Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сформировать отчет в 1С по полу сотрудников
Пошаговая инструкция, как сформировать отчет в 1С по полу сотрудников: типовые отчеты ЗУП, настройка СКД, группировка по полу, проверка данных и типичные ошибки.
Задача сформировать отчет в 1С по полу возникает, когда нужно проанализировать структуру персонала: численность мужчин и женщин по подразделениям, среднюю зарплату в разрезе пола, списочный состав для статистической отчетности или внутренней аналитики HR. В типовых конфигурациях 1С пол сотрудника хранится в карточке физического лица, поэтому данные для такого отчета в базе уже есть — остается правильно их извлечь.
Проще всего задача решается в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где есть готовые штатные отчеты по сотрудникам с возможностью гибкой настройки группировок. В «1С:Бухгалтерии» и «Управлении нашей фирмой» инструменты аналогичны, но набор типовых отчетов по кадрам уже. В крайнем случае отчет по полу строится через универсальный отчет или консоль СКД.
Ниже разобраны все рабочие способы: от использования типового отчета «Штатная расстановка» и «Списочный состав» до создания собственного варианта отчета с группировкой по полю «Пол» без доработки конфигурации.
Где в 1С хранится информация о поле сотрудника
Пол физического лица указывается в справочнике «Физические лица» (в ЗУП) или в карточке сотрудника (в конфигурациях, где сотрудник и физлицо объединены). Поле заполняется при заведении карточки и обычно подставляется автоматически, если введены ФИО и программа смогла определить пол по имени, либо выбирается вручную из списка «Мужской» / «Женский».
Важно понимать: если поле «Пол» не заполнено у части сотрудников, они попадут в отчет с пустым значением группировки и исказят аналитику. Перед формированием отчета имеет смысл проверить полноту данных. В ЗУП для этого можно вывести список физических лиц с отбором «Пол не заполнено» через настройку списка справочника.
Способ 1: типовой отчет ЗУП с группировкой по полу
Самый быстрый путь — взять готовый кадровый отчет и перенастроить его структуру. Подойдут отчеты «Списочный состав», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» или «Начисления и удержания по сотрудникам» — все они построены на СКД и допускают изменение группировок.
Порядок действий на примере отчета «Списочный состав»: откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Списочный состав». Нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант» в зависимости от версии). Перейдите на вкладку «Структура» или «Группировка». Добавьте новую группировку и в поле выберите «Пол» (может называться «Сотрудник.Пол» или «Физическое лицо.Пол»). Сохраните настройку и нажмите «Сформировать».
В результате таблица разобьется на блоки «Мужской» и «Женский», а внутри каждого блока сохранятся вложенные группировки — например, по подразделениям или должностям. Итоги по количеству сотрудников будут посчитаны по каждой группе отдельно.
- 1Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Списочный состав
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите к структуре отчета
- 3Добавьте группировку по полю «Пол» на верхний уровень
- 4Установите период отчета и отбор по организации при необходимости
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по группам
- 6Сохраните вариант отчета через «Еще» → «Сохранить вариант»
Настройка отборов и полей отчета
Группировка по полу редко нужна сама по себе — обычно ее комбинируют с отборами. На вкладке «Отбор» в настройках отчета можно ограничить выборку: по организации, подразделению, дате приема, виду занятости. Например, отбор «Подразделение = Производственный цех» покажет гендерную структуру только этого подразделения.
На вкладке «Поля» (или «Выбранные поля») отметьте показатели, которые должны попасть в отчет: количество сотрудников, ФИО, должность, дата рождения, сумма начислений. Если нужен только подсчет численности, оставьте ресурс «Количество сотрудников» — отчет станет компактным сводом «Пол — Подразделение — Численность».
Полезная опция — вкладка «Сортировка». Добавьте сортировку по полю «Пол», чтобы группы всегда шли в одном порядке, и по наименованию подразделения внутри групп. Это упростит сравнение отчетов за разные периоды.
Способ 2: универсальный отчет
Если типовой кадровый отчет не содержит нужных данных, используйте «Универсальный отчет» (в ЗУП и Бухгалтерии он находится в разделе «Отчеты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», в УНФ — в разделе «Аналитика»). Он позволяет построить выборку почти по любому объекту базы.
В универсальном отчете выберите тип объекта «Справочник» и объект «Физические лица» (или «Сотрудники»). В настройках добавьте группировку по полю «Пол», а в показатели — количество элементов. Для более сложной выборки по регистрам сведений (например, «Кадровая история сотрудников») выберите соответствующий регистр и аналогично добавьте группировку «Пол» через связанное поле сотрудника.
Сравнение способов
Быстро и без настройки источника данных; ограничен набором полей конкретного отчета
Гибкий выбор объекта; требует понимания структуры справочников и регистров
Полный контроль над выборкой; нужны навыки языка запросов 1С
Способ 3: собственный запрос через СКД
Когда нужен нестандартный показатель — например, средняя зарплата по полу за период — проще всего построить отчет на системе компоновки данных с ручным запросом. Это делается через внешний отчет или консоль СКД, не требуя изменения конфигурации.
