Как скачать КУДиР из 1С 8

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учёта для организаций и ИП на упрощённой системе налогообложения, а также для ИП на патенте и общем режиме (в части учёта доходов). В программах 1С 8 книга формируется автоматически на основе введённых документов, и задача пользователя — правильно её сформировать, проверить и выгрузить в нужном формате: на печать, в Excel, PDF или в виде электронного документа для сдачи по требованию ФНС.

Способ выгрузки зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» КУДиР формируется как регламентированный отчёт, в «1С:Управление нашей фирмой» — через раздел отчётов по налогам, а в «1С:Комплексная автоматизация» и ERP — через отчёты по налогам и взносам. Принцип везде одинаковый: сначала выполняются регламентные операции закрытия периода, затем отчёт формируется за нужный период и сохраняется кнопкой выгрузки.

Важно понимать, что КУДиР не сдаётся в налоговую инспекцию в обычном порядке — её предъявляют только по требованию ФНС при проверке. Однако вести книгу нужно непрерывно: при отсутствии заполненной КУДиР налогоплательщику грозит штраф по статье 120 НК РФ. Поэтому выгружать и сохранять книгу рекомендуется ежеквартально, даже если требования от инспекции не поступало.

Где находится КУДиР в разных конфигурациях 1С 8

Путь к отчёту зависит от конфигурации и её редакции. В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) книга находится в разделе «Отчёты» в подразделе «УСН» — пункт «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». Для ИП на общем режиме используется отдельный отчёт «Книга учёта доходов и расходов (ИП)» в том же разделе отчётов. Если организация применяет патентную систему, книга доходов по патенту формируется в подразделе «ПСН».

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) отчёт расположен в разделе «Деньги» или «Отчёты» — пункт «Книга учёта доходов и расходов». В «1С:Комплексная автоматизация» и ERP книга вызывается через «Налоги и взносы → Отчёты по налогам» либо через общий список отчётов поиском по слову «книга». Если вы не находите отчёт в меню, воспользуйтесь строкой поиска в разделе «Все отчёты» (в бухгалтерии — «Отчёты → Все отчёты»).

Подготовка данных перед формированием книги

КУДиР заполняется автоматически из проведённых документов, поэтому перед формированием нужно убедиться в полноте данных. Проверьте, что за период введены все поступления на расчётный счёт и в кассу, зарегистрированы расходы, принимаемые при УСН (оплаченные и реализованные по товарам, оплаченные по услугам), а также проведены документы «Запись книги доходов и расходов», если часть операций вносилась вручную.

Если выгружаете книгу за год или квартал, предварительно выполните регламентную операцию «Закрытие месяца» за последний месяц периода — в 1С:Бухгалтерии именно она формирует часть записей по признанию расходов (например, списание стоимости товаров в расходы по мере реализации). Без закрытия месяца книга может сформироваться с неполными расходами, и суммы не сойдутся с декларацией по УСН.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Закрытие месяца за последний месяц периода

Норма

Все регламентные операции выполнены, отмечены зелёным

Тревожный признак

Операция «Признание расходов при УСН» не выполнена или с ошибкой

Остатки по кассе и банку

Норма

Совпадают с банковскими выписками

Тревожный признак

Есть непроведённые или незагруженные выписки

Декларация по УСН за прошлый год

Норма

Налоговая база совпадает с КУДиР прошлого года

Тревожный признак

Расхождения — значит, книга формировалась до закрытия периода

Как сформировать КУДиР: пошаговый порядок

Откройте отчёт «Книга учёта доходов и расходов» по пути, описанному выше. В шапке отчёта укажите период формирования — обычно это налоговый период (календарный год) или квартал, если книга нужна для промежуточной проверки. Организация подставляется автоматически; если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, выберите нужную вручную.

Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табличный документ в утверждённой форме: титульный лист и разделы I (доходы и расходы), II (расчёт расходов на основные средства — при объекте «доходы минус расходы») и III (убытки прошлых лет). Формирование за год в большой базе может занять от нескольких секунд до нескольких минут — не закрывайте окно до завершения.

1. 1
   Откройте «Отчёты → УСН → Книга учёта доходов и расходов» (в бухгалтерии) или аналогичный пункт в вашей конфигурации
2. 2
   Укажите организацию и период — год или квартал
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа
4. 4
   Проверьте итоговые суммы доходов и расходов — сравните с декларацией или оборотно-сальдовой ведомостью
5. 5
   Сохраните результат кнопкой «Сохранить» / «Файл → Сохранить как» в нужном формате

Как сохранить и скачать книгу в Excel, PDF или на печать

После формирования КУДиР отображается как табличный документ. Чтобы скачать её из программы, используйте меню «Файл → Сохранить как» (в тонком клиенте и веб-клиенте — кнопка с дискетой или пункт «Сохранить копию»). В диалоге выберите формат: «Лист Excel» (.xlsx) для дальнейшей обработки, «Документ PDF» для передачи контрагентам или архива, «Табличный документ» (.mxl) для хранения в формате 1С с возможностью повторного открытия.

Для печати нажмите «Файл → Печать» или кнопку принтера. Перед распечаткой проверьте настройки страницы: книга должна печататься с нумерацией страниц, поскольку при прошивке бумажной книги листы нумеруются, а на последней странице указывается их количество. Имейте в виду: обязанность прошивать и заверять КУДиР в налоговой инспекции отменена — книгу просто хранят у себя и предъявляют по требованию.

Выбор формата выгрузки

Excel (.xlsx)

Подходит для проверки и анализа данных, сверки с выписками. Ограничение: файл легко отредактировать, поэтому для архива это не первичный документ

PDF

Оптимален для хранения и передачи: сохраняет вид документа, защищён от случайных правок. Неудобен для обработки данных

MXL (табличный документ 1С)

Открывается только в 1С, но сохраняет форму полностью. Подходит для внутреннего архива базы

Электронная выгрузка XML

Нужна при ответе на требование ФНС в электронном виде; формируется из раздела регламентированных отчётов, а не из печатной формы

Выгрузка КУДиР для предоставления в ФНС

Если книгу запросила налоговая инспекция в рамках камеральной или выездной проверки, простой печатной формы может быть недостаточно — при электронном документообороте ФНС ожидает файл установленного формата. В 1С:Бухгалтерии электронная версия КУДиР формируется через «Отчёты → Регламентированные отчёты → Создать» либо через рабочее место ответов на требования: «Отчётность, справки → Требования и уведомления».

При ответе на требование через 1С-Отчетность программа сама предложит сформировать книгу в формате XML, подписать электронной подписью и отправить. Самостоятельно «переименовывать» PDF в XML или выгружать книгу из печатной формы в файл для сдачи нельзя — формат не совпадёт с утверждённым, и файл не пройдёт форматный контроль.

Типичные ошибки при выгрузке КУДиР

Самая частая проблема — книга формируется пустой или с неполными суммами. Причины: не выполнено закрытие месяца, в учётной политике неверно указана система налогообложения или дата перехода на УСН, документы оплаты не проведены либо проведены за другой период. Вторая типичная ситуация — расходы в книге меньше ожидаемых: при УСН расход признаётся только при выполнении всех условий (оплата поставщику, а для товаров — ещё и реализация), поэтому часть затрат попадает в книгу позже.

Ещё одна ошибка — выгрузка книги до окончательной сверки, после чего данные в базе меняются, а сохранённый файл устаревает. Если вы отправили КУДиР в ФНС или контрагенту, зафиксируйте состояние базы: сохраните копию файла с датой формирования в имени и не перепроводите документы периода без необходимости.

Удобно завести папку по годам и сохранять КУДиР сразу в двух видах: PDF для просмотра и mxl или xlsx для сверки. Имя файла вида «КУДиР_ООО Ромашка_2026» избавит от путаницы, когда книга понадобится через год или два.

Частые вопросы о выгрузке КУДиР из 1С

Почему КУДиР формируется пустой, хотя документы в базе есть?

Чаще всего причина в том, что не выполнена регламентная операция закрытия месяца или в учётной политике не указана система налогообложения УСН/ПСН. Также проверьте, что документы проведены именно по выбранной организации и попадают в указанный период. Если книгу открывает ИП на ОСНО, нужен отдельный отчёт «Книга учёта доходов и расходов (ИП)».

Можно ли скачать КУДиР из 1С в веб-браузере (тонкий/веб-клиент)?

Да. В веб-клиенте после формирования табличного документа доступна кнопка «Сохранить» в панели инструментов отчёта — файл скачивается через браузер в выбранном формате (xlsx, pdf, mxl). Функциональность не отличается от толстого клиента.

Нужно ли заверять КУДиР в налоговой инспекции?

Нет. Обязанность прошивать книгу и заверять её подписью инспектора отменена. КУДиР ведётся и хранится у налогоплательщика, а в ФНС предъявляется только по требованию — в бумажном виде или в электронном формате при электронном документообороте.

Чем отличается выгрузка КУДиР из печатной формы и из регламентированных отчётов?

Печатная форма даёт табличный документ для просмотра, печати и сохранения в Excel/PDF. Регламентированный отчёт формирует файл в утверждённом электронном формате (XML), который принимает ФНС при ответе на требование. Для сдачи в инспекцию используйте именно второй вариант.

Как выгрузить КУДиР, если организация совмещает УСН и патент?

Формируются две отдельные книги: КУДиР по УСН и книга доходов по патенту (ПСН). В 1С:Бухгалтерии они находятся в разных подразделах меню «Отчёты» — «УСН» и «ПСН». Каждая книга выгружается отдельно, доходы между ними делить вручную не нужно — программа разносит их по документам автоматически.

Можно ли сформировать КУДиР за прошлый год, если база уже обновлена?

Да, отчёт формируется за любой период, за который в базе есть данные. Учтите только, что книга строится по текущему состоянию документов: если записи прошлого года после сдачи отчётности редактировались, сформированная сейчас книга может отличаться от той, что была выгружена ранее. В таком случае сверьте её с сохранённой копией.