Как сформировать отчет «Личные данные сотрудников» в 1С

Отчет с личными данными сотрудников нужен кадровикам и бухгалтерам для проверки карточек работников, подготовки к инспекциям, сверки с ведомствами и внутреннего аудита. В типовых конфигурациях 1С такая информация собирается через штатные отчеты раздела «Кадры» или через универсальный отчет по справочнику «Сотрудники» — отдельная разработка не требуется.

Ниже разобраны два основных сценария: работа в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), где персональные данные ведутся наиболее полно, и работа в 1С:Бухгалтерии, где кадровый учет упрощен. Также показано, как настроить отборы, вывести нужные колонки, сохранить вариант отчета и выгрузить результат в Excel.

Перед началом убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на чтение персональных данных. Во многих базах доступ к паспортным данным, адресам и ИНН ограничен ролями, и без нужных прав отчет сформируется пустым или с неполными колонками.

Где находится отчет в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» отчет «Личные данные сотрудников» находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты». Если панель отчетов настроена иначе, воспользуйтесь поиском: нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу и введите «Личные данные» — программа покажет нужный отчет в списке.

Отчет выводит сведения из карточек физических лиц: ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, телефоны, гражданство, а также кадровую информацию — подразделение, должность, дату приема и увольнения. Состав колонок можно менять в настройках.

Если отчета нет в списке кадровых отчетов, проверьте функциональность программы: «Настройка» → «Функциональность программы». Также убедитесь, что используется актуальная версия конфигурации — в старых релизах состав кадровых отчетов отличается.

Пошаговое формирование отчета

Стандартная последовательность действий одинакова для большинства кадровых отчетов в ЗУП. Откройте отчет, задайте параметры и сформируйте результат.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные данные сотрудников».
2. 2
   Укажите период, на который нужны данные (обычно — текущая дата или дата отчетности).
3. 3
   Нажмите «Настройки» и на вкладке «Отбор» задайте организацию, подразделение или конкретных сотрудников.
4. 4
   На вкладке «Поля и сортировки» отметьте нужные колонки: паспорт, адрес, ИНН, телефон и другие.
5. 5
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат на экране.
6. 6
   При необходимости сохраните вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчета».

Ключевой параметр — дата, на которую выводятся сведения. Кадровые данные (подразделение, должность) показываются на указанную дату, а персональные (паспорт, адрес) — как последние актуальные значения. Если нужен срез «кто работал на конец квартала», установите соответствующую дату в шапке отчета.

Для уволенных сотрудников добавьте отбор по полю «Дата увольнения» или используйте стандартный отбор «Работающие / Уволенные», если он предусмотрен в вашей версии. Без отбора отчет по умолчанию часто включает только действующих работников.

Настройка отборов и колонок

Гибкость отчета обеспечивается настройками на базе системы компоновки данных. Кнопка «Настройки» открывает вкладки «Отбор», «Поля и сортировки», «Группировка». Для типовой задачи «список сотрудников подразделения с паспортными данными» достаточно отбора по подразделению и включения нужных полей.

Чтобы вывести конкретный вид документа, удостоверяющего личность, или контактную информацию, проверьте, что соответствующие поля добавлены в структуру отчета. Если нужного поля нет в списке доступных, его можно вывести через расширенные настройки (режим «Расширенный» в окне настроек).

Сортировка по фамилии настраивается на вкладке «Сортировка»: добавьте поле «Сотрудник» с направлением «По возрастанию». Для группировки по подразделениям перетащите «Подразделение» в область группировок — получите структурированный отчет с итоговым списком по каждому отделу.

Отчет в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок ограничен, но базовые личные данные получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчеты» — доступные формы зависят от релиза. Если нужного отчета нет, используйте универсальный инструмент: «Отчеты» → «Универсальный отчет».

В универсальном отчете выберите объект «Справочник» → «Сотрудники», задайте период и добавьте нужные поля. Для паспортных данных и адресов объектом может выступать справочник «Физические лица» — именно там хранятся персональные сведения в бухгалтерской конфигурации.

Сравнение вариантов

Штатный отчет «Личные данные сотрудников» (ЗУП)

Подходит для полноценного кадрового учета: все виды персональных данных, отборы, группировки. Ограничение — доступен только в ЗУП.

Универсальный отчет по справочнику

Работает в любой конфигурации, включая Бухгалтерию. Ограничение — нужно вручную выбирать объект и поля, нет готовой структуры.

Выгрузка списка справочника «Сотрудники»

Быстрый способ получить простой список через «Ещё» → «Вывести список». Ограничение — выводятся только колонки списка, без паспортов и адресов.

Проверка результата и типичные проблемы

После формирования сверьте отчет с ожиданиями: количество строк должно совпадать с числом сотрудников по штатному расписанию (или списку уволенных, если отбор по ним). Пустые ячейки в колонках «ИНН», «СНИЛС» или «Паспорт» означают, что данные не внесены в карточку физического лица — откройте карточку сотрудника и заполните сведения на соответствующих вкладках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк

Норма

Совпадает с числом сотрудников по выбранному отбору

Тревожный признак

Строк меньше — сработал лишний отбор или нет прав на часть данных

Паспортные данные и адреса

Норма

Колонки заполнены по всем сотрудникам

Тревожный признак

Пустые ячейки — сведения не внесены в карточку физлица

Подразделение и должность

Норма

Соответствуют состоянию на дату отчета

Тревожный признак

Устаревшие значения — проверьте дату формирования отчета

Выгрузка и сохранение варианта

Сформированный отчет сохраняется в файл через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию»: доступны форматы Excel (MXL, XLSX), PDF и табличный документ. Для передачи в Excel удобнее сразу сохранять в XLSX — форматирование и группировки строк обычно сохраняются корректно.

Если отчет нужен регулярно с одними и теми же настройками, сохраните вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя, например «Личные данные — действующие по организации». Сохраненный вариант появится в списке отчетов, и настраивать отборы заново не придется.

Ограничения прав доступа

Доступ к персональным данным в 1С регулируется ролями и профилями групп доступа. Если отчет формируется пустым или без колонок с паспортами и адресами, обратитесь к администратору базы: потребуется профиль с правами на чтение персональных данных физических лиц. Самостоятельно расширять права через изменение ролей в конфигураторе не стоит — это задача администратора с учетом политики защиты персональных данных в организации.

Частые вопросы

Почему отчет формируется пустым?

Чаще всего причины три: задан слишком узкий отбор, указана дата, на которую нет принятых сотрудников, или у пользователя нет прав на чтение данных. Снимите все отборы, установите текущую дату и проверьте права доступа.

Как включить в отчет уволенных сотрудников?

Добавьте в настройках отбор по полю «Дата увольнения» с нужным периодом или отключите стандартный отбор «работающие сотрудники», если он установлен по умолчанию. После этого пересформируйте отчет.

Можно ли вывести данные сразу по нескольким организациям?

Да, если база ведет учет по нескольким организациям: уберите отбор по организации или укажите список организаций в отборе, затем добавьте группировку по полю «Организация».

Как добавить в отчет телефон или адрес электронной почты?

Эти сведения хранятся в контактной информации физических лиц. В настройках отчета откройте расширенный режим и добавьте соответствующие поля контактной информации, либо заполните их предварительно в карточках сотрудников.

Чем отличается отчет по сотрудникам от отчета по физическим лицам?

Справочник «Сотрудники» отражает трудовые отношения (одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника), а «Физические лица» — персональные данные человека. Для паспортов и адресов источником служат физлица, для должностей и подразделений — сотрудники.