Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как создать отчет о розничных продажах в 1С
Как сформировать отчет о розничных продажах в 1С:Розница и Управление торговлей: типовые отчеты, настройки, проверка данных, типичные ошибки и FAQ.
Отчет о розничных продажах в 1С — это обобщенная картина выручки, количества проданных товаров и возвратов за выбранный период. В зависимости от конфигурации (1С:Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) отчет строится либо на основе документов «Отчет о розничных продажах», либо напрямую по регистрам продаж. Важно различать две задачи: сформировать сам документ «Отчет о розничных продажах» (он списывает товар и фиксирует выручку) и построить аналитический отчет по уже проведенным данным.
Прежде чем формировать что-либо, убедитесь, что в базе корректно ведется учет: созданы склады типа «Розничный», настроены кассы ККМ, а продажи оформляются чеками или документами реализации. Если первичные документы не проведены или часть чеков «зависла» в незакрытой смене, любой отчет покажет заниженные или искаженные цифры.
Ниже разобраны оба сценария: создание документа «Отчет о розничных продажах» и построение аналитических отчетов по рознице, а также проверка результатов и типичные ошибки, из-за которых данные «не сходятся».
Где в 1С находятся данные о розничных продажах
В типовых конфигурациях розничные продажи отражаются двумя группами объектов. Первая — оперативные документы: чеки ККМ, отчеты о розничных продажах, возвраты товаров от розничного покупателя. Вторая — регистры накопления («Продажи», «Товары на складах», «Денежные средства в кассах ККМ»), в которые документы записывают движения при проведении.
В 1С:Розница основной рабочий список находится в разделе «Продажи → Отчеты о розничных продажах». В Управлении торговлей путь похожий: «Продажи → Отчеты о розничных продажах» либо «Казначейство → Отчеты о розничных продажах» в зависимости от версии. Аналитические отчеты собраны в разделе «Отчеты» или «Анализ».
Полезно запомнить логику: чек ККМ фиксирует факт продажи в момент расчета, а «Отчет о розничных продажах» сводит все чеки закрытой смены в один документ, который списывает товар со склада и формирует проводки. Если чеки приходят из внешней кассовой программы, отчет может создаваться автоматически при обмене.
Как создать документ «Отчет о розничных продажах»
Откройте список «Продажи → Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад (розничный магазин), кассу ККМ и период — обычно это дата закрытой кассовой смены. Если ведется учет по нескольким магазинам, важно не перепутать склад: товар спишется именно с указанного.
Табличную часть удобнее заполнять автоматически. Кнопка «Заполнить → Заполнить по продажам» (в некоторых версиях — «По данным чеков» или «По фактическим продажам») подтянет все проведенные чеки выбранной смены, свернет одинаковые товары в одну строку и посчитает количество и суммы. После заполнения проверьте итоговую сумму документа — она должна совпасть с Z-отчетом кассы за эту смену.
Если в смене были возвраты, они либо попадают в этот же документ на отдельную вкладку «Возвраты», либо оформляются документом «Возврат товаров от розничного покупателя» — зависит от конфигурации и настроек. Проведите документ и убедитесь, что в статусе нет ошибок: типовая 1С не даст провести отчет, если товара не хватает на складе при контроле остатков.
- 1Откройте «Продажи → Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, розничный склад, кассу ККМ и дату смены
- 3Нажмите «Заполнить по продажам» — чеки смены подтянутся автоматически
- 4Сверьте итоговую сумму документа с Z-отчетом кассы
- 5Проверьте вкладку возвратов, если они были в смене
- 6Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок проведения
Как сформировать аналитический отчет по розничным продажам
Для анализа используются типовые отчеты. В 1С:Розница откройте раздел «Отчеты» и выберите подходящий: «Валовая прибыль», «Анализ продаж», «Продажи по товарам», «Движение денежных средств». В Управлении торговлей аналогичные отчеты находятся в разделе «Продажи → Отчеты по продажам» или в панели «Аналитика».
После открытия отчета задайте период и настройте отбор. Чтобы увидеть именно розницу, добавьте отбор по типу склада «Розничный», по конкретному магазину или по кассе ККМ — иначе в отчет попадут и оптовые реализации. Кнопка «Сформировать» выводит результат, который можно сохранить в Excel или PDF через «Файл → Сохранить копию».
Если типового варианта не хватает, откройте «Еще → Изменить вариант отчета» (или «Настройки»): там меняется структура группировок, добавляются поля (продавец, час продажи, номенклатурная группа) и фильтры. Сохраненный вариант можно закрепить под своим именем, чтобы не настраивать заново.
Какой отчет выбрать
Выручка минус себестоимость по товарам и магазинам. Подходит для оценки маржинальности, но зависит от корректного расчета себестоимости.
Количество и суммы продаж в разрезе номенклатуры. Удобен для ассортиментного анализа, но не показывает прибыль.
Поступления по кассам ККМ и эквайрингу. Нужен кассиру и для сверки с банком, но не отражает товарный состав продаж.
Унифицированная форма для материально ответственного лица: приход, расход и остатки в ценах. Используется для отчетности магазина перед бухгалтерией.
Настройка отборов и группировок под задачу
Типичные рабочие отборы для розницы: период (день, неделя, месяц), магазин или склад, касса ККМ, продавец, номенклатурная группа. Для контроля кассиров полезна группировка «Кассир» или «Продавец» с выводом суммы продаж и возвратов — резкий рост возвратов у конкретного сотрудника заметен сразу.
