Как сформировать среднесписочную численность в 1С:ЗУП

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из обязательных показателей, который организация сдаёт в налоговую инспекцию и фонды, а также использует для определения права на льготы и спецрежимы. В 1С:Зарплата и управление персоналом этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, поэтому главная задача пользователя — корректно вести учёт и знать, где взять готовый отчёт и как его проверить.

Ошибки в среднесписочной обычно возникают не из-за самого отчёта, а из-за некорректных данных: неоформленных увольнений, сотрудников с незаполненным графиком работы, дублей физических лиц. Поэтому формирование ССЧ стоит рассматривать как двухэтапную процедуру: сначала подготовка и проверка кадровых данных, затем построение отчёта и сверка результата.

Что учитывается при расчёте среднесписочной численности

Среднесписочная численность считается по правилам, установленным указаниями Росстата: в расчёт включаются сотрудники, работающие по трудовому договору, в том числе временные и сезонные, а также находящиеся в командировках, на больничном и в отпусках. Не включаются внешние совместители, лица по договорам ГПХ, а также сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

1С:ЗУП учитывает эти правила автоматически: программа анализирует вид занятости сотрудника, его кадровое состояние и периоды отсутствий. Однако корректность результата напрямую зависит от того, как оформлены документы. Например, если отпуск по уходу за ребёнком не проведён документом «Отпуск по уходу за ребёнком», а просто отражён отсутствием начислений, программа не исключит сотрудницу из расчёта.

Подготовка данных перед формированием отчёта

Прежде чем строить отчёт, убедитесь, что кадровый учёт в базе ведётся полно. Проверьте, что все приёмы на работу, переводы и увольнения за отчётный период проведены, а не сохранены в статусе черновика. Непроведённые документы в расчёт не попадают, и численность окажется завышенной или заниженной.

Второй критичный момент — графики работы сотрудников. Если у сотрудника не заполнен график, программа может некорректно учесть его в расчёте, особенно при неполном рабочем времени. Откройте список сотрудников и проверьте колонку с графиком либо используйте отчёт «Штатная расстановка» для выявления пробелов.

Третий блок проверки — дубли физических лиц. Если один и тот же человек заведён дважды, его численность может задвоиться при приёме на несколько позиций. В разделе «Настройка» или через сервисные обработки контроля дублей убедитесь, что физические лица не повторяются.

1. 1
   Проверьте, что все кадровые документы за период проведены
2. 2
   Убедитесь, что у каждого сотрудника назначен график работы
3. 3
   Исключите дубли физических лиц в справочнике
4. 4
   Проверьте оформление отпусков по беременности и уходу за ребёнком соответствующими документами
5. 5
   Убедитесь, что внешние совместители оформлены именно как внешние

Как сформировать отчёт в 1С:ЗУП

Основной рабочий инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Откройте отчёт, укажите период (например, год для годовой отчётности или месяц для внутреннего контроля) и нажмите «Сформировать». В шапке отчёта выводится среднесписочная численность за выбранный период, а табличная часть показывает детализацию по месяцам и подразделениям.

Если численность нужна для сдачи сведений в налоговую, используйте регламентированный отчёт. В разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» создайте отчёт «Сведения о среднесписочной численности» (актуальная форма включает ССЧ в состав расчёта по страховым взносам). Программа заполнит показатель автоматически по данным кадрового учёта.

Для детального анализа полезен также вариант отчёта с группировкой по подразделениям: он показывает, где именно сосредоточена численность, и помогает найти подразделения с аномальными значениями. Настройки варианта сохраняются, чтобы не конфигурировать отчёт заново при каждом обращении.

Настройки отчёта и учёт неполного рабочего времени

Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению сторон. Если же неполное время установлено в силу закона (например, для отдельных категорий работников), такие сотрудники учитываются как целые единицы. В 1С:ЗУП способ учёта определяется настройками графика работы и вида занятости.

Проверьте в настройках отчёта отбор по организации и подразделениям: при сводном учёте по группе компаний легко случайно включить обособленные подразделения или, наоборот, потерять их. В шапке отчёта доступны стандартные отборы, а через «Настройки» можно добавить группировки по должностям и категориям персонала.

Если в организации есть сотрудники, принятые на 0,5 ставки, сверьте, как программа округляет итоговый показатель. Для отчётности в ФНС применяется округление до целых единиц по общим правилам арифметики, и 1С выполняет его автоматически в регламентированных формах.

Какой отчёт выбрать

Численность и текучесть кадров

Подходит для внутреннего анализа и проверки: показывает ССЧ с детализацией по месяцам и подразделениям, но не является сдаваемой формой.

Регламентированный отчёт через 1С-Отчётность

Нужен для сдачи сведений в ФНС: формируется по утверждённой форме, ССЧ включается в расчёт по страховым взносам автоматически.

Проверка результата и типичные расхождения

После формирования отчёта сверьте результат с ожидаемым значением. Простой способ контроля — сравнить ССЧ со списочной численностью на конец периода: если разница велика при стабильном штате, это повод искать ошибку. Также полезно сформировать отчёт помесячно и посмотреть, в каком месяце происходит скачок.

Наиболее частая причина расхождений — неоформленные увольнения. Если сотрудник фактически не работает, но документ увольнения не проведён, он продолжает попадать в расчёт. Вторая типичная причина — совместители: внутренние совместители должны учитываться один раз, а внешние — не учитываться вовсе, и ошибка в виде занятости искажает показатель.

Третья группа проблем — отсутствия, оформленные неподходящими документами. Отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, проведённый как обычный отпуск без сохранения зарплаты, не исключит сотрудницу из ССЧ, и численность окажется завышенной.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ против списочной численности на конец периода

Норма

Значения близки при стабильном штате

Тревожный признак

Большая разница без объективных причин (массовые приёмы или увольнения)

Помесячная динамика ССЧ

Норма

Плавные изменения, соответствующие кадровым событиям

Тревожный признак

Резкие скачки в месяцах без движения персонала

Состав по видам занятости

Норма

Внешние совместители исключены, внутренние учтены один раз

Тревожный признак

Совместители задвоены или отсутствуют в расчёте полностью

Частые ошибки и как их исправить

Первая ошибка — формирование отчёта до завершения кадрового документооборота за период. Если отчёт строится в начале следующего месяца, а увольнения оформляются с задержкой, данные будут недостоверны. Установите внутреннее правило: ССЧ формируется только после закрытия кадрового учёта за период.

Вторая ошибка — ручная правка показателя в регламентированной форме без исправления первичных данных. Такая правка решает проблему только в текущей отправке, а при следующем формировании ошибка вернётся. Всегда исправляйте источник: кадровый документ, график или вид занятости.

Третья ошибка — игнорирование обособленных подразделений при сдаче сведений. Сведения о ССЧ подаются по организации в целом, включая обособленные подразделения, и если в настройках отбора отчёта подразделения отфильтрованы, показатель будет занижен.

Когда стоит привлечь специалиста

С базовыми ситуациями — стандартный штат, полные ставки, своевременное оформление документов — отчёт справляется автоматически, и вмешательство не требуется. Но есть сценарии, где самостоятельные действия рискованны: сложные схемы совместительства, суммированный учёт рабочего времени, массовые реорганизации с переводом сотрудников между юрлицами.

Также не стоит самостоятельно править прошлые периоды, по которым уже сдана отчётность, без понимания последствий: изменение кадровых документов задним числом может потребовать представления уточнённых расчётов. В таких случаях безопаснее проконсультироваться со специалистом по 1С или бухгалтером.

Частые вопросы

Почему отчёт показывает дробное значение среднесписочной численности?

Дробное значение — норма для аналитического отчёта: сотрудники на неполных ставках учитываются пропорционально отработанному времени. Округление до целых выполняется только в регламентированных формах для сдачи в ФНС.

Учитываются ли в ССЧ сотрудники по договорам ГПХ?

Нет, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, в среднесписочную численность не включаются. Однако для расчёта по страховым взносам может потребоваться отдельный показатель с их учётом — он формируется программой самостоятельно.

Что делать, если ССЧ за прошлый период изменилась после проведения документов задним числом?

Если отчётность за этот период уже сдана, оцените величину изменения. При существенном расхождении, влияющем на льготы или обязательность отчётности, может потребоваться уточнённый расчёт — этот вопрос стоит решать с бухгалтером.

Можно ли сформировать ССЧ по отдельному подразделению?

Да, в отчёте «Численность и текучесть кадров» установите отбор по подразделению или добавьте группировку по подразделениям в настройках. Для регламентированной отчётности используется сводный показатель по организации.

Почему уволенный сотрудник всё ещё попадает в расчёт?

Наиболее вероятная причина — документ увольнения не проведён или проведён более поздней датой, чем фактическое увольнение. Проверьте статус и дату документа, а также убедитесь, что у сотрудника нет второго активного места работы, например внутреннего совместительства.

Нужно ли формировать ССЧ, если в организации один сотрудник-директор?

Да, показатель формируется в любом случае. Единственный учредитель, являющийся директором и получающий зарплату, учитывается в ССЧ; если трудовой договор не оформлен и начислений нет, показатель может быть нулевым — это отражается в соответствующих полях отчётности.