Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как создать отчет в 1С: Управление торговлей 11
Как создать отчет в 1С УТ 11: типовые отчеты, настройка вариантов, отборы, группировки, сохранение и рассылка. Пошаговая инструкция для менеджеров и бухгалтеров.
Отчеты в 1С: Управление торговлей 11 построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому почти любой типовой отчет можно адаптировать под свою задачу без программирования: поменять период, добавить отборы, изменить группировки и сохранить результат как отдельный вариант. Это закрывает большинство потребностей — от анализа продаж до контроля взаиморасчетов.
Работа с отчетом в УТ 11 состоит из трех этапов: найти подходящий типовой отчет, настроить его структуру и параметры, сохранить вариант для повторного использования или рассылки. Ниже разобран каждый этап с конкретными действиями, типичными ошибками и способами проверить корректность результата.
Где находятся отчеты в УТ 11 и какой выбрать
Отчеты сгруппированы по функциональным разделам: «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Финансы», «CRM и маркетинг», «Казначейство». Внутри каждого раздела есть панель «Отчеты» — она открывает список доступных аналитических форм. Дополнительно сводный список доступен через «НСИ и администрирование» или поиском по названию в строке глобального поиска.
Выбор отчета зависит от задачи. Для анализа выручки подойдет «Валовая прибыль предприятия» или «Выручка и себестоимость продаж», для контроля долгов — «Задолженность клиентов» и «Задолженность поставщикам», для складских остатков — «Остатки и доступность товаров». Если типовой отчет не покрывает задачу полностью, сначала попробуйте настроить его вариант — в большинстве случаев этого достаточно.
Как выбрать действие
Как открыть типовой отчет и задать период
Перейдите в нужный раздел, например «Продажи», и нажмите ссылку «Отчеты по продажам». В открывшейся панели выберите отчет — он сформируется автоматически с настройками по умолчанию. Если данные не появились, нажмите «Сформировать» принудительно: в некоторых отчетах автоформирование отключено.
Период задается в шапке отчета. Можно выбрать стандартный интервал (день, неделя, месяц, квартал) или произвольные даты. Учтите: отчеты по продажам и финансам строятся по данным проведенных документов, поэтому непроведенные или помеченные на удаление документы в расчет не попадут.
Если отчет формируется долго, сократите период или добавьте отбор по организации, складу или менеджеру. На больших базах формирование годового отчета без отборов может занимать заметное время и нагружать сервер.
Как настроить отборы, группировки и показатели
Основной инструмент — кнопка «Настройки» в шапке отчета. Откроется форма настройки варианта с вкладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Поля», «Оформление». Для быстрых изменений достаточно расширенного режима, который включается кнопкой «Расширенный» внизу формы.
На вкладке «Отбор» добавьте условие: например, «Номенклатура В группе Электроинструмент» или «Менеджер Равно Иванов». Отборы сочетаются по «И», поэтому несколько условий сужают выборку. На вкладке «Группировка» определяется структура строк: по контрагентам, товарам, периодам, складам. На вкладке «Поля» выбираются колонки — сумма, количество, себестоимость, маржа.
Порядок группировок влияет на иерархию отчета: если сначала стоит «Менеджер», а внутри — «Номенклатура», отчет покажет продажи каждого менеджера с детализацией по товарам. Поменяйте строки местами — и получите товары с разбивкой по менеджерам.
- 1Откройте типовой отчет и нажмите «Настройки»
- 2На вкладке «Отбор» добавьте нужные условия
- 3На вкладке «Группировка» задайте структуру строк
- 4На вкладке «Поля» отметьте нужные показатели
- 5Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат
- 6Сохраните вариант: «Еще — Сохранить вариант отчета»
Как сохранить вариант отчета и поделиться им
После настройки сохраните результат как вариант: «Еще — Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в зависимости от версии). Укажите понятное название, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант появится в списке отчетов раздела и в панели «Мои отчеты».
По умолчанию вариант виден только автору. Чтобы открыть доступ коллегам, в форме сохранения укажите доступность «Всем пользователям» или выбранным сотрудникам — для этого нужны соответствующие права. Учтите, что пользователи увидят только те данные, к которым у них есть доступ по правам: отчет не обходит ограничения RLS.
Для регулярной отправки руководству настройте рассылку: раздел «НСИ и администрирование» — «Рассылки отчетов». Укажите вариант отчета, расписание, формат (Excel, PDF, HTML) и получателей. Рассылка выполняется регламентным заданием, поэтому в файловой базе пользователь с настроенной рассылкой должен запускать сеанс, а в клиент-серверной — задание выполняется на сервере.