Для анализа ассортимента сгруппируйте отчет по номенклатуре и отсортируйте по убыванию суммы продаж: сверху окажутся товары-локомотивы. Если нужна динамика, добавьте группировку по периодам — день, неделя или месяц — и получите таблицу, пригодную для графика.
Учитывайте ограничение: отчеты по регистру «Продажи» строятся по проведенным документам, поэтому непроведенные чеки и черновики в них не попадут. Если цифра кажется заниженной, сначала проверьте журнал чеков на наличие непроведенных документов, а уже потом ищите ошибку в настройках отчета.
Проверка корректности данных перед отчетом
Перед тем как формировать итоговый отчет для руководства или бухгалтерии, выполните короткую сверку. Сумма документа «Отчет о розничных продажах» за день должна совпадать с Z-отчетом кассы и с поступлением денег по кассе ККМ в отчете «Движение денежных средств». Если эквайринг подключен, безналичная часть выручки сверяется с реестром платежей банка.
Проверьте остатки: после проведения отчета о розничных продажах остаток товара на розничном складе должен уменьшиться на проданное количество. Отрицательные остатки в отчете «Остатки товаров» — признак того, что продажи проведены до оприходования товара или есть ошибки в документах поступления.
Если конфигурация обменивается данными с кассовой программой, убедитесь, что все смены загружены: незакрытая или невыгруженная смена — самая частая причина «пропавшей» выручки в отчетах.
Как проверить результат
Совпадает с Z-отчетом кассы
Разница есть — ищите непроведенные чеки или ручные правки
Уменьшились ровно на проданное количество, отрицательных позиций нет
Минусовые остатки — продажа проведена без остатка
Расходятся только на объяснимые виды оплат (эквайринг в пути, сертификаты)
Расхождение без причины — проверяйте возвраты и скидки
Все кассовые смены периода закрыты и загружены в базу
Есть незакрытые или невыгруженные смены
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространенная ошибка — ручное заполнение табличной части вместо автоматической загрузки чеков. Это приводит к расхождениям с кассой и дублированию продаж, если чеки потом загрузятся повторно. Вторая частая проблема — неверно выбранный склад: товар списывается не с того магазина, и остатки «разъезжаются» по всем точкам.
Еще одна ошибка — формирование аналитического отчета без отбора по рознице: в выборку попадают оптовые реализации, и картина розничных продаж искажается. Наконец, многие забывают про возвраты: если они оформлены отдельными документами, а отчет строится только по продажам, выручка окажется завышенной.
Когда стандартных отчетов недостаточно
Если нужны нестандартные разрезы — например, продажи по часам с разбивкой по акционным товарам или сравнение с планом продаж — используйте «Универсальный отчет» (в большинстве конфигураций: «Отчеты → Универсальный отчет») по регистру «Продажи». Он позволяет собрать произвольную структуру без доработок.
Для регулярной управленческой отчетности удобно настроить рассылку: сохраненный вариант отчета можно отправлять на почту по расписанию через механизм «Рассылка отчетов» (доступен в большинстве типовых конфигураций на БСП). Это избавляет от ежедневного ручного формирования.
Если требований существенно больше — произвольные показатели, объединение данных нескольких баз — потребуется доработка отчета на СКД или выгрузка во внешний инструмент аналитики. Такие задачи разумно поручить специалисту по 1С: ошибки в самописном запросе могут незаметно исказить управленческие цифры.
FAQ
Почему отчет по продажам не совпадает с Z-отчетом кассы?
Чаще всего причина в непроведенных или незагруженных чеках, незакрытой смене либо возвратах, оформленных отдельными документами. Проверьте журнал чеков за смену, статус загрузки данных с кассы и сравните суммы по видам оплат.
Как посмотреть продажи конкретного кассира?
Откройте отчет «Анализ продаж» или «Продажи по товарам», добавьте отбор или группировку по полю «Кассир» (в некоторых конфигурациях — «Продавец» или «Ответственный») и сформируйте отчет за нужный период. Если поле не заполняется в чеках, анализ по кассирам будет невозможен — проверьте настройки рабочего места кассира.
Можно ли сформировать отчет о розничных продажах за произвольный период?
Документ «Отчет о розничных продажах» привязан к кассовой смене или дню, но аналитические отчеты («Валовая прибыль», «Продажи») строятся за любой период — от одного дня до года. Для сводной картины за месяц используйте именно аналитические отчеты, а не список документов.
Что делать, если в отчете отрицательная прибыль по товару?
Обычно это означает, что продажа прошла при нулевой или ошибочной себестоимости — например, товар списался до проведения поступления. Проверьте хронологию документов по этой номенклатуре и выполните пересчет себестоимости штатной обработкой закрытия месяца.
Как выгрузить отчет в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл → Сохранить копию» или кнопку сохранения на панели табличного документа и выберите формат XLSX. Для регулярной выгрузки настройте сохраненный вариант отчета и рассылку — файл будет формироваться автоматически.
Чем отличается отчет о розничных продажах от товарного отчета ТОРГ-29?
«Отчет о розничных продажах» — учетный документ, списывающий товар и фиксирующий выручку. ТОРГ-29 — печатная форма для материально ответственного лица, показывающая приход, расход и остатки в ценах за период. В 1С товарный отчет формируется из раздела отчетов по складу и не заменяет документ списания.
Что важно запомнить
Документ «Отчет о розничных продажах» создается по закрытой кассовой смене и заполняется автоматически по чекам; аналитику смотрите в типовых отчетах с отбором по розничному складу. Перед использованием цифр сверьте суммы с Z-отчетом, проверьте остатки и полноту загрузки смен — большинство расхождений объясняется непроведенными чеками и неверными отборами.