Как сверить 6-НДФЛ с обороткой в 1С

Сверка расчёта 6-НДФЛ с оборотно-сальдовой ведомостью (ОСВ) — обязательный этап перед сдачей отчётности. Налоговая инспекция сопоставляет данные расчёта с бухгалтерским учётом, и расхождения между строкой 120 раздела 1 (в прежних формах — строка 020) и начисленным доходом по счёту 70 вызывают требования о пояснениях. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия сверка выполняется вручную по контрольным точкам, и знание этих точек экономит часы поиска ошибок.

Основная сложность в том, что 6-НДФЛ заполняется по данным налоговых регистров, а не бухгалтерских счетов. Поэтому прямое сравнение «строка в отчёте = оборот по счёту» не всегда корректно: в расчёт не попадают необлагаемые выплаты, а даты признания дохода в бухучёте и НДФЛ-учёте могут различаться. Сверка строится на сопоставлении оборотов с учётом этих поправок.

Работать удобнее всего в связке: оборотно-сальдовая ведомость по счетам 70 и 68.01, регистр учёта доходов для НДФЛ и сам расчёт 6-НДФЛ за тот же период. Ниже разобран порядок сверки для 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП 3.1 — логика одинаковая, отличаются только пути к отчётам.

Какие отчёты и регистры понадобятся для сверки

Перед началом подготовьте четыре источника данных. Во-первых, ОСВ по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и по счёту 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» за тот же период, что и расчёт. Во-вторых, сам расчёт 6-НДФЛ, сформированный и сохранённый в программе.

В-третьих, нужны регистры налогового учёта: «Доходы, исчисленный и удержанный НДФЛ» (в ЗУП — отчёты раздела «Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам») и анализ НДФЛ по сотрудникам. Именно регистры, а не проводки, являются первоисточником для 6-НДФЛ, поэтому при расхождении бухгалтерского и налогового учёта приоритет имеет разбор регистров.

Убедитесь, что период формирования всех отчётов совпадает: 6-НДФЛ формируется нарастающим итогом с начала года, поэтому и ОСВ берите за тот же интервал — с 1 января по конец отчётного квартала. Сверка за изолированный квартал без накопительного итога даст ложные расхождения.

Точка 1: сверка начисленного дохода

Строка «Сумма дохода, начисленная физическим лицам» раздела 1 (и аналогичный показатель в справках о доходах) должна сопоставляться с кредитовым оборотом счёта 70 за вычетом выплат, не облагаемых НДФЛ. К таким выплатам относятся, например, полностью необлагаемые пособия, некоторые виды материальной помощи в пределах норм, компенсации в пределах установленных лимитов.

Практический порядок: сформируйте ОСВ по счёту 70 с детализацией по субконто, возьмите кредитовый оборот за период. Затем сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Сводно начислено доходов» и сравните с показателем расчёта. Разница между оборотом по 70-му счёту и доходом в 6-НДФЛ должна объясняться конкретными видами начислений — их можно увидеть в расшифровке по кодам дохода.

Отдельно проверьте дивиденды, если они выплачивались: они учитываются по счёту 75.02 или 70 (для сотрудников) и в 6-НДФЛ выделяются отдельными строками. Если дивиденды начислены, но не попали в соответствующую строку расчёта, сверка общего дохода сойдётся, а структура — нет.

Контрольные точки

Контрольные точки сверки дохода

Кредитовый оборот счёта 70 за период

Норма

Больше или равен доходу в 6-НДФЛ; разница равна необлагаемым выплатам

Тревожный признак

Оборот меньше дохода в расчёте — возможны лишние суммы в регистрах

Расшифровка необлагаемых выплат

Норма

Каждая сумма разницы подтверждается видом начисления с необлагаемым кодом

Тревожный признак

Разница не объясняется конкретными начислениями

Дивиденды

Норма

Выделены в отдельные строки расчёта и сходятся с проводками

Тревожный признак

Дивиденды смешаны с оплатой труда или отсутствуют в расчёте

Точка 2: сверка исчисленного и удержанного НДФЛ

Исчисленный НДФЛ в расчёте сопоставляется с оборотом Дт 70 — Кт 68.01 за период. В типовом учёте эти величины совпадают, если все начисления проведены корректно и в регистрах нет ручных правок. Удержанный НДФЛ соответствует фактическому удержанию при выплате — в ОСВ это видно по движению кредита 68.01 в корреспонденции со счётом 70 на даты выплат.

