Как создать отчет «Сведения о застрахованных лицах» в ФСС из 1С

Отчет «Сведения о застрахованных лицах» страхователи передают в Фонд социального страхования для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам. Без этих данных фонд не сможет корректно рассчитать пособие работнику, поэтому формировать отчет нужно своевременно — при приеме сотрудника на работу и при изменении его данных.

В типовых конфигурациях 1С (ЗУП и Бухгалтерия) отчет формируется автоматически на основании кадровых данных: фамилия, СНИЛС, ИНН, дата рождения, сведения о трудовых отношениях. Задача бухгалтера или кадровика — проверить полноту исходных данных, сформировать отчет на нужную дату и выгрузить его в файл для передачи в фонд.

Ниже разобран практический порядок работы: где находится отчет в разных конфигурациях, какие данные нужно подготовить заранее, как проверить результат перед отправкой и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что представляет собой отчет и когда его нужно сдавать

Сведения о застрахованных лицах — это форма, по которой работодатель сообщает фонду персональные данные работников и лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если на выплаты по ним начисляются взносы на случай нетрудоспособности. Фонд использует эти данные при проактивном назначении пособий и при расчете выплат по больничным листам.

Отчет подается в нескольких ситуациях: при приеме нового сотрудника, при изменении персональных данных (смена фамилии, получение СНИЛС, изменение ИНН), а также по запросу фонда. Перед первым больничным нового сотрудника сведения должны быть уже переданы — иначе выплата пособия может задержаться.

Что проверить в 1С перед формированием отчета

Качество отчета полностью зависит от полноты кадровых данных. Перед формированием откройте карточки сотрудников и убедитесь, что заполнены обязательные поля: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), пол, гражданство. В 1С:ЗУП это делается через справочник «Сотрудники», в 1С:Бухгалтерии — через раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

Отдельно проверьте документы приема на работу: дата приема и характер трудовых отношений влияют на то, попадет ли сотрудник в отчет. Для работников по договорам ГПХ убедитесь, что договор оформлен документом, по которому начисляются взносы, — иначе такое лицо не будет включено в сведения автоматически.

Полезно запустить встроенную проверку данных: в ЗУП есть обработки проверки персональных данных сотрудников, которые покажут незаполненные СНИЛС и расхождения в ФИО. Исправить ошибку в карточке до отправки проще, чем получать отказ фонда и формировать корректировку.

Формирование отчета в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом отчет находится в разделе «Отчетность, справки». Откройте журнал «1С-Отчетность», нажмите «Создать» и в списке форм найдите «Сведения о застрахованных лицах» в группе отчетности в СФР (ФСС). Альтернативный путь — раздел «Отчетность, справки» → «Пособия» и связанные с ними сервисы обмена с фондом.

В форме отчета укажите организацию и дату, на которую формируются сведения. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберет сотрудников, состоящих в трудовых отношениях на эту дату, и подставит их персональные данные из карточек. Если нужно передать сведения только по конкретным лицам (например, по вновь принятым), откорректируйте список вручную или сформируйте отчет с отбором.

После заполнения просмотрите табличную часть: у каждого сотрудника должны быть заполнены ФИО, СНИЛС, дата рождения. Строки с незаполненными обязательными полями программа обычно подсвечивает при проверке.

1. 1
   Проверьте и дополните персональные данные в карточках сотрудников
2. 2
   Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать»
3. 3
   Выберите форму «Сведения о застрахованных лицах» в разделе отчетности в СФР
4. 4
   Укажите организацию и дату, нажмите «Заполнить»
5. 5
   Запустите проверку отчета встроенной кнопкой «Проверить»
6. 6
   Выгрузите файл или отправьте отчет напрямую через 1С-Отчетность

Формирование отчета в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии порядок аналогичен. Перейдите в раздел «Отчеты» → «1С-Отчетность», нажмите «Создать» и выберите нужную форму в списке отчетов в фонд. Если форма не отображается, проверьте, что в настройках учетной политики и параметров учета зарплаты включен учет по сотрудникам и ведется кадровый учет в полном объеме.

