Как сформировать отчет по прослеживаемости товаров в 1С

Прослеживаемость — это система учета товаров, по которым ФНС контролирует движение от ввоза в Россию до конечного покупателя. Каждая партия такого товара получает регистрационный номер партии товара (РНПТ), и организации обязаны отчитываться об операциях с ним. В 1С для этого предусмотрены специальные отчеты и документы, но они корректно работают только при правильно заполненных данных.

Отчетность по прослеживаемости сдается теми, кто покупает, продает, перемещает или использует прослеживаемые товары: технику, одежду, мебель, детские коляски и другие позиции из перечня Правительства. Формируется два основных вида отчетности: уведомление о ввозе (для импорта из стран ЕАЭС) и отчет об операциях с прослеживаемыми товарами (ежеквартально).

В программах 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP механизм прослеживаемости встроен в типовой функционал. Ниже разберем, где находятся нужные отчеты, как подготовить данные, сформировать отчет и проверить его перед отправкой в ФНС.

Что нужно настроить перед формированием отчета

Отчет по прослеживаемости собирается автоматически из учетных данных, поэтому ключевой этап — подготовка. Если первичные документы заполнены неправильно, отчет либо окажется пустым, либо не пройдет форматно-логический контроль при отправке в ФНС.

Проверьте три вещи. Во-первых, в карточке номенклатуры должен быть установлен признак «Прослеживаемый товар» и указан код ТН ВЭД из перечня прослеживаемых позиций. Во-вторых, в документах поступления должны быть заполнены РНПТ — номер, который поставщик указывает в УПД или который вы получаете при подаче уведомления о ввозе. В-третьих, в документах реализации и перемещения РНПТ также должны быть указаны по каждой строке с прослеживаемым товаром.

Убедитесь, что релиз конфигурации обновлен: формы отчетности по прослеживаемости периодически меняются по требованиям ФНС, и старая версия программы может формировать отчет по устаревшему формату, который инспекция не примет.

Где в 1С находятся отчеты по прослеживаемости

В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 основная отчетность по прослеживаемости находится в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». При создании нового отчета в списке форм выберите «Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости». Туда же попадает «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» — оно нужно импортерам из стран ЕАЭС.

Дополнительно доступны аналитические отчеты для внутреннего контроля: «Остатки товаров, подлежащих прослеживаемости» и «Прослеживаемые товары в обороте». Они находятся в разделе «Склад» или «Закупки» (в зависимости от конфигурации) и позволяют сверить количество и РНПТ до формирования регламентированного отчета.

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP путь похожий: «Регламентированная отчетность» → «Создать» → выбор нужной формы. Аналитические отчеты по прослеживаемости расположены в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам» или «Склад и доставка».

Пошаговое формирование отчета об операциях

Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами сдается ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за кварталом, если в периоде были операции. Формируется он так:

1. Откройте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» и нажмите «Создать».
2. В списке форм найдите «Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости» и укажите отчетный квартал.
3. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически соберет данные из документов поступления, реализации, перемещений и списаний, где указаны РНПТ.
4. Проверьте каждый раздел: титульный лист, сведения об операциях, количество и стоимость по каждому РНПТ.
5. Выполните проверку отчета кнопкой «Проверка» → «Проверить в интернете» или встроенным контролем.
6. Отправьте отчет в ФНС через 1С-Отчетность или выгрузите файл для передачи через личный кабинет.

Если кнопка «Заполнить» не подтягивает данные, чаще всего причина в том, что документы не проведены, в них не заполнены РНПТ или товар не отмечен как прослеживаемый. Вернитесь к первичным документам и исправьте данные, затем перезаполните отчет.

1. 1
   Проверьте признак прослеживаемости и код ТН ВЭД в карточках номенклатуры
2. 2
   Заполните РНПТ во всех документах поступления и реализации за квартал
3. 3
   Создайте регламентированный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами
4. 4
   Заполните отчет автоматически и сверьте данные с первичкой
5. 5
   Запустите проверку и исправьте выявленные ошибки
6. 6
   Отправьте отчет в ФНС и сохраните квитанцию о приеме

Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров

Если вы ввозите прослеживаемые товары из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия), нужно подать уведомление о ввозе и получить РНПТ — без него дальнейшие операции отразить невозможно. Уведомление подается в течение 5 рабочих дней после принятия товара на учет.

В 1С уведомление создается на основании документа поступления: откройте поступление товаров с прослеживаемыми позициями и используйте команду создания связанного документа «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров». Программа перенесет данные о товарах, количестве, стоимости и поставщике. Проверьте реквизиты контракта и дату ввоза, затем отправьте уведомление через 1С-Отчетность.

После приема уведомления ФНС присваивает РНПТ, который автоматически подставляется в учетную систему. Именно этот номер вы будете указывать в реализациях и ежеквартальных отчетах об операциях.

Проверка отчета перед отправкой

Перед отправкой сверьте отчет с учетными данными. Откройте аналитический отчет «Прослеживаемые товары в обороте» и сравните обороты по каждому РНПТ с тем, что попало в регламентированный отчет. Количество и стоимость должны совпадать.

Обязательно запустите встроенную проверку: она выявит незаполненные обязательные поля, несоответствие форматов РНПТ и арифметические ошибки. При отправке через 1С-Отчетность дополнительно выполняется форматно-логический контроль на стороне оператора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение отчета

Норма

Все операции с РНПТ за квартал попали в отчет, суммы совпадают с оборотами

Тревожный признак

Отчет пустой или часть документов не подтянулась — проверяйте признак прослеживаемости и РНПТ в документах

Формат РНПТ

Норма

Номер соответствует структуре и проходит контроль

Тревожный признак

Ошибка «некорректный РНПТ» — номер введен вручную с опечаткой или не полностью

Ответ ФНС

Норма

Получена квитанция о приеме отчета

Тревожный признак

Отказ с указанием ошибок — исправьте данные и отправьте отчет повторно

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустой отчет при наличии операций. Причина почти всегда в том, что в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости или указан код ТН ВЭД, не входящий в перечень. Установите признак, перепроведите документы и перезаполните отчет.

Вторая распространенная ошибка — расхождение количества по РНПТ между поступлением и реализацией. Такое бывает при ручном вводе РНПТ с опечаткой: система воспринимает это как разные партии. Используйте подбор РНПТ из справочника, а не ручной ввод.

Третья ситуация — отчет не принят из-за устаревшей формы. Обновите конфигурацию до актуального релиза, удалите старый отчет и создайте новый: форма обновится автоматически.

Когда отчет не нужен и какие есть альтернативы

Отчет об операциях не сдается, если в квартале не было операций с прослеживаемыми товарами — нулевая форма не предусмотрена. Но если товары просто лежат на складе без движения, отчитываться не нужно: отчету подлежат именно операции (продажа, перемещение, списание, использование).

Организации на УСН и других спецрежимах освобождены от сдачи отчета по операциям в ряде случаев — например, при продаже физлицам за наличный расчет с применением ККТ, когда данные передаются через чеки. Однако уведомление о ввозе при импорте из ЕАЭС подавать нужно в любом случае. Уточняйте актуальные условия освобождения в нормативных документах, так как правила периодически корректируются.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ввозите товар из стран ЕАЭСПодайте уведомление о ввозе в течение 5 рабочих дней и получите РНПТ

Продавали или перемещали прослеживаемый товар в кварталеСформируйте отчет об операциях до 25 числа следующего месяца

Операций с прослеживаемыми товарами не былоОтчет не сдается, нулевая форма не требуется

Отчет сформировался пустым, хотя операции былиПроверьте признак прослеживаемости в номенклатуре и РНПТ в документах

Частые вопросы

Где взять РНПТ, если поставщик его не указал в УПД?

Запросите у поставщика корректировочный УПД с РНПТ — он обязан передавать этот номер при продаже прослеживаемых товаров. Если поставщик сам ввозил товар из ЕАЭС, РНПТ он получает при подаче уведомления о ввозе. Без корректного РНПТ отразить операцию в отчетности правильно не получится.

Нужно ли сдавать отчет, если товар куплен, но еще не продан?

Сама покупка у российского поставщика отчетом об операциях не отражается — отчет сдает сторона, совершающая операции с товаром (продажу, перемещение, списание). Но если вы ввозили товар из ЕАЭС, уведомление о ввозе подать обязаны независимо от дальнейшей продажи.

Что делать, если РНПТ в поступлении указан с ошибкой?

Откорректируйте документ поступления, указав правильный номер из УПД поставщика, и перепроведите связанные документы реализации. Если отчет за период уже сдан, потребуется уточненный отчет с корректными данными.

Можно ли сформировать отчет по прослеживаемости в 1С:Управление нашей фирмой?

В 1С:УНФ механизм прослеживаемости реализован: РНПТ указывается в поступлениях и реализациях, а регламентированная отчетность формируется через раздел отчетности при подключенной 1С-Отчетности. Если нужной формы нет, проверьте обновление конфигурации до актуального релиза.

Как исправить отчет, который ФНС не приняла?

Откройте протокол отказа — в нем указан код и описание ошибки. Чаще всего это некорректный РНПТ, пустые обязательные поля или устаревшая форма. Исправьте данные в первичных документах, перезаполните отчет и отправьте повторно до истечения срока сдачи.

Штрафуют ли за несдачу отчета по прослеживаемости?

Да, за нарушение сроков и порядка представления отчетности по прослеживаемости предусмотрена ответственность. Размеры санкций зависят от вида нарушения и устанавливаются налоговым законодательством, поэтому надежнее сдавать отчетность вовремя и сверять данные до отправки.