Ключевой нюанс: НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода (для зарплаты — последний день месяца начисления), а удерживается при выплате. Поэтому на отчётную дату может существовать исчисленный, но ещё не удержанный налог — это нормальная ситуация, а не ошибка. В расчёте такой налог отражается в исчисленном, но не попадает в удержанный до момента выплаты.

Проверьте также строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»: если по ней есть значение, в учёте должны быть реальные основания — например, доход в натуральной форме, с которого нечего удержать. Необоснованное заполнение этой строки — частый повод для запроса из инспекции.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по 68.01 за период с начала года и выпишите кредитовый оборот (исчислено) и дебетовый оборот (перечислено)
2. 2
   Сравните кредитовый оборот 68.01 со строкой исчисленного НДФЛ в 6-НДФЛ
3. 3
   Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и проверьте разницу между исчисленным и удержанным — она должна равняться налогу с начисленного, но не выплаченного дохода
4. 4
   Сверьте перечисленный налог (Дт 68.01) со строкой удержанного/перечисленного с учётом сроков перечисления
5. 5
   При расхождении расшифруйте до сотрудника и документа-основания через регистры учёта НДФЛ

Точка 3: сверка перечисленного налога и сроков

Дебетовый оборот по 68.01 показывает фактически перечисленный в бюджет налог. Он должен совпадать с удержанным налогом за вычетом сумм, срок перечисления которых ещё не наступил, и с учётом возвратов. В 1С перечисление фиксируется документами выплаты и платёжными поручениями — проверьте, что все платёжки по НДФЛ проведены и попали в нужный период.

Обратите внимание на отрицательные суммы: перерасчёты прошлых периодов (например, при увольнении сотрудника с излишне удержанным налогом) формируют сторнирующие записи. В 6-НДФЛ возвращённый налог показывается отдельной строкой, и он должен сходиться с соответствующими оборотами. Если возврат отражён только в бухучёте, но не в регистре НДФЛ, расчёт и оборотка разойдутся.

Полезный приём — сверка по месяцам. Сформируйте ОСВ по 68.01 с группировкой по месяцам и сопоставьте помесячно с данными раздела 1 расчёта: так локализуется квартал и месяц, в котором возникло расхождение, вместо поиска по всему году.

Типичные причины расхождений и как их найти

Чаще всего расчёт не сходится с обороткой по пяти причинам. Первая — ручные проводки по счетам 70 и 68.01: они меняют бухгалтерский учёт, но не трогают налоговые регистры, поэтому в 6-НДФЛ суммы не попадают. Вторая — документы «Операция учёта НДФЛ» или ручная корректировка регистров: обратная ситуация, когда регистры изменены без проводок.

Третья причина — переходящие выплаты: зарплата, начисленная в одном периоде и выплаченная в другом. Четвёртая — ошибочный код дохода или вычета в виде начисления, из-за которого сумма облагается не так, как задумано. Пятая — незакрытые документы начисления или выплаты: непроведённая ведомость оставляет удержанный налог «в подвешенном» состоянии.

Искать расхождение удобно детализацией: сначала сравните итоги, затем расшифруйте разницу по сотрудникам через отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» с отбором по проблемному месяцу, затем по документам. В 1С:ЗУП есть сервис «Проверка расчёта НДФЛ» и встроенная проверка контрольных соотношений в самом расчёте — кнопка «Проверка» показывает нарушения до отправки отчёта.

Как исправлять расхождения без усугубления

Правило одно: исправлять нужно первичный учёт, а не сам расчёт. Если ошибка в проводках — используйте корректные документы начисления или сторнирование. Если ошибка в налоговых регистрах — в ЗУП применяйте документы «Операция учёта НДФЛ» или «Перерасчёт НДФЛ», в Бухгалтерии — соответствующие корректировки регистров. После исправления переформируйте 6-НДФЛ и повторите сверку.