После выбора формы укажите организацию и отчетную дату, затем нажмите «Заполнить». Программа соберет данные из справочника сотрудников и документов приема. В отличие от ЗУП, в бухгалтерской конфигурации кадровые возможности ограничены, поэтому часть данных (например, сведения о документах, удостоверяющих личность) может потребовать ручного ввода в карточке сотрудника до формирования отчета.

Проверка и выгрузка отчета

Перед отправкой обязательно запустите встроенную проверку контрольных соотношений — кнопка «Проверка» в форме отчета. Программа укажет на пустые обязательные поля, некорректный формат СНИЛС и другие формальные ошибки. Устраните замечания, обновив данные в карточках сотрудников, и перезаполните отчет.

Для выгрузки нажмите «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл, который можно загрузить в личном кабинете страхователя на портале фонда или передать через оператора ЭДО. Если подключен сервис 1С-Отчетность, проще отправить отчет напрямую кнопкой «Отправить»: статус сдачи будет отслеживаться в журнале, а квитанция о приеме сохранится автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проверка контрольных соотношений в 1С

Норма

Ошибок нет или только информационные замечания

Тревожный признак

Критические ошибки по обязательным полям — отчет будет отклонен

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Получена квитанция о приеме от фонда

Тревожный признак

Протокол с отказом и перечнем ошибок

Состав сотрудников в отчете

Норма

Все действующие сотрудники и исполнители по ГПХ со взносами включены

Тревожный признак

Отсутствуют вновь принятые или лишние уволенные лица

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая причина отказа — расхождение персональных данных с базой фонда: сотрудник сменил фамилию, а в карточке 1С осталась старая, или СНИЛС введен с опечаткой. Второй типовой случай — отсутствие в отчете работников по договорам ГПХ: если договор оформлен не тем документом, программа не включает исполнителя в сведения.

Еще одна ошибка — формирование отчета на устаревшую дату, когда в нем отсутствуют недавно принятые сотрудники. Перед отправкой сверьте список в отчете со списком действующих сотрудников через отчет «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников».

Удобно выработать правило: сведения по новому сотруднику передаются в фонд сразу после оформления приема на работу, а не перед первым больничным. Это снимает срочность и снижает риск задержки пособий.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать отчет только по одному сотруднику?

Да. Сформируйте отчет на нужную дату, затем удалите из табличной части лишние строки, оставив нужное лицо, либо используйте отбор, если он предусмотрен в вашей версии конфигурации. Отправка сведений по одному лицу — штатная ситуация при приеме на работу или изменении данных.

Что делать, если фонд вернул отчет с ошибкой по СНИЛС?

Уточните у сотрудника номер по страховому свидетельству или выписке из личного кабинета ПФР, исправьте СНИЛС в карточке сотрудника в 1С, затем перезаполните отчет и отправьте его повторно. Не редактируйте номер только в форме отчета — исправление должно быть в учетных данных.

Нужно ли подавать сведения на уволенных сотрудников?

По лицам, трудовые отношения с которыми прекращены, сведения в общем порядке не передаются. Исключение — ситуации, когда фонд запрашивает данные для назначения пособия по страховому случаю, наступившему в период работы. Тогда сведения формируются по запросу.

Включаются ли в отчет внешние совместители?

Да, внешние совместители являются застрахованными лицами и включаются в сведения на общих основаниях. Проверьте, что в 1С для них корректно оформлен прием и заполнены персональные данные, — иначе строка не попадет в отчет или будет отклонена при проверке.

Отчет не заполняется автоматически — в чем причина?

Чаще всего причина в том, что в программе не ведется полноценный кадровый учет или сотрудники заведены без документов приема. Проверьте настройки учета зарплаты, наличие документов «Прием на работу» и актуальность релиза конфигурации — форма отчета обновляется вместе с релизами.

Можно ли отправить отчет без подключенной 1С-Отчетности?

Да. Выгрузите отчет в XML-файл кнопкой «Выгрузить» и передайте его через личный кабинет страхователя на портале фонда или через любого оператора электронного документооборота. Формат файла формируется программой в соответствии с действующими требованиями.