Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как создать отчет в 1С по образованию сотрудников
Как сформировать отчет по образованию в 1С:ЗУП и других конфигурациях: типовые отчеты, универсальный отчет, настройка отборов и выгрузка в Excel.
Отчет по образованию в 1С чаще всего требуется кадровикам и руководителям: для анализа квалификационного состава персонала, подготовки статистики, подбора кандидатов на обучение или проверки соответствия сотрудников требованиям должностей. В типовых конфигурациях на базе 1С:ЗУП такие данные уже хранятся в карточках физических лиц, и получить отчет можно несколькими способами — от готового типового отчета до гибкой настройки через универсальный механизм.
Главное условие корректного результата — заполненные сведения об образовании у сотрудников. Если данные в карточках физлиц не внесены или внесены частично, любой отчет покажет неполную картину. Поэтому работу стоит начинать с проверки данных, а уже затем переходить к формированию отчета.
Ниже разобраны три рабочих способа: типовой отчет по образованию в 1С:ЗУП, универсальный отчет с произвольными отборами и вариант для конфигураций без кадрового модуля. Для каждого способа указаны точные действия, ограничения и способы проверки результата.
Где в 1С хранятся данные об образовании и что проверить заранее
В 1С:ЗУП сведения об образовании привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику. Откройте карточку физлица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника → ссылка «Образование» (или вкладка с личными данными, в зависимости от релиза). Там указывается уровень образования, учебное заведение, специальность, год окончания и данные диплома.
Перед формированием отчета выборочно проверьте 5–10 карточек: если поля пустые, отчет будет пустым или неполным. Массово проверить заполненность можно через «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование») или через тот же универсальный отчет с отбором «образование не заполнено».
Учтите: у одного физлица может быть несколько записей об образовании (среднее профессиональное, высшее, второе высшее). Отчеты выводят все записи, поэтому один сотрудник может встречаться в отчете несколько раз — это нормально, а не ошибка.
Способ 1: типовой кадровый отчет в 1С:ЗУП
В типовой 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». В списке найдите отчет, связанный с образованием: в разных релизах он может называться «Образование сотрудников», «Сотрудники по образованию» или быть доступен как вариант отчета «Штатная расстановка» с группировкой. Если нужного названия нет, используйте строку поиска по разделу.
Откройте отчет и настройте параметры: период (на какую дату нужны данные), организацию, при необходимости — подразделение. Нажмите «Сформировать». Результат выводится в табличный документ, который можно сохранить в Excel, PDF или распечатать через «Файл» → «Сохранить как».
Для точечной настройки нажмите «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант отчета»). Здесь можно добавить отбор по уровню образования (высшее, среднее профессиональное), отбор по конкретному вузу или специальности, изменить группировку строк. После настройки вариант можно сохранить под своим именем, чтобы не настраивать заново.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» и найдите отчет по образованию
- 2Укажите организацию и период, нажмите «Сформировать»
- 3Проверьте, что в отчет попали все сотрудники с заполненным образованием
- 4Через «Настройки» добавьте отборы по уровню образования или подразделению
- 5Сохраните результат в Excel или сохраните вариант настройки для повторного использования
Способ 2: универсальный отчет по регистру сведений
Если типового отчета нет или его структура не подходит, используйте «Универсальный отчет». В 1С:ЗУП он находится в разделе «Отчеты, справки» → «Универсальный отчет» (может потребоваться включить его в настройках интерфейса). В качестве источника данных выберите регистр сведений «Образование физических лиц».
Укажите период «на дату», выберите поля для вывода: физическое лицо, уровень образования, учебное заведение, специальность, год окончания. Добавьте отборы при необходимости — например, только действующие сотрудники конкретной организации. Универсальный отчет построен на системе компоновки данных, поэтому структуру можно менять гибко: группировки, итоги, сортировка.
Ограничение способа: универсальный отчет работает с регистром напрямую и не «знает» о кадровых связях. Чтобы отсечь уволенных, добавьте отбор или соедините данные с кадровым отчетом вручную в Excel. Для регулярной отчетности удобнее сохранить настроенный вариант и вызывать его одним кликом.
Способ 3: отчет в конфигурациях без кадрового модуля
В 1С:Бухгалтерии или Управлении торговлей полноценного учета образования нет: карточка сотрудника содержит минимум данных. Если сведения об образовании там все же ведутся (например, в дополнительных реквизитах), отчет строится через «Универсальный отчет» по справочнику «Сотрудники» или «Физические лица» с выводом дополнительных сведений.
Альтернатива — выгрузить список сотрудников в Excel и дополнить данными об образовании вручную, если объем небольшой. Для регулярной отчетности такой подход неудобен: правильнее вести кадровый учет в ЗУП и обмениваться данными с бухгалтерской конфигурацией.
Сравнение способов
Быстрый старт, готовые группировки и отборы. Ограничение: структура задана разработчиком, радикально изменить ее можно только доработкой.
Полная свобода полей и отборов по регистру сведений. Ограничение: нужно понимать, где лежат данные, и вручную отсекать уволенных.
Максимальная гибкость, соединение нескольких источников. Ограничение: требует навыков работы с запросами и консолью компоновки.
Настройка отборов, группировок и выгрузка результата
В настройках варианта отчета доступны три ключевые вкладки. «Отборы» — фильтрация строк: например, только высшее образование, только определенное подразделение, только работающие. «Поля» — какие колонки выводить. «Группировки» — структура: по подразделениям, по уровню образования, по учебному заведению.
Типовая задача — отчет «сколько сотрудников с высшим образованием в каждом подразделении». Решение: группировка «Подразделение», внутри — группировка «Уровень образования», отбор по работающим сотрудникам, в ресурсах — количество. Результат покажет структуру квалификации по всей организации.
Для передачи отчета дальше используйте «Файл» → «Сохранить как» и формат XLSX. Перед отправкой проверьте, не содержит ли отчет избыточных персональных данных (серия диплома, лишние колонки) — по требованиям защиты персональных данных в отчет должны попадать только необходимые сведения.
Как проверить результат
Совпадает с числом сотрудников, у которых заполнено образование (с учетом нескольких записей у одного человека)
Заметно меньше, чем численность — значит, у части сотрудников данные не внесены
В отчете только работающие (при соответствующем отборе)
Уволенные присутствуют — отбор по статусу не настроен
Итоги по группам сходятся с общим итогом
Итоги расходятся — проверьте дубли записей об образовании
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчет при заполненных, казалось бы, данных. Причины: сведения внесены в карточку сотрудника, а не физлица; выбран не тот период; в отборе стоит лишнее условие. Проверяйте настройки отбора первым делом — лишний отбор «съедает» строки незаметно для пользователя.
Вторая типичная ситуация — дубли физлиц. Если человек заведен в базе дважды (например, после приема на другую организацию в той же базе), образование может быть заполнено только у одного дубля. Решение — объединение дублей через сервис «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», обязательно на копии базы.
Ограничение типовых отчетов: они показывают данные «как есть» и не проверяют подлинность дипломов или соответствие квалификации должности. Такую аналитику придется делать вручную или дорабатывать отчет силами программиста.
Когда нужна доработка отчета программистом
Стандартных настроек хватает для большинства задач. Доработка оправдана, если нужно: соединить образование с данными о занимаемых должностях и требованиями штатного расписания в одном отчете; автоматически рассылать отчет по расписанию; выводить нестандартные вычисляемые показатели (например, доля сотрудников с профильным образованием по подразделению).
Для разовых сложных выборок без изменения конфигурации подойдет консоль запросов или консоль СКД — внешние инструменты, которые не требуют снятия конфигурации с поддержки. Это безопаснее доработки: типовая конфигурация остается обновляемой.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Отчет по образованию строится на данных карточек физических лиц: сначала проверьте их заполненность. Для большинства задач достаточно типового кадрового отчета или универсального отчета с сохраненным вариантом настройки. Любые массовые изменения данных делайте только после резервного копирования базы.
Частые вопросы
Почему отчет по образованию пустой, хотя сотрудники в базе есть?
Чаще всего сведения об образовании просто не внесены в карточки физических лиц или внесены в другое место. Откройте несколько карточек физлиц и проверьте раздел «Образование». Вторая причина — лишний отбор в настройках отчета: сбросьте настройки варианта к стандартным и сформируйте заново.
Можно ли вывести в отчет только сотрудников с высшим образованием?
Да. В настройках варианта отчета добавьте отбор по полю «Уровень образования» с условием «равно» и значением «Высшее образование». Если нужны несколько уровней (например, высшее и неполное высшее), используйте условие «в списке» и перечислите значения.
Один сотрудник отображается в отчете несколько раз — это ошибка?
Нет, если у физлица несколько записей об образовании (например, колледж и вуз), каждая выводится отдельной строкой. Если записей об образовании одна, а строк несколько — проверьте, не заведено ли в базе дубль физического лица, и объедините дубли стандартным сервисом на копии базы.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать каждый раз?
После настройки отборов и группировок нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета» и задайте понятное имя. Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и будет доступен вам (или всем пользователям, если разрешить доступ при сохранении).
Можно ли сделать такой отчет в 1С:Бухгалтерии?
Только если данные об образовании там реально ведутся — например, в дополнительных сведениях сотрудников. Тогда отчет строится через «Универсальный отчет» по справочнику с выводом дополнительных реквизитов. Полноценный кадровый учет образования в Бухгалтерии не предусмотрен, для этого предназначена 1С:ЗУП.
Опасно ли менять настройки типового отчета?
Нет. Настройки варианта отчета не изменяют ни данные базы, ни конфигурацию — это пользовательская настройка. В худшем случае отчет сформируется некорректно, и настройки всегда можно сбросить к стандартным через «Еще» → «Установить стандартные настройки».