Если расхождение относится к прошлым отчётным периодам, по которым расчёт уже сдан, потребуется уточнённый расчёт за тот период, где возникла ошибка, а не только за текущий. Уточнёнка формируется с тем же номером корректировки, увеличенным на единицу, и заполняется полностью, а не только исправленными строками.

Перед любыми исправлениями сделайте резервную копию информационной базы. Особенно это критично при ручной корректировке регистров: откатить неудачную правку без копии бывает невозможно, а восстановление регистров НДФЛ вручную за год — трудоёмкая задача.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП

В 1С:Бухгалтерия 8.3 зарплатный участок ограничен, и расхождения чаще возникают из-за ручных операций. Проверяйте журнал «Операции, введённые вручную» с отбором по счетам 70 и 68.01 — любая такая операция требует параллельной корректировки регистров НДФЛ, иначе расчёт не сойдётся.

В 1С:ЗУП 3.1 учёт ведётся регистрами в полном объёме, а проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Здесь типичная проблема обратная: регистры корректны, а отражение в бухучёте содержит ошибки в настройках способов отражения. В этом случае 6-НДФЛ правильный, а оборотка нет — исправлять нужно настройки отражения и перепроводить документ отражения.

В обеих конфигурациях доступна проверка контрольных соотношений по методике ФНС: в форме расчёта нажмите «Проверка — Проверка контрольных соотношений». Программа покажет нарушения внутри самого расчёта, но сверку с бухучётом она не заменяет — её нужно делать описанным выше способом.

Частые вопросы по сверке 6-НДФЛ с обороткой

Почему доход в 6-НДФЛ меньше кредитового оборота по счёту 70?

Это нормально, если в учёте есть выплаты, не облагаемые НДФЛ полностью или частично: пособия, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, отдельные компенсации. Разница должна расшифровываться конкретными видами начислений с необлагаемыми кодами дохода. Если объяснить разницу нечем — ищите ошибку в настройке видов начислений.

Исчисленный НДФЛ в расчёте больше удержанного — это ошибка?

Не обязательно. Если зарплата за последний месяц периода начислена, но выплачена уже после отчётной даты, налог с неё исчислен, но ещё не удержан — расчёт заполнен корректно. Ошибкой это становится, только если выплата фактически состоялась, а удержание в регистрах не отражено.

Как быстро найти сотрудника, по которому расходится учёт?

Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» (в ЗУП) или регистр налогового учёта по НДФЛ (в Бухгалтерии) за проблемный период и сравните итоги по каждому сотруднику с оборотами по 70-му счёту в разрезе субконто. Сотрудник с расхождением определяется сопоставлением сумм, дальше расшифровка идёт до документа-основания.

Можно ли подправить цифры прямо в форме 6-НДФЛ?

Технически редактирование доступно после расшифровки, но делать этого не следует: ручная правка не устраняет причину в учёте, и в следующем периоде расхождение вернётся. Кроме того, при выгрузке и проверке контрольных соотношений ручные правки могут конфликтовать с данными регистров. Всегда исправляйте первичные документы и переформируйте расчёт.

Что делать, если ошибка найдена в периоде, по которому расчёт уже сдан?

Исправьте учётные данные, затем сформируйте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за тот период, в котором была ошибка, с очередным номером корректировки. Уточнёнка заполняется полностью с правильными данными, а не только изменёнными строками. Если ошибка привела к занижению налога, доплатите налог и пени до подачи уточнённого расчёта.

Заменяет ли встроенная проверка контрольных соотношений сверку с обороткой?

Нет. Проверка контрольных соотношений выявляет внутренние противоречия в самом расчёте по методике ФНС, но не сравнивает расчёт с бухгалтерским учётом. Сверку с ОСВ по счетам 70 и 68.01 нужно выполнять отдельно, вручную или через регистры учёта НДФЛ.