Отчеты и Аналитика · 10 мин
Ведомость остатков основных средств в 1С 8.3: как сформировать и проверить
Пошаговая инструкция, как сформировать ведомость остатков основных средств в 1С 8.3: настройки отчёта, инвентарная ведомость ИНВ-1, проверка данных и типичные ошибки.
Учёт основных средств в конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) ведётся на счёте 01 «Основные средства», а аналитика хранится в регистрах сведений и накоплений. Поэтому ведомость остатков ОС можно получить двумя способами: стандартным отчётом по счёту с группировкой по объектам или специализированной инвентарной ведомостью ИНВ-1, которая формируется из документа инвентаризации.
Выбор способа зависит от цели. Для оперативного контроля остатков на дату достаточно оборотно-сальдовой ведомости по счёту 01 или отчёта «Ведомость амортизации ОС». Для инвентаризации, отчёта перед аудитом или передачи данных комиссии нужна унифицированная форма ИНВ-1 с подписями членов комиссии. Ниже разобраны оба сценария, настройки отборов и способы проверить, что цифры сошлись.
Какие данные должны быть в базе до формирования ведомости
Ведомость остатков строится по данным учёта, поэтому сначала убедитесь, что все документы по ОС проведены: поступления, принятия к учёту, перемещения, модернизации и выбытия. Непроведённый документ «Принятие к учёту ОС» означает, что объект не попадёт ни на счёт 01, ни в регистры — и ведомость его не покажет.
Второе условие — заполненные карточки основных средств в справочнике «Основные средства». В карточке должны быть указаны инвентарный номер, заводской номер, дата выпуска и группа учёта. Если инвентарный номер пуст, ведомость сформируется, но строка будет неинформативной, а для ИНВ-1 это критично: пустой номер делает документ непригодным для инвентаризационной комиссии.
Третье — закрытие месяца по операциям амортизации, если ведомость должна показывать не только первоначальную, но и остаточную стоимость. Амортизация начисляется регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» в составе закрытия месяца. Без неё остаточная стоимость будет завышена.
Способ 1: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01
Самый быстрый способ увидеть остатки ОС — стандартная оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В поле «Счёт» укажите 01, задайте период и организацию, затем нажмите «Сформировать».
Чтобы ведомость показывала каждый объект отдельной строкой, откройте «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» проверьте, что включена аналитика «Основные средства». При необходимости добавьте «Подразделения» — тогда остатки будут разбиты по местам нахождения объектов. На вкладке «Показатели» можно включить вывод данных налогового учёта, если нужно сопоставить БУ и НУ.
Результат — таблица с сальдо на начало, оборотами и сальдо на конец периода по каждому объекту. Это удобно для сверки, но форма не унифицированная: подписать её у комиссии или приложить к аудиторскому запросу как официальный документ не получится.
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт 01, период и организацию
- 3В настройках на вкладке «Группировка» включите «Основные средства» и при необходимости «Подразделения»
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что каждый объект выведен отдельной строкой
- 5Сохраните настройки через «Ещё» → «Сохранить настройки», чтобы не настраивать отчёт повторно
Способ 2: отчёт «Ведомость амортизации ОС»
Если нужна не только первоначальная стоимость, но и накопленная амортизация с остаточной стоимостью, используйте отчёт «Ведомость амортизации ОС» (раздел «ОС и НМА» → «Отчёты» → «Ведомость амортизации ОС»; в некоторых релизах — «Отчёты» → «Ведомость амортизации ОС»). Отчёт показывает по каждому объекту первоначальную стоимость, сумму начисленной амортизации за период, накопленную амортизацию и остаточную стоимость на конец периода.
Этот отчёт удобен для ежемесячного контроля: по нему видно, какие объекты полностью самортизированы, а какие ещё числятся с остаточной стоимостью. Объекты с нулевой остаточной стоимостью, но продолжающие эксплуатироваться, в ведомости остаются — это нормально, они учитываются на счёте 01 до момента выбытия.
Ограничение способа: отчёт работает только по объектам, принятым к учёту как ОС. Арендованные объекты на забалансовом счёте 001 в него не попадают — для них формируйте отдельную ОСВ по счёту 001.
Способ 3: инвентарная ведомость ИНВ-1 через документ «Инвентаризация ОС»
Для официальной инвентаризации создайте документ «Инвентаризация ОС» (раздел «ОС и НМА» → «Инвентаризация ОС»). В шапке укажите организацию, подразделение и дату. Затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам в учёте» — табличная часть заполнится всеми объектами, числящимися за выбранным подразделением на дату документа.
После заполнения сверьте фактическое наличие с учётными данными и при расхождениях скорректируйте колонки «Фактическое наличие» и «Стоимость фактическая». Затем по кнопке «Печать» выберите «Инвентаризационная опись ОС (ИНВ-1)». Форма выведется с инвентарными номерами, паспортными данными объектов и графами для результатов инвентаризации.
Если по итогам инвентаризации выявлены излишки или недостачи, на их основании создаются документы «Принятие к учёту ОС» (для излишков) и «Списание ОС» (для недостач). Сама ведомость ИНВ-1 проводок не формирует — она только фиксирует факт сверки.
Отборы и настройки для нестандартных задач
Часто ведомость нужна не по всей организации, а по конкретному подразделению, материально ответственному лицу или группе ОС. В ОСВ по счёту это делается на вкладке «Отбор»: добавьте условие «Подразделение = ...» или «Основные средства в группе ...» (для отбора по папке справочника выберите вид сравнения «В группе»).
В документе «Инвентаризация ОС» отбор задаётся самим документом: подразделение указывается в шапке, а лишние строки после автозаполнения можно удалить вручную или отобрать через «Заполнить» → «По списку ОС». Учтите, что МОЛ в бухгалтерском учёте не является разрезом счёта 01 — отбор по конкретному сотруднику возможен только если местонахождение и МОЛ зафиксированы в документах перемещения и отражены в регистре «Местонахождение ОС».
Для сохранения наборов настроек используйте варианты отчётов: «Ещё» → «Сохранить настройки» или «Сохранить вариант отчёта». Это избавляет от повторной настройки при ежемесячном формировании.
Сравнение способов
Быстро, гибкие отборы, но форма не унифицирована — не подходит как официальный документ для комиссии.
Показывает остаточную стоимость и износ; подходит для ежемесячного контроля, но без инвентарных реквизитов в полном объёме.
Унифицированная форма с подписями; обязательна для документального оформления инвентаризации, но требует создания документа.
Проверка результата и сверка с Главной книгой
После формирования ведомости сверьте итог с данными оборотно-сальдовой ведомости по счёту 01 в целом: сумма по колонке первоначальной стоимости должна совпасть с сальдо счёта 01 на ту же дату. Если ведомость амортизации — сумма остаточной стоимости должна равняться разности сальдо счетов 01 и 02.
Расхождение обычно означает одно из трёх: есть непроведённые документы по ОС, амортизация за последний месяц не начислена, либо в отчёте стоит отбор, о котором забыли (например, по подразделению). Проверяйте в этом порядке — причина почти всегда находится на первом или втором шаге.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки на одну и ту же дату
Разница есть — ищите непроведённые документы или лишний отбор
Равна сальдо 01 минус сальдо 02 по каждому объекту
Объект с остаточной стоимостью, но без движения амортизации — проверьте закрытие месяца
Каждый объект с инвентарным номером, один раз
Пустые номера или дубли объектов — ошибки в карточках справочника
Типичные ошибки при формировании ведомости
Наиболее частая ошибка — формирование ведомости до закрытия месяца и последующее удивление «неправильной» остаточной стоимости. Вторая — забытый отбор по подразделению или организации в базе с несколькими юрлицами, из-за чего в отчёт попадают чужие объекты.
Третья типичная ситуация — объекты «потерялись» после перемещения между подразделениями. Это происходит, когда перемещение оформлено не документом «Перемещение ОС», а ручной операцией: регистр местонахождения не обновляется, и ведомость по подразделениям показывает объект в старом месте.
Частые вопросы
Можно ли сформировать ведомость остатков ОС на прошлую дату?
Да. Все перечисленные отчёты строятся на любую дату в пределах периода, за который есть проведённые документы. Укажите нужную дату окончания периода — ведомость покажет остатки на её конец. Если после этой даты документы перепроводились, данные могут отличаться от ранее распечатанных.
Почему в ведомости нет части объектов?
Проверьте три причины: документ принятия к учёту не проведён, объект выбыл до даты формирования, либо в настройках отчёта стоит отбор по подразделению или группе, в которую объект не входит. Также убедитесь, что объект учитывается именно как ОС, а не как МПЗ или оборудование к установке на счёте 07.
Как вывести ведомость по конкретному материально ответственному лицу?
Напрямую по счёту 01 отбор по МОЛ невозможен — это не субконто счёта. Используйте документ «Инвентаризация ОС» с заполнением по подразделению, где закреплено МОЛ, либо отчёт по регистру «Местонахождение ОС», если он доступен в вашей конфигурации.
Чем отличается ИНВ-1 от ИНВ-18?
ИНВ-1 — инвентаризационная опись, фиксирующая учётные и фактические данные по объектам. ИНВ-18 — сличительная ведомость, которая оформляется только по объектам, где выявлены расхождения (излишки или недостачи). Сначала формируется ИНВ-1, затем при наличии расхождений — ИНВ-18.
Нужно ли формировать ведомость по забалансовым ОС?
Арендованные и полученные в ответственное хранение объекты учитываются на счёте 001 и в стандартную ведомость по счёту 01 не попадают. Для них формируйте отдельную ОСВ по счёту 001 с группировкой по контрагентам и объектам — это важно при инвентаризации арендованного имущества.
Можно ли выгрузить ведомость в Excel?
Да, любой табличный отчёт 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить» в формате MXL, Excel (XLSX) или PDF. Перед выгрузкой убедитесь, что отчёт сформирован полностью — несформированные области выгружаются пустыми.
Что важно запомнить
Для оперативной сверки используйте ОСВ по счёту 01 или ведомость амортизации ОС, для официальной инвентаризации — документ «Инвентаризация ОС» с печатью ИНВ-1. Перед формированием проведите все документы и закройте месяц, после — сверьте итог ведомости с сальдо счёта 01.