Как сформировать отчет по женщинам в 1С

Отчет по сотрудницам-женщинам требуется кадровикам и расчетчикам регулярно: для организации медосмотров, подготовки статистической отчетности, расчета доли женщин в штате, планирования льгот и для внутренней кадровой аналитики. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, ERP) нет отдельной кнопки «отчет по женщинам», но задача решается стандартными средствами — через универсальные отчеты с отбором по полу или через списки сотрудников с настройкой.

Ключевой момент: пол сотрудника в 1С хранится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Поэтому отбор строится по реквизиту «Пол» справочника «Физические лица», и перед формированием отчета нужно убедиться, что это поле заполнено у всех работников. Если пол не указан хотя бы у части сотрудников, отчет будет неполным, и это самая частая причина расхождений в цифрах.

Ниже разобраны рабочие способы для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, варианты отчетов под разные задачи, проверка результата и типичные ошибки. Инструкции подходят для типовых конфигураций без доработок; если ваша база сильно изменена, названия пунктов меню могут отличаться.

Где в 1С хранится пол сотрудника и почему это важно

В 1С:ЗУП и других конфигурациях на платформе 8.3 данные о человеке разделены на два объекта: справочник «Физические лица» (личные данные: ФИО, пол, дата рождения, документы) и справочник «Сотрудники» (связь с физлицом плюс кадровая информация: подразделение, должность, приемы и увольнения). Пол указывается именно в карточке физического лица.

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», перейдите по ссылке на физическое лицо и проверьте поле «Пол». Если оно пустое, отчет с отбором по полу просто не включит этого человека в результат. В больших базах, особенно после переноса данных из старых программ, незаполненный пол встречается у заметной доли сотрудников.

Быстрый способ найти проблемные карточки — открыть список физических лиц («Настройка» или «Кадры» → «Физические лица»), добавить в список колонку «Пол» через «Еще» → «Изменить форму» и отсортировать по ней. Пустые значения окажутся в начале или в конце списка. Заполните пол вручную до формирования отчета — это займет несколько минут и избавит от расхождений.

Способ 1. Список сотрудников с отбором по полу

Самый простой вариант, когда нужен список работающих женщин «на дату» без сложной аналитики. В 1С:ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Сотрудники». В списке нажмите «Еще» → «Настроить список» (или используйте кнопку отбора на панели). Добавьте условие: поле «Физическое лицо.Пол», вид сравнения «Равно», значение «Женский».

Дополнительно обычно добавляют отбор по статусу: чтобы в список не попали уволенные, установите условие по полю «В архиве» = «Нет» либо используйте стандартный переключатель «Показывать уволенных» в форме списка. Если нужен список на прошлую дату, учтите, что динамический список сотрудников показывает текущее состояние — для прошлых периодов лучше подходят отчеты из раздела «Отчетность, справки».

Готовый список выводится на печать через «Еще» → «Вывести список»: отметьте нужные колонки (ФИО, подразделение, должность, дата рождения) и сформируйте табличный документ. Его можно сохранить в Excel или PDF для передачи в медицинскую организацию или руководству.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте отбор «Физическое лицо.Пол = Женский»
3. 3
   Отключите показ уволенных, если нужны только действующие
4. 4
   Через «Еще» → «Вывести список» сформируйте печатную форму
5. 5
   Сверьте итоговое количество строк с ожидаемой численностью

Способ 2. Универсальный отчет

Универсальный отчет подходит, когда нужны произвольные группировки — например, количество женщин по подразделениям или список с датами рождения и стажем. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Отчеты» → «Универсальный отчет», в ЗУП — «Отчетность, справки» → «Универсальный отчет» (при необходимости включите его в настройках интерфейса).

Порядок настройки: выберите объект данных «Справочник» → «Сотрудники». Перейдите на вкладку «Отборы» (или «Настройки») и добавьте условие «Физическое лицо.Пол = Женский». На вкладке полей выберите нужные реквизиты: наименование, дата рождения физического лица, подразделение, должность. Для группировки по подразделениям добавьте соответствующую строку группировки в структуру отчета.

Ограничение универсального отчета по справочнику «Сотрудники»: он показывает записи справочника, а не кадровое состояние на дату. Если у одного физического лица несколько сотрудников (внутренние совместители, повторный прием), каждый из них попадет в отчет отдельной строкой. Для подсчета уникальных людей используйте группировку по физическому лицу или отчеты по кадровым данным.

Способ 3. Кадровые отчеты ЗУП с настройкой отбора

В 1С:ЗУП 3.1 есть готовые кадровые отчеты, в которые можно добавить отбор по полу. Откройте «Отчетность, справки» → «Отчеты по кадрам». Полезные варианты: «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков», «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком».

В отчете «Списки сотрудников» нажмите «Настройки», перейдите в расширенный режим настройки, добавьте отбор «Физическое лицо.Пол = Женский» и сохраните вариант под понятным именем, например «Список женщин для медосмотра». Сохраненный вариант будет доступен всем пользователям с соответствующими правами, и его не придется настраивать заново каждый квартал.

Для медосмотров удобно добавить в отчет поля «Дата рождения», «Подразделение», «Должность» и «Дата приема». Если медосмотр проходят только определенные категории (например, женщины старше 40 лет или работающие во вредных условиях), добавьте условия по дате рождения или по должности/подразделению в том же окне настроек.

Сохраняйте настроенный вариант отчета с понятным именем и датой в названии не нужно — вариант остается актуальным, а период задается при формировании. Так коллеги смогут формировать тот же отчет без вашего участия.

Отчеты для статистики и воинского учета

Для форм П-4 и другой статотчетности доля женщин считается автоматически в регламентированных отчетах 1С — там данные берутся из учетных регистров, а отдельный отбор по полу настраивать не нужно. Но если требуется сверить цифры или подготовить расшифровку, используйте отчет «Численность и текучесть кадров» с группировкой по полу физического лица.

Для воинского учета женщины с военно-учетными специальностями попадают в соответствующие формы. В ЗУП проверьте заполнение данных о воинском учете в карточке физического лица — отчет «Карточки формы 10» и сведения для военкомата строятся именно по этим данным, а не по простому отбору по полу.

Если нужна нестандартная аналитика — например, средняя зарплата женщин по подразделениям или доля женщин на руководящих должностях — соберите отчет в два приема: сначала список сотрудниц через отбор по полу, затем соедините его с данными начислений через универсальный отчет по регистру расчетов или выгрузите оба списка в Excel и сведите вручную по табельному номеру.

Сравнение способов

Список сотрудников с отбором

Быстро, подходит для разового списка на текущую дату. Не показывает состояние на прошлый период.

Универсальный отчет

Гибкие поля и группировки, но считает записи справочника, а не кадровые события; совместители дадут дубли.

Кадровые отчеты ЗУП с настройкой

Корректный учет периода, приемов и увольнений; требует один раз настроить и сохранить вариант.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчета сверьте итог с альтернативным источником. Простой контроль: сформируйте тот же список без отбора по полу и сгруппируйте по полю «Пол» — сумма по значениям «Женский», «Мужской» и пустым значениям должна равняться общей численности. Пустые значения — сигнал дозаполнить карточки.

Вторая проверка — сопоставление со штатной расстановкой или списком на прошлый месяц. Резкое изменение количества женщин без кадровых событий (приемов и увольнений) означает, что изменились данные в карточках физических лиц или нарушен отбор.

Если отчет нужен регулярно и стандартных средств не хватает — например, требуется сложный макет с подписями или автоматическая отправка — задачу стоит передать специалисту по 1С для создания внешнего отчета. Самостоятельно изменять типовую конфигурацию не рекомендуется: это усложняет обновления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое количество строк

Норма

Совпадает с числом женщин при группировке полного списка по полу

Тревожный признак

Меньше ожидаемого — есть сотрудники с незаполненным полом

Повторяющиеся ФИО

Норма

Один человек — одна строка (или осознанно учтены ставки)

Тревожный признак

Одно физлицо в нескольких строках без признака совместительства

Состав списка

Норма

Только действующие сотрудники на нужную дату

Тревожный признак

Присутствуют уволенные или отсутствуют недавно принятые

Частые вопросы

Можно ли сформировать отчет по женщинам в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведется там?

Да. В 1С:Бухгалтерии 8.3 с включенным кадровым учетом доступны справочник «Сотрудники» и универсальный отчет. Настройте отбор «Физическое лицо.Пол = Женский» так же, как в ЗУП. Набор кадровых отчетов скромнее, но для списков и численности этого достаточно.

Как вывести список женщин, находящихся в декретном отпуске?

В ЗУП используйте отчет «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком» из раздела «Отчетность, справки». Отбор по полу там обычно не нужен, но при необходимости добавьте его через «Настройки». Альтернатива — отчет «Отсутствия сотрудников» с отбором по виду отсутствия и полу.

Почему в отборе нет поля «Пол»?

Поле «Пол» относится к физическому лицу, поэтому в настройках отбора его нужно искать по развернутому пути «Физическое лицо → Пол». Если поле недоступно совсем, проверьте, что отчет строится по справочнику «Сотрудники», а не по регистру, где связи с физлицом нет.

Как посчитать женщин на конкретную прошлую дату?

Используйте кадровый отчет «Списки сотрудников» в ЗУП: укажите период (дату) формирования и добавьте отбор по полу. Динамический список справочника «Сотрудники» для этого не подходит — он показывает только текущее состояние.

Нужно ли заполнять пол у совместителей отдельно?

Нет. Пол заполняется один раз в карточке физического лица и действует для всех связанных сотрудников. Если у человека несколько записей сотрудника, проверьте, что все они привязаны к одному физическому лицу — тогда в отчете по людям дублей не будет.

Можно ли автоматизировать регулярную отправку такого отчета?

В типовой поставке сохраненный вариант отчета можно формировать в один клик, а рассылку настроить через механизм рассылки отчетов, если он включен в вашей конфигурации. Для сложных сценариев (особый макет, выгрузка в стороннюю систему) потребуется внешний отчет или доработка специалистом.