Как создать отчет в 1С по номенклатуре

Отчет по номенклатуре — один из самых востребованных инструментов учета в 1С: он показывает остатки, обороты, продажи, закупки и себестоимость товаров за выбранный период. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно их настроить, не прибегая к программированию.

Под «номенклатурой» в 1С понимается справочник товаров, материалов, услуг и работ. Отчеты по нему строятся на основе данных регистров накопления и сведений, поэтому точность результата напрямую зависит от корректности введенных документов. Перед формированием отчета убедитесь, что документы за период проведены, а по регистрам нет незакрытых операций.

Дальше разберем, какие типовые отчеты использовать, как настроить отборы и группировки, как сохранить вариант отчета, выгрузить его в Excel и когда имеет смысл создавать собственный отчет через конструктор СКД.

Какие типовые отчеты по номенклатуре доступны в 1С

Прежде чем создавать что-то свое, проверьте стандартный набор — в типовых конфигурациях он покрывает большинство задач. Состав отчетов зависит от конфигурации, но логика везде схожая: отчеты сгруппированы по разделам «Склад», «Закупки», «Продажи», «Финансы».

Основные типовые отчеты, работающие с номенклатурой:

• Остатки товаров на складах (или «Ведомость по товарам на складах») — текущие остатки в разрезе номенклатуры, складов, характеристик и серий.
• Анализ доступности товаров — свободный остаток с учетом резервов под заказы.
• Продажи (валовая прибыль, выручка и себестоимость) — обороты по реализации в разрезе товаров, клиентов, менеджеров.
• Закупки — поступления товаров по поставщикам и ценам.
• Движения товара — приход, расход и внутренние перемещения по конкретной позиции.

В 1С:Бухгалтерии аналогичную роль играют «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (41, 10, 43) с субконто «Номенклатура», а также «Анализ субконто». Это удобно, когда нужен именно бухгалтерский разрез с суммами по счетам учета.

Как сформировать отчет по остаткам номенклатуры

Задача «посмотреть, сколько чего лежит на складе» решается отчетом по остаткам. Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» (или «Закупки») → «Отчеты» → «Остатки товаров на складах» / «Ведомость по товарам на складах».
2. 2
   Укажите дату или период, на который нужны остатки.
3. 3
   В настройках добавьте отбор по номенклатуре: конкретная позиция, папка (группа) или список позиций.
4. 4
   При необходимости добавьте группировку по складам, характеристикам или сериям.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые количества по строкам.

Если нужен отчет по конкретной группе товаров, в отборе используйте условие «В группе» — тогда в отчет попадут все позиции выбранной папки справочника, включая вложенные. Для произвольного набора позиций подходит условие «В списке», где позиции добавляются вручную или подбором.

Обратите внимание на настройку «Показывать нулевые остатки»: по умолчанию позиции с нулевым количеством обычно скрыты. Если нужен полный перечень номенклатуры независимо от наличия, включите отображение нулевых строк в настройках отчета.

Как настроить отборы, группировки и показатели

Гибкость типовых отчетов обеспечивается системой компоновки данных (СКД): почти каждый отчет позволяет менять структуру без программирования. Кнопка «Настройки» (или «Еще → Изменить вариант») открывает расширенный режим, где доступны три ключевые вкладки.

Отборы. Ограничивают данные: по организации, складу, номенклатуре, контрагенту, виду цен. Условия можно комбинировать: например, «Номенклатура в группе X» И «Склад равен Основной». Проверяйте вид сравнения — типичная ошибка новичка: использовать «Равно» вместо «В группе» и получать пустой отчет по папке товаров.

Группировки и структура. Определяют, как данные разворачиваются в строках: по номенклатуре, затем по складам; или по контрагентам, затем по товарам. Порядок группировок влияет на читаемость — для анализа продаж по товарам логично ставить номенклатуру первой.

Показатели (ресурсы). Числовые колонки отчета: количество, сумма, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность. Лишние показатели можно отключить, чтобы не перегружать таблицу.

Как сохранить вариант отчета и настроить рассылку

Если отчет с одинаковыми настройками нужен регулярно — например, еженедельная ведомость остатков по группе товаров — сохраните настройки как вариант. В режиме формирования нажмите «Еще → Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя и выберите, кому вариант доступен: только вам или всем пользователям.

Сохраненный вариант появится в списке отчетов рядом с типовым. Это избавляет от повторной настройки отборов и снижает риск ошибки при ручном вводе условий. Вариантов у одного отчета может быть несколько — для разных складов, групп товаров или менеджеров.

В конфигурациях на «1С:Библиотека стандартных подсистем» доступна рассылка отчетов: сохраненный вариант можно отправлять по расписанию на электронную почту в формате Excel, PDF или HTML. Настройка выполняется в разделе администрирования, подраздел «Рассылка отчетов». Убедитесь, что у учетной записи, от имени которой выполняется рассылка, есть права на данные отчета.

Называйте варианты отчетов содержательно: не «Мой отчет 2», а «Остатки — склад Опт, группа Напитки». Через пару месяцев по такому имени вы сразу поймете назначение варианта, а коллеги не будут плодить дубли с теми же настройками.

