Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сформировать отчёт продаж в 1С
Подробная инструкция по формированию отчёта продаж в 1С: Управление торговлей, Бухгалтерия и Комплексная автоматизация. Настройка отборов, периодов и проверка данных.
Отчёт по продажам — один из самых востребованных инструментов анализа в программах 1С: он показывает, сколько товаров, работ или услуг реализовано за период, какова выручка, себестоимость и валовая прибыль. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) названия отчётов и путь к ним различаются, но общая логика одинакова: открыть отчёт, задать период, при необходимости настроить отборы и сформировать.
Главная причина, почему у пользователей отчёт «не сходится» или показывает пустые значения — неправильно заданный период, отборы, оставшиеся от прошлой работы, или непроведённые документы реализации. Поэтому важно не только знать, где находится отчёт, но и уметь проверять корректность его данных.
Ниже разобраны конкретные сценарии для наиболее распространённых конфигураций, настройка отборов и группировок, проверка результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Какие отчёты по продажам есть в типовых конфигурациях
В разных программах 1С отчёты по продажам называются по-разному и решают разные задачи. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» основной аналитический отчёт — «Продажи», а также «Валовая прибыль предприятия», «Анализ причин отмены заказов», «Динамика продаж». В «1С: Бухгалтерии» аналитика по продажам строится через «Анализ продаж», «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 90» и «Анализ счёта».
Ключевое различие: отчёты в торговых конфигурациях строятся по данным оперативного учёта (регистры продаж, себестоимости) и показывают количество, суммы и прибыль по номенклатуре, клиентам и менеджерам. Отчёты в бухгалтерии опираются на проводки и отражают выручку в разрезе счетов учёта. Цифры в этих отчётах могут незначительно отличаться, если оперативный и бухгалтерский учёт ведутся в одной базе с разными датами проведения документов.
Сравнение вариантов отчётов
Подходит для анализа по номенклатуре, клиентам, менеджерам, складам. Показывает количество, выручку, себестоимость и прибыль. Ограничение: не отражает данные бухгалтерского учёта напрямую.
Оптимален, когда важна именно рентабельность по сделкам и товарам. Требует корректного расчёта себестоимости — иначе прибыль будет искажена.
Подходят для сверки выручки с бухгалтерским учётом и декларацией по НДС. Не дают детализации по количеству и марже по товарам.
Как сформировать отчёт «Продажи» в 1С: Управление торговлей
Откройте раздел «Продажи» в панели разделов. В группе «Отчёты по продажам» выберите пункт «Продажи». Если этого пункта не видно, откройте «Настройка навигации» в правом верхнем углу раздела и перенесите нужный отчёт в список видимых — часто отчёты просто скрыты из панели навигации.
В открывшейся форме задайте период: нажмите на поле периода и выберите стандартный интервал (месяц, квартал, год) или произвольные даты «с» и «по». Нажмите кнопку «Сформировать». Отчёт построится с настройками по умолчанию — обычно это группировка по организации и номенклатуре с показателями выручки и себестоимости.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Продажи»
- 2Укажите период отчёта (стандартный или произвольный)
- 3Нажмите «Настройки» и при необходимости задайте отборы по организации, складу, менеджеру или клиенту
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 5Проверьте итоговые суммы и при необходимости сохраните вариант настроек
Если отчёт формируется долго (несколько минут), это нормально для больших баз за длительный период. Не закрывайте форму и не нажимайте «Сформировать» повторно — это запустит параллельное построение и увеличит нагрузку на сервер.
Как построить отчёт по продажам в 1С: Бухгалтерии
В «1С: Бухгалтерии предприятия» откройте раздел «Отчёты» и выберите «Анализ продаж» (в некоторых релизах — «Продажи» в подразделе «Продажи»). Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Отчёт покажет выручку по контрагентам и номенклатуре на основании проводок по счёту 90.
Альтернативный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 90.01 «Выручка»: раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В настройках включите субконто «Номенклатурные группы» и «Контрