Как сформировать реестр закупок в 1С

Реестр закупок — это сводный список документов приобретения товаров и услуг за выбранный период: поступлений, заказов поставщикам, счетов на оплату. В 1С такой реестр формируется штатными средствами без доработок — через стандартные отчёты с настройкой отбора и группировки. Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» набор отчётов различается, но логика построения одинаковая.

Чаще всего реестр закупок нужен для трёх задач: сверка с поставщиками и контроль оплат, подготовка данных для бюджета и казначейства, а также отчётность по 44-ФЗ и 223-ФЗ для организаций, ведущих госзакупки. От цели зависит, какие колонки включать в реестр и как группировать строки — по контрагентам, номенклатуре, договорам или статьям расходов.

Ниже разобран практический порядок формирования реестра: от выбора подходящего отчёта до настройки колонок, печати и выгрузки в Excel. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на управляемых формах; если у вас сильно доработанная или отраслевая конфигурация, названия команд могут отличаться.

Определите, какой именно реестр вам нужен

Под словом «реестр закупок» в разных компаниях понимают разные документы. Прежде чем открывать отчёт, зафиксируйте требования: какой период, какие виды документов входят в реестр, нужны ли суммы с НДС или без, требуется ли детализация до номенклатуры или достаточно строк по контрагентам.

Типовые варианты реестров:

• Реестр документов поступления — список накладных и актов за период с номерами, датами, контрагентами и суммами.
• Реестр заказов поставщикам — перечень заказов со статусами исполнения и суммами.
• Реестр платежей поставщикам — список оплат по закупкам для казначейства.
• Реестр закупок по 223-ФЗ/44-ФЗ — отчёт с кодами ОКПД2, способами закупки и ценами договоров; формируется в специализированных решениях или через доработку.

Если реестр нужен для бухгалтерской сверки, обычно достаточно реестра документов поступления. Если — для планово-экономического отдела, понадобится аналитический отчёт с группировкой по статьям расходов или подразделениям.

Найдите подходящий стандартный отчёт

В типовых конфигурациях 1С есть несколько отчётов, на базе которых строится реестр закупок. Откройте раздел «Закупки» (в УНФ — «Закупки и поставщики») и посмотрите список отчётов, либо воспользуйтесь поиском по команде «Все отчёты».

Универсальный вариант, который есть почти везде, — «Реестр документов». Он выводит список документов выбранного вида за период с возможностью отбора по организации и контрагенту. Для простого реестра накладных этого достаточно.

Если нужен реестр с аналитикой (по статьям расходов, проектам, номенклатуре), выбирайте отчёты на базе СКД — «Анализ закупок», «Ведомость по закупкам»: в них доступна произвольная настройка группировок и полей.

Настройте период и отборы

Откройте выбранный отчёт и задайте период формирования. Для ежемесячного реестра используйте стандартный период «Месяц» или введите даты вручную — от этого зависит корректность итогов. Если реестр формируется по нескольким организациям, проверьте, что в отбор включены все нужные юрлица, иначе часть документов «потеряется».

Основные отборы, которые стоит настроить:

• Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
• Контрагент или группа контрагентов — для реестра по конкретному поставщику.
• Статус/состояние документа — обычно в реестр включают только проведённые документы; черновики и помеченные на удаление исключают.
• Договор, подразделение, склад — при необходимости детализации по направлениям.

Проверьте, что отбор не слишком узкий: частая ошибка — оставшийся с прошлого раза фильтр по контрагенту, из-за которого реестр формируется неполным. Перед формированием итогового реестра сбросьте лишние отборы или сравните количество строк с ожидаемым.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» и выберите отчёт «Реестр документов» или «Анализ закупок»
2. 2
   Задайте период формирования и снимите лишние отборы
3. 3
   Добавьте отбор по организации и при необходимости по контрагенту или договору
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте количество строк и итоговую сумму
5. 5
   Настройте колонки и группировку, сохраните вариант отчёта
6. 6
   Выгрузите реестр в Excel или отправьте на печать

Настройте колонки и группировку

В отчётах на СКД (кнопка «Настройки» → «Расширенные настройки» или «Настройка отчёта») можно менять состав полей и структуру группировок. Для классического реестра закупок обычно нужны колонки: дата, номер документа, контрагент, договор, сумма, сумма НДС, состояние оплаты.

Группировку выбирайте по назначению реестра. Для сверки с поставщиками группируйте по контрагентам, внутри — по документам. Для бюджетного контроля — по статьям расходов или подразделениям. Для реестра по 223-ФЗ потребуется группировка по способу закупки и коду ОКПД2 — эти поля есть только в профильных решениях или добавляются доработкой.

После настройки сохраните вариант отчёта командой «Сохранить вариант» и дайте ему понятное имя, например «Реестр закупок за месяц — по контрагентам». Тогда в следующий раз реестр сформируется в два клика: выбрали вариант, поменяли период, сформировали. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть права на публикацию вариантов отчётов.

Если реестр формируется регулярно, добавьте сохранённый вариант в «Избранное» или на начальную страницу раздела «Закупки». Это исключит случайное формирование по чужому или устаревшему варианту настройки.

Проверьте корректность данных перед выгрузкой

Реестр, в котором не хватает документов или задвоены суммы, придётся переделывать. Перед выгрузкой выполните контрольную сверку: сравните итоговую сумму реестра с оборотами по счёту 60.01 (в бухгалтерских отчётах) или с отчётом «Взаиморасчёты с поставщиками». Расхождение указывает на непроведённые документы, неверный период или лишний отбор.

Обратите внимание на типичные источники расхождений:

• Документы, созданные, но не проведённые — они не попадают в реестр и в обороты.
• Документы, проведённые задним числом после формирования реестра, — период нужно переформировать.
• Корректировки и возвраты поставщику — проверьте, должны ли они уменьшать реестр или выводиться отдельным блоком.
• Разные валюты документов — убедитесь, что итог выводится в валюте учёта, а не смешивает суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма реестра

Норма

Совпадает с оборотами по закупкам за период

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые документы или лишний отбор

Количество строк

Норма

Соответствует числу документов в журнале за период

Тревожный признак

Строк меньше — проверьте фильтры по статусу и организации

Группировка и колонки

Норма

Все требуемые поля заполнены, итоги по группам сходятся

Тревожный признак

Пустые колонки договора или статьи — данные не заполнены в документах

Выгрузите реестр в Excel или на печать

Сформированный отчёт сохраняется через меню «Ещё» → «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как». Выберите формат XLSX — в Excel реестр можно дополнительно фильтровать, сортировать и дополнять. Для передачи в другие системы подойдёт формат CSV или табличный документ MXL.

Для печати используйте команду «Печать» с предварительным просмотром. Если реестр длинный, включите сквозные заголовки колонок на каждой странице и альбомную ориентацию при большом числе колонок. Подписной блок (ответственный, дата формирования) при необходимости добавляется доработкой печатной формы или вручную в Excel.

Если реестр нужно отправлять регулярно, настройте рассылку отчётов (в конфигурациях на БСП — раздел «Администрирование» → «Рассылка отчётов»): система сама сформирует реестр по расписанию и отправит файлом на почту получателям.

Когда стандартного отчёта недостаточно

Типовые отчёты закрывают большинство задач, но есть сценарии, где нужна доработка: реестр закупок по 223-ФЗ с плановыми и фактическими показателями, реестр с нестандартными колонками (например, номер входящего документа поставщика в отдельном формате), консолидация закупок нескольких баз.

В простых случаях обойдитесь без программирования: выгрузите стандартный реестр в Excel и доведите его формулами и сводными таблицами. Если требования стабильны и реестр формируется часто, закажите внешний отчёт у специалиста по 1С — это дешевле, чем ручная доработка каждый месяц, и не требует изменения конфигурации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен простой список накладных за периодИспользуйте «Реестр документов» с отбором по виду документа

Нужна аналитика по статьям, проектам или номенклатуреНастройте отчёт «Анализ закупок» или «Ведомость по закупкам» с нужной группировкой

Реестр требуется для отчётности по 223-ФЗ/44-ФЗПроверьте наличие профильного модуля или планируйте доработку — типовых полей не хватит

Реестр формируется ежемесячно по одним правиламСохраните вариант отчёта и настройте рассылку по расписанию

Частые вопросы о формировании реестра закупок в 1С

Можно ли сформировать реестр закупок без прав администратора?

Да. Формирование и настройка отчётов доступна обычному пользователю с правами на раздел «Закупки». Права администратора нужны только для публикации варианта отчёта другим пользователям и настройки рассылки.

Почему в реестр не попал документ поступления?

Чаще всего документ не проведён, проведён за пределами выбранного периода, относится к другой организации или отсекается действующим отбором. Проверьте статус документа в журнале и сбросьте лишние фильтры в настройках отчёта.

Как вывести в реестр номер и дату входящего документа поставщика?

В отчётах на СКД добавьте в настройках поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» из списка доступных полей. Если таких полей нет в конкретном отчёте — используйте «Реестр документов», где они обычно присутствуют.

Как сделать, чтобы реестр формировался автоматически каждый месяц?

Сохраните вариант отчёта с нужными настройками и настройте рассылку отчётов: «Администрирование» → «Рассылка отчётов», укажите вариант, расписание (например, первое число месяца) и получателей. Период задайте как стандартный — «Прошлый месяц».

Чем отличается реестр закупок от плана закупок?

Реестр отражает фактические закупки — проведённые документы за период. План закупок — это прогнозный документ, который в 1С ведётся отдельно (в ERP и КА есть подсистема планирования закупок). Для отчётности по 223-ФЗ нужны оба.

Можно ли объединить в один реестр закупки нескольких баз 1С?

Штатно — нет, отчёт работает только внутри одной информационной базы. Практический вариант: выгрузить реестр из каждой базы в Excel и свести их вручную или через Power Query. Для регулярной консолидации рассмотрите обмен данными или внешний отчёт, подключающийся к нескольким базам.