Логика запроса: выбрать данные из регистра накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» (или взаиморасчетов), присоединить пол пола из сотрудника или физлица и сгруппировать по нему. Пример фрагмента текста запроса:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.ФизическоеЛицо.Пол КАК Пол,
КОЛИЧЕСТВО(РАЗЛИЧНЫЕ Сотрудники.Ссылка) КАК Численность
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ВАрхиве
СГРУППИРОВАТЬ ПО
Сотрудники.ФизическоеЛицо.Пол
Такой запрос возвращает численность действующих сотрудников в разрезе пола. Для анализа начислений таблицу сотрудников заменяют на регистр расчета с соединением по физлицу, а ресурс «Численность» — на сумму начислений. Результат выводится через настройки СКД с группировкой «Пол».
Проверка результата и сохранение варианта
После формирования сверьте итоги: сумма сотрудников по группам «Мужской» и «Женский» должна совпадать с общей численностью по штатному отчету без группировки. Расхождение почти всегда означает сотрудников с незаполненным полем «Пол» — в отчете они образуют третью, пустую группу.
Чтобы не настраивать отчет заново, сохраните вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или кнопка «Сохранить настройки» в старых версиях). Варианту можно дать понятное имя, например «Численность по полу», и сделать его доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.
Как проверить результат
Равна общей численности в отчете без группировки
Есть расхождение или пустая группа — не у всех заполнен пол
Данные соответствуют выбранной дате/интервалу
Сотрудники из других периодов, уволенные в списке действующих
Каждый человек учтен один раз в своей группе
Одно физлицо встречается несколько раз без учета совместительства
Типичные ошибки при построении отчета по полу
Чаще всего проблемы связаны не с настройкой отчета, а с данными и пониманием того, что именно считает отчет. Первая ошибка — незаполненный пол у части физлиц, из-за чего итоги не сходятся. Вторая — смешение понятий «сотрудник» и «физическое лицо»: совместитель дублирует человека в подсчете численности.
Третья частая ошибка — неверно выбранный период. Кадровые отчеты чувствительны к дате: отчет «на дату» и отчет «за период» дадут разную численность. Четвертая — редактирование типового варианта отчета вместо создания своего: после обновления конфигурации настройка может быть сброшена.
Ограничения и когда нужен разработчик
Пользовательскими средствами (настройки СКД, универсальный отчет) закрывается большинство задач: численность, списки, суммы начислений в разрезе пола. Однако есть сценарии, где без доработки не обойтись: сложные расчетные показатели (например, текучесть кадров по полу за скользящий период), объединение данных нескольких баз, вывод в нестандартную печатную форму.
В этих случаях задачу формулируют для разработчика 1С: какие данные брать, по каким полям группировать, как считать показатель. Готовый запрос из этой статьи можно использовать как основу технического задания.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему в отчете появилась пустая группа без названия пола?
Пустая группа означает, что у части физических лиц не заполнено поле «Пол» в карточке. Откройте справочник «Физические лица», настройте отбор списка по пустому значению пола и заполните данные вручную, затем пересформируйте отчет.
Можно ли построить отчет по полу в 1С:Бухгалтерии?
Да, но инструментарий скромнее, чем в ЗУП. Используйте универсальный отчет по справочнику «Сотрудники» или «Физические лица» с группировкой по полю «Пол», либо отчеты раздела «Зарплата и кадры» с изменением настроек варианта.
Как посчитать среднюю зарплату по полу?
Возьмите отчет по начислениям (например, «Полный свод начислений» или аналог), добавьте в настройках группировку «Пол» и ресурс с суммой начислений, затем добавьте вычисляемое поле «Сумма / Количество сотрудников» либо досчитайте среднее в Excel после выгрузки.
Совместитель учитывается в отчете дважды — как исправить?
Это особенность отчетов по сотрудникам: одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника. Используйте отчеты по физическим лицам или добавьте в запрос подсчет различных физлиц (КОЛИЧЕСТВО РАЗЛИЧНЫХ), чтобы человек учитывался один раз.
Как сохранить настроенный отчет, чтобы не настраивать заново?
После настройки группировок и отборов откройте меню «Еще» и выберите «Сохранить вариант отчета». Задайте имя, например «Численность по полу». Вариант появится в списке отчетов и будет доступен при следующем открытии.
Что делать, если поля «Пол» нет в списке доступных полей группировки?
Проверьте, что группировка добавляется на верхний уровень структуры, а не внутрь другой группы с ограниченным набором полей. Если поля нет и там, значит источник данных отчета его не содержит — переключитесь на универсальный отчет по справочнику физлиц или сотрудников.
Что важно запомнить
Отчет по полу строится добавлением группировки «Пол» в настройках типового кадрового отчета ЗУП или через универсальный отчет. Перед формированием проверьте заполненность поля «Пол» у физлиц, после — сверьте итоги по группам с общей численностью. Настройку сохраняйте как отдельный вариант отчета, не изменяя типовой.