Как выгрузить отчет по номенклатуре в Excel

Сформированный отчет сохраняется во внешний файл стандартными средствами: кнопка «Сохранить» (иконка дискеты) или «Файл → Сохранить копию». Доступные форматы — табличный документ 1С (mxl), Excel (xlsx), PDF, HTML и другие. Для дальнейшей обработки в электронных таблицах выбирайте xlsx.

При выгрузке в Excel обратите внимание на объединенные ячейки и многоуровневые шапки — они характерны для отчетов СКД и мешают фильтрации и сводным таблицам. Если планируется аналитика в Excel, упрощайте структуру отчета: убирайте лишние группировки и итоги, оставляйте «плоскую» таблицу.

Альтернатива — выгрузка данных напрямую из списка номенклатуры или документов через «Еще → Вывести список»: такой список копируется в Excel без форматирования и удобен для быстрых выборок по реквизитам справочника.

Когда нужен собственный отчет через СКД или внешний отчет

Типовые отчеты и их варианты закрывают стандартные задачи, но иногда требуется нестандартная логика: объединить данные нескольких регистров, добавить расчетные поля (например, оборачиваемость в днях), вывести специфические реквизиты номенклатуры. Тогда применяются два пути.

Первый — консоль или конструктор СКД: создается схема компоновки с запросом к нужным регистрам, задаются ресурсы и настройки по умолчанию. Это работа для специалиста, знакомого с языком запросов 1С. Второй — внешний отчет (файл .erf), который подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» без изменения конфигурации. Это безопаснее, чем доработка типовой конфигурации: при обновлении внешний отчет не затрагивается.

Сравнение вариантов

Типовой отчет с настройкой

Подходит для 90% задач: остатки, продажи, закупки. Ограничение — только те данные и поля, что заложены в схему отчета.

Сохраненный вариант + рассылка

Когда отчет нужен регулярно с фиксированными отборами. Ограничение — требуется настроенная почта и права.

Внешний отчет на СКД

Для нестандартных показателей и объединения регистров. Требует разработчика и тестирования после обновлений.

Типичные ошибки и проверка результата

Большинство проблем с отчетами по номенклатуре связано не с самим отчетом, а с данными и настройками. Перед тем как считать отчет «неправильным», пройдите контрольные точки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое количество по позиции

Норма

Совпадает с карточкой складского учета и фактическим пересчетом

Тревожный признак

Расхождение — искать непроведенные или задвоенные документы

Суммы в отчете по продажам

Норма

Сходятся с выручкой по оборотам за тот же период

Тревожный признак

Разница — проверить период, организацию в отборе и возвраты

Себестоимость и прибыль

Норма

Заполнены после выполнения закрытия месяца

Тревожный признак

Нули или пропуски — расчет себестоимости не выполнялся

Если расхождения сохраняются после проверки документов, полезно сформировать отчет «Движения товара» по проблемной позиции — он покажет каждый документ, повлиявший на остаток, и позволит локализовать ошибку.

Частые вопросы

Почему отчет по номенклатуре формируется пустым?

Чаще всего причина в отборах: неверный вид сравнения («Равно» вместо «В группе»), не тот период, отбор по другой организации или складу. Снимите все отборы, сформируйте отчет за широкий период и добавляйте условия по одному — так вы найдете условие, которое отсекает данные.

Можно ли вывести в отчет артикул, штрихкод или производителя?

Да, если эти поля доступны в схеме отчета. В настройках на вкладке «Поля» или в структуре группировки номенклатуры добавьте нужный реквизит. Если поля нет в списке доступных — типовая схема его не содержит, и потребуется доработка отчета.

Почему остатки в отчете не совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью?

Складские отчеты строятся по регистрам оперативного учета, а ОСВ — по бухгалтерским счетам. Расхождения возникают из-за ордерной схемы складов, неотфактурованных поставок, разницы в датах отражения. Сверяйте отчеты одного типа учета или анализируйте разницу через отчеты сопоставления.

Как сделать отчет по номенклатуре доступным другим пользователям?

Сохраните вариант отчета с признаком доступности «всем пользователям» (требуются соответствующие права). Вариант появится у коллег в списке отчетов. Дополнительно проверьте, что у пользователей есть права на сами данные — иначе отчет у них сформируется пустым.

Можно ли автоматически обновлять отчет по расписанию?

Да, через механизм рассылки отчетов: сохраненный вариант отправляется по расписанию на почту или сохраняется в папку. В файловых базах для автоматического выполнения потребуется запущенный сеанс 1С или настройка через планировщик; в клиент-серверном режиме рассылка выполняется регламентными заданиями.

Чем отличается отчет «Остатки товаров» от «Анализа доступности»?

«Остатки товаров» показывает физическое количество на складах. «Анализ доступности» дополнительно учитывает резервы под заказы покупателей и ожидаемые поступления, то есть отвечает на вопрос «сколько реально можно продать», а не «сколько лежит на полке».