Как выгрузить и напечатать результат
Сформированный отчет сохраняется в файл через «Файл — Сохранить» или кнопку сохранения на панели. Доступны форматы табличного документа MXL, Excel (XLSX), PDF, HTML и текстовые форматы. Для дальнейшей обработки удобнее Excel, для передачи «как есть» — PDF.
При выгрузке в Excel иерархия группировок сохраняется в виде структуры строк, которую можно сворачивать. Если нужна плоская таблица для сводных в Excel, перед сохранением отключите группировки или используйте «Еще — Вывести список» для детальных строк.
Печать выполняется стандартно через «Файл — Печать». Перед печатью широкого отчета проверьте параметры страницы: ориентацию, масштаб и разбиение на страницы, иначе колонки могут обрезаться.
Когда нужен программист: внешние отчеты и доработка
Самостоятельная настройка имеет границы. Если нужен показатель, которого нет в типовом отчете (нестандартная формула рентабельности, данные из нескольких подсистем, обращение к внешним источникам), потребуется внешний отчет на СКД или доработка конфигурации. Это работа для разработчика 1С.
Внешний отчет подключается через «НСИ и администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки». После добавления файла ERF отчет появляется в списке дополнительных и доступен пользователям по правам. Перед подключением файла из внешнего источника проверьте его на тестовой копии базы.
Как проверить корректность данных отчета
Простой способ верификации — сверить итог отчета с независимым источником. Выручку по отчету о продажах сверьте с оборотом по счету 90.01 в «Оборотно-сальдовой ведомости по счету», задолженность клиентов — с сальдо по 62 счету. Небольшие расхождения возможны из-за разницы регистров, но существенные отклонения — повод разобраться.
Если цифры вызывают сомнение, проверьте: все ли документы проведены, нет ли отборов, забытых в настройках, корректен ли период, не смотрите ли вы отчет «по заказам» вместо «по отгрузке». Также убедитесь, что у вас есть права на все организации и склады — с ограниченными правами отчет покажет неполные данные без предупреждения.
Как проверить результат
Сходится с оборотом по счету 90.01 за тот же период
Существенное расхождение без понятной причины
В шапке отчета видны только нужные условия
Остались отборы от прошлой настройки
В отчете есть документы всех организаций и складов
Часть данных отсутствует при полных правах — проверьте проведение документов
Что важно запомнить
В УТ 11 почти любой отчет создается настройкой типового: отборы, группировки и поля меняются в форме «Настройки», результат сохраняется как вариант и может рассылаться автоматически. Программист нужен только для нестандартной логики расчета. Проверяйте итоги сверкой с бухгалтерскими регистрами.
Частые вопросы
Почему отчет пустой, хотя документы в базе есть?
Чаще всего причины три: документы не проведены, в настройках остался отбор, исключающий данные, или выбран неверный период. Также проверьте права доступа — при ограничениях по организациям часть данных скрывается без сообщений.
Как вернуть отчет к настройкам по умолчанию?
Откройте отчет и выберите «Еще — Установить стандартные настройки». Это сбросит отборы, группировки и поля к типовому виду, сохраненные вами варианты при этом не пострадают.
Можно ли сделать диаграмму в отчете?
Да. В форме настроек добавьте на вкладке структуры элемент «Диаграмма» и укажите для нее точки, серии и значение показателя. Диаграммы удобны для динамики продаж по периодам и долей по категориям.
Как настроить автоматическую отправку отчета на почту?
Сохраните нужный вариант, затем в разделе «НСИ и администрирование» создайте рассылку отчетов: укажите вариант, расписание, формат файла и адресатов. Предварительно должна быть настроена учетная запись системной почты для отправки.
Чем отличается «Валовая прибыль» от «Выручки и себестоимости продаж»?
Оба отчета показывают продажи и маржу, но используют разные источники и детализацию: «Выручка и себестоимость» опирается на данные партионного учета и точнее отражает себестоимость, «Валовая прибыль» удобнее для быстрой оценки по менеджерам и подразделениям. При расхождениях ориентируйтесь на отчет по себестоимости.
Можно ли создать отчет без типового за основу?
Через пользовательский интерфейс — нет, только настройка существующих. Новый отчет «с нуля» создается в конфигураторе или как внешний отчет на системе компоновки данных, что требует навыков разработки 1С.