Как сформировать отчет по принятым сотрудникам в 1С

Отчет по принятым сотрудникам нужен кадровикам и руководителям для контроля текучести, планирования адаптации новичков и подготовки статистики для руководства. В типовых конфигурациях 1С — «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а также в ERP и «Комплексной автоматизации» — такие данные собираются штатными средствами без доработок.

Основа отчета — документы «Прием на работу» (или «Кадровый перевод», если нужны перемещения). Система анализирует кадровые приказы за выбранный период и выводит список сотрудников с датами приема, подразделениями и должностями. Важно понимать: отчет строится по проведенным документам, поэтому непроведенные приказы в выборку не попадут.

Ниже разобраны способы получить список принятых сотрудников: через готовый кадровый отчет, через универсальный отчет и через настройку отборов. Отдельно рассмотрены проверка результата, частые ошибки и варианты выгрузки данных.

Какие отчеты в 1С показывают принятых сотрудников

В типовой ЗУП нет единственного отчета с названием «Принятые сотрудники», но задачу решают несколько инструментов. В разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» доступны «Штатная расстановка», «Сотрудники организации» и другие формы, где можно отобрать работников по дате приема. В новых версиях ЗУП также есть отчет «Кадровые приказы» и аналитические отчеты по движению персонала.

Универсальный вариант — отчет «Остатки и обороты» по кадровым данным или «Универсальный отчет» (в разделе «Администрирование» или «Отчеты»), который позволяет построить выборку по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» с отбором по виду события «Прием». Это самый гибкий способ, если типовая форма не дает нужных колонок.

Формирование отчета через кадровые отчеты ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчеты». Если в вашей версии есть отчет «Движение персонала» или «Приемы и увольнения», выберите его — он сразу покажет принятых за период. В противном случае откройте отчет «Сотрудники организации» или «Штатная расстановка» и настройте отбор.

Нажмите «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант отчета»). На закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Дата приема», вид сравнения «Больше или равно» и «Меньше или равно» — границы нужного периода. Либо используйте стандартный период отчета, если форма поддерживает отбор по дате приема напрямую.

После установки отборов нажмите «Сформировать». Отчет выведет сотрудников, принятых в заданном интервале, с указанием подразделения, должности и даты приема. Результат можно сохранить в Excel или распечатать через меню «Еще» → «Сохранить» / «Печать».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты»
2. 2
   Выберите отчет по движению персонала или «Сотрудники организации»
3. 3
   В настройках задайте период и отбор по дате приема
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
6. 6
   Сохраните или распечатайте отчет

Формирование через универсальный отчет

Если типовые формы не подходят, используйте «Универсальный отчет». Он находится в разделе «Отчеты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» (в зависимости от конфигурации путь отличается). В поле типа данных выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников».

В настройках добавьте отбор по полю «Вид события» = «Прием» и задайте период. В список полей выведите: сотрудник, дата события (или период), подразделение, должность. Сформируйте отчет — получите точный список приемов без лишних записей о переводах и увольнениях.

Преимущество универсального отчета — возможность сохранить настройки как отдельный вариант и использовать его повторно одним нажатием. Это удобно, если отчет по принятым нужен регулярно, например ежемесячно для свода по текучести.

Настройка отборов и группировок

Чтобы отчет был информативным, настройте группировку строк. Чаще всего группируют по подразделениям — тогда видно, куда принято больше всего людей. Альтернатива — группировка по месяцам приема для анализа динамики найма.

Полезные отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по должности, по типу договора. Например, отбор «Подразделение = Производственный цех» покажет только принятых в этот цех. Учтите: чем больше отборов, тем уже выборка — убедитесь, что условия не противоречат друг другу.

Проверка корректности данных перед отчетом

Главная причина «пустого» или неполного отчета — непроведенные приказы. Откройте журнал «Приемы на работу» (раздел «Кадры») и проверьте, что все нужные документы проведены: у проведенных документов нет пометки непроведенного, они отображаются обычным шрифтом.

Вторая причина расхождений — сотрудники, принятые в одну организацию, а отчет сформирован по другой. Если в базе ведется несколько организаций, всегда проверяйте отбор по организации в шапке отчета или в настройках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчете

Норма

Совпадает с числом проведенных приказов о приеме за период

Тревожный признак

Меньше — есть непроведенные приказы или лишние отборы

Даты приема

Норма

Все даты внутри выбранного периода

Тревожный признак

Есть даты вне периода — неверно настроен отбор

Организация и подразделения

Норма

Отображаются только нужные

Тревожный признак

Выведены все организации — отбор не установлен

Выгрузка и сохранение отчета

Сформированный отчет сохраняется стандартными средствами: «Еще» → «Сохранить» (или Ctrl+S) — в форматы Excel, PDF, HTML, табличный документ. Для передачи руководству удобнее PDF или Excel, для дальнейшей обработки — табличный документ (mxl).

Чтобы не настраивать отчет заново каждый раз, сохраните вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в универсальном отчете). Вариант появится в списке отчетов и будет доступен вам или всем пользователям, если открыть общий доступ.

Частые вопросы

Почему в отчете нет сотрудника, который точно был принят в этом месяце?

Проверьте три вещи: проведен ли приказ о приеме, не установлен ли в отчете отбор по другой организации или подразделению, и верно ли указан период. Также убедитесь, что в приказе дата приема соответствует ожидаемой — иногда документ вводят с ошибочной датой.

Как получить список принятых сразу по всем организациям?

Уберите отбор по организации в настройках отчета. В большинстве кадровых отчетов ЗУП, если организация не задана, выводятся данные по всем организациям информационной базы. Для наглядности добавьте группировку по полю «Организация».

Можно ли вывести в отчет испытательный срок принятых сотрудников?

В типовых отчетах испытательный срок как отдельная колонка обычно отсутствует. Данные об испытательном сроке хранятся в приказе о приеме и в карточке сотрудника. Для вывода в отчет потребуется настройка через универсальный отчет или доработка конфигурации программистом.

Чем отличается отчет по принятым от отчета по текучести кадров?

Отчет по принятым показывает только факты приема за период. Отчеты по текучести сопоставляют приемы и увольнения со среднесписочной численностью и считают коэффициенты. Для текучести используйте специализированные отчеты в разделе кадровой аналитики ЗУП, если они есть в вашей версии.

Как сформировать такой отчет в 1С:ERP или КА?

Логика та же: раздел «Кадры» → кадровые отчеты, либо универсальный отчет по регистру кадровой истории с отбором по виду события «Прием». Названия пунктов меню могут немного отличаться от ЗУП, но состав данных и принцип отборов идентичны.

Можно ли настроить автоматическую рассылку отчета по принятым?

Да, если в конфигурации включен механизм рассылки отчетов («Администрирование» → «Рассылка отчетов»). Сохраните нужный вариант отчета, создайте рассылку с расписанием и укажите получателей — отчет будет формироваться и отправляться автоматически.