44) и период
- 3Включите группировку по субконто в настройках отчёта
- 4Сформируйте отчёт и изучите обороты по дебету
- 5Дважды щёлкните по сумме, чтобы увидеть документы-источники
Анализ расходов в Управлении торговлей и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» основной инструмент — отчёт «Доходы и расходы» (раздел «Финансы» → «Отчёты»), а также «Финансовые результаты». Они показывают расходы в разрезе статей, подразделений и направлений деятельности по данным управленческих регистров. Период и валюту задают в шапке отчёта.
В «1С:ERP» дополнительно доступен отчёт «Анализ финансовых результатов» и рабочее место финансового результата. Здесь расходы можно развернуть до документа: от суммы по статье — к регистраторам, которыми она сформирована. Это удобно, когда нужно объяснить руководству, из чего сложилась итоговая цифра.
Учтите: управленческие отчёты в УТ и ERP показывают данные только по закрытым периодам либо по проведённым документам. Если месяц не закрыт механизмом «Закрытие месяца», себестоимость и часть расходов могут быть рассчитаны предварительно или не рассчитаны вовсе.
Сравнение вариантов
Подходит для бухгалтерского учёта в 1С:Бухгалтерии; требует знания счетов и не показывает управленческую аналитику
Подходят для УТ и ERP; дают разрез по статьям и подразделениям, но зависят от закрытия месяца
Подходит для проверки конкретной суммы до документа; неудобен для общей картины за длинный период
Как увидеть расходы по конкретному документу
Если нужно понять, какие расходы сформировал конкретный документ, откройте его и нажмите кнопку «Дт/Кт» (в «Бухгалтерии») или «Проводки» — отобразятся бухгалтерские проводки документа. Для управленческих движений используйте меню «Ещё» → «Движения документа» (или Ctrl+Shift+O в ряде конфигураций): откроется список регистров, по которым документ сделал записи.
Обратный путь тоже работает: из отчёта по счёту или регистру перейдите к документу-регистратору, откройте его и проверьте заполнение. Частая ситуация — в документе поступления услуг не указана статья расходов или указан неверный способ распределения, из-за чего сумма «зависает» не там, где ожидалось.
Почему расходы не видны: типичные причины
Самая частая причина «пустого» отчёта — неверно выбранный период или организация. Проверьте шапку отчёта: даты, отбор по организации, включённость оборотов по субсчетам. Вторая причина — документы созданы, но не проведены: непроведённый документ не формирует движений и в отчёты не попадает.
Третья группа причин — методические. Расходы могут быть отнесены не на затратный счёт, а, например, на 76 или 60 как аванс, и тогда в оборотке по счёту 26 их не будет. Также в «Бухгалтерии» расходы на счетах 25 и 26 при закрытии месяца списываются на 20 или 90 — если смотреть отчёт после закрытия, обороты будут видны, но конечное сальдо обнулится, что иногда путает пользователей.
Наконец, проверьте права доступа. Если пользователю не назначена роль на чтение регистров или раздел «Финансы», отчёты могут быть недоступны или показывать неполные данные. Это решается администратором через настройку профилей групп доступа.
Проверка корректности отражения расходов
После того как расходы найдены, стоит убедиться, что они отражены корректно. Сверьте итоговую сумму по затратным счетам с данными отчёта «Анализ расходов» или управленческих отчётов — расхождения укажут на документы, проведённые только по одному виду учёта.
Проверьте заполнение аналитики: у каждой суммы должны быть статья расходов и подразделение. Пустые субконто — признак того, что отчётность по расходам соберётся с ошибками. В «Бухгалтерии» удобно сформировать ОСВ по счёту с группировкой по всем субконто и найти строки с пустой аналитикой.
Если расходы участвуют в расчёте налога на прибыль или УСН, дополнительно проверьте, что у статей расходов корректно установлен вид расхода для налогового учёта. Неверный вид приведёт к тому, что расход не уменьшит налоговую базу или попадёт не в ту декларационную строку.
Как проверить результат
Суммы соответствуют ожиданиям и совпадают с управленческими отчётами
Обороты нулевые или сильно расходятся с управленческими данными
У каждой строки заполнена аналитика
Есть строки с пустой статьёй или подразделением
Все документы проведены, закрытие месяца выполнено без ошибок
Есть непроведённые документы или ошибки в регламентных операциях
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельно безопасно формировать отчёты, проверять проводки и исправлять аналитику в документах текущего периода. Любые изменения в закрытых периодах — перепроведение документов, корректировка прошлых месяцев — затрагивают уже сданную отчётность и требуют участия бухгалтера.
Не стоит вручную создавать операции «для выравнивания» расходов, не разобравшись в причине расхождения: ручные проводки ломают связку с первичными документами и усложняют последующий аудит. Если расхождение между бухгалтерским и управленческим учётом систематическое — это задача для внедренца или методолога, а не для разового исправления.
Что важно запомнить
Расходы в 1С видны через ОСВ по затратным счетам в Бухгалтерии и через отчёты «Доходы и расходы» / «Финансовые результаты» в УТ и ERP. Если данных нет — проверьте период, организацию, проведённость документов и закрытие месяца. Исправления в закрытых периодах делайте только с бухгалтером.
Частые вопросы
В каком отчёте увидеть все расходы сразу?
В «1С:Бухгалтерии» сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость» за период и посмотрите дебетовые обороты счетов 20–44 и 90–91. В УТ и ERP используйте отчёт «Доходы и расходы» — он собирает все статьи в одной форме.
Почему после закрытия месяца на счёте 26 нет сумм?
Это нормально: регламентная операция закрытия месяца списывает общехозяйственные расходы со счёта 26 на счета 20 или 90, поэтому конечное сальдо нулевое. Смотрите не сальдо, а обороты по дебету за период.
Как увидеть расходы по конкретному подразделению?
В настройках ОСВ по счёту включите группировку по субконто «Подразделения» или установите отбор по нужному подразделению. В управленческих отчётах УТ/ERP подразделение доступно как штатное поле группировки.
Документ проведён, но в отчёте расходов его нет. Что делать?
Откройте движения документа и проверьте, по каким счетам и регистрам он сделал записи. Возможно, сумма ушла на другой счёт (например, аванс на 60) или статья расходов настроена так, что затраты относятся в другой период или на будущие расходы.
Можно ли выгрузить расходы в Excel?
Да. Любой табличный отчёт в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения в формате MXL, Excel или PDF. После выгрузки данные можно фильтровать и строить сводные таблицы.
Чем отличается расход в бухгалтерском и управленческом учёте?
Бухгалтерский учёт следует правилам плана счетов и нужен для отчётности, управленческий — для внутреннего анализа и может группировать затраты иначе, например по проектам или направлениям. Суммы по одному документу в двух учётах могут отличаться из-за разных правил распределения.