Как создать отчет о розничных продажах в 1С: Управление торговлей

Отчет о розничных продажах в 1С:Управление торговлей 11 можно получить двумя принципиально разными способами: через первичный документ «Отчет о розничных продажах», который списывает товар и фиксирует выручку по кассе ККМ, и через аналитические отчеты раздела «Продажи», которые показывают статистику без создания движений по регистрам. Путаница между этими инструментами — самая частая причина ошибок у начинающих пользователей.

Документ «Отчет о розничных продажах» обязателен, если магазин работает в режиме ручного учета продаж: кассир в течение дня пробивает чеки на внешнем оборудовании или принимает оплату без фискализации в 1С, а в конце смены все продажи оформляются одним документом. Если же используется Рабочее место кассира (РМК) с подключенной онлайн-кассой, каждый чек сам создает движения, а сводный документ формируется автоматически при закрытии кассовой смены.

Аналитические отчеты («Валовая прибыль», «Анализ продаж», «Продажи по категориям») строятся на данных уже проведенных документов и нужны руководителю для оценки выручки, маржи и динамики. Ниже разберем оба сценария: как оформить первичный документ, как настроить аналитический отчет и как проверить, что данные сошлись.

Различие между документом и аналитическим отчетом

Прежде чем что-то формировать, определите задачу. Документ «Отчет о розничных продажах» — это учетный инструмент: он делает проводки, списывает товарные запасы со склада, привязанного к кассе ККМ, отражает поступление наличной и безналичной выручки, учитывает оплату подарочными сертификатами и возвраты. Без него при ручном режиме складские остатки не уменьшатся, а выручка не попадет в учет.

Аналитический отчет — это только просмотр данных. Он не создает проводок и не изменяет остатки, а лишь группирует и суммирует то, что уже зафиксировано документами. Если в базе нет проведенных документов о розничных продажах, аналитический отчет покажет пустой результат, как бы правильно вы его ни настроили.

Создание документа «Отчет о розничных продажах» вручную

Откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Отчеты о розничных продажах». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и кассу ККМ — от выбора кассы зависит, с какого склада будет списан товар и в какую кассу попадет наличная выручка. Проверьте, что склад кассы ККМ заполнен в карточке кассы, иначе программа не сможет подобрать остатки.

На закладке «Товары» добавьте проданные позиции: вручную через подбор, по штрихкоду сканером или кнопкой «Заполнить → Заполнить по остаткам», если требуется списать весь остаток точки. Укажите количество и цены — по умолчанию подтягивается розничный вид цен, назначенный магазину. На закладке «Оплата» распределите выручку между наличными, платежными картами и сертификатами: суммы оплат должны сойтись с суммой по товарам.

Проведите документ. Признак корректного результата — документ проводится без сообщений о нехватке товара, а в карточке склада кассы ККМ остатки уменьшились на проданное количество. Если программа сообщает об отрицательных остатках, сначала проверьте, была ли оформлена приходная накладная или перемещение на розничный склад до продажи.

1. 1
   Откройте «Продажи → Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и кассу ККМ, проверьте склад
3. 3
   Заполните таблицу «Товары» вручную, сканером или по остаткам
4. 4
   На закладке «Оплата» распределите выручку по видам оплаты
5. 5
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок по остаткам

Автоматическое формирование при работе через РМК

Если магазин продает через Рабочее место кассира, каждый пробитый чек ККМ уже создает движения по товарам и оплатам. Отдельный документ на каждый чек в журнале продаж не нужен. В конце смены кассир выполняет «Закрытие кассовой смены» — программа формирует документ «Отчет о розничных продажах» автоматически, собирая в него все чеки смены, и создает приходный кассовый ордер на наличную выручку.

Настройка режима выполняется в карточке кассы ККМ: флаг «Автоматическое формирование отчета о розничных продажах при закрытии смены» должен быть установлен. Проверьте также, что в настройках РМК корректно указаны эквайринговые терминалы, иначе безналичная оплата не распределится правильно.

Если автоматический документ не появился, откройте журнал чеков ККМ и проверьте их статусы. Непроведенные или отложенные чеки, а также чеки с ошибками фискализации блокируют закрытие смены. Такие чеки нужно либо провести, либо удалить с оформлением корректного возврата.

Аналитические отчеты по розничным продажам

Для анализа перейдите в «Продажи → Отчеты по продажам». Наиболее востребованные варианты: «Валовая прибыль предприятия» (выручка и себестоимость), «Анализ продаж» (динамика по периодам и номенклатуре), «Оценка рентабельности продаж». Чтобы увидеть именно розницу, откройте настройки отчета (кнопка «Настройки» или «Еще → Изменить вариант») и добавьте отбор по полю «Тип продажи» со значением «Розничная продажа» либо отбор по складу с типом «Розничный магазин».

В отчетах на СКД (системе компоновки данных) можно менять группировки: по магазинам, кассирам, товарам, дням. Период задается в шапке отчета; для сравнения смен удобна группировка по дням. Сформированный вариант можно сохранить через «Еще → Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать отборы заново.

Сверка выручки с Z-отчетом

Контрольная практика — ежедневное сравнение суммы документа (или аналитического отчета за день) с показаниями Z-отчета фискального регистратора. Расхождение означает, что часть чеков не загрузилась, чек был аннулирован вне 1С или кассир работал в автономном режиме. Найдите разницу по журналу чеков до закрытия смены, а не после.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки склада кассы ККМ после проведения

Норма

Остатки уменьшились ровно на проданное количество, отрицательных позиций нет

Тревожный признак

Ошибки проведения или минусовые остатки — товар не был оприходован на розничный склад

Сумма выручки за день

Норма

Совпадает с Z-отчетом кассы по наличным и безналу

Тревожный признак

Расхождение — есть незагруженные или отложенные чеки

Виды оплат в документе

Норма

Сумма оплат равна сумме по товарам

Тревожный признак

Разница — не распределена оплата картой или сертификатом

Настройка собственного варианта отчета

Стандартные варианты не всегда показывают нужный разрез. В режиме настройки отчета перейдите на расширенный вид («Еще → Изменить вариант → Расширенная настройка») и добавьте нужные поля: кассир, магазин, способ оплаты. На закладке «Отбор» зафиксируйте условия, на закладке «Поля» — состав колонок, на закладке «Сортировка» — порядок строк.

Если типовых полей не хватает (например, нужен отчет по часам продаж или по конкретному дополнительному реквизиту), потребуется доработка запроса отчета программистом через консоль СКД. Это уже задача для специалиста: самостоятельное изменение типового отчета в конфигураторе усложнит последующие обновления.

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы связаны не с самим отчетом, а с состоянием данных. Отрицательные остатки возникают, когда продажа оформлена раньше поступления по времени или товар перемещен не на тот склад. Не совпадает выручка — ищите отложенные чеки и незакрытые смены. Пустой аналитический отчет — проверьте период, отборы и то, что документы проведены.

Учтите ограничение: документ «Отчет о розничных продажах» не заменяет фискальные документы. Каждая продажа конечному покупателю должна быть оформлена кассовым чеком в соответствии с требованиями к применению ККТ; сводный документ в 1С лишь отражает эти продажи в учете.

Частые вопросы

Где найти отчет о розничных продажах в 1С:УТ 11?

Журнал документов находится в разделе «Продажи → Отчеты о розничных продажах». Аналитические отчеты — в «Продажи → Отчеты по продажам». Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя и включенную функциональность розничных продаж в настройках раздела «НСИ и администрирование».

Почему отчет не проводится из-за нехватки товара?

На складе, привязанном к кассе ККМ, нет достаточного остатка на момент проведения. Оформите или перепроведите документы поступления и перемещения на розничный склад, соблюдая хронологию: сначала приход, затем продажа. Отчет «Остатки товаров на складах» поможет увидеть текущее положение.

Нужно ли создавать документ вручную, если работает РМК?

Нет. При работе через Рабочее место кассира каждый чек сам делает движения, а сводный отчет о розничных продажах формируется автоматически при закрытии кассовой смены. Ручное создание нужно только при учете продаж без РМК.

Как увидеть продажи по конкретному кассиру?

Откройте аналитический отчет по продажам, в настройках варианта добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» (или «Менеджер» — зависит от отчета) и сохраните вариант. В документе отчета о розничных продажах кассир указывается в шапке, поэтому данные для такой группировки есть.

Выручка в 1С не совпадает с Z-отчетом. Что делать?

Проверьте журнал чеков ККМ: отложенные, непроведенные и ошибочные чеки не попадают в итоги. Также сравните распределение оплат — расхождение часто возникает из-за безнала, не привязанного к эквайринговой операции. Исправляйте до закрытия смены.

Можно ли сформировать отчет за прошлый месяц?

Аналитический отчет — да, просто задайте нужный период. А вот создавать или перепроводить первичные документы в закрытом периоде следует только по согласованию с бухгалтерией, так как это изменит остатки, выручку и данные регламентированной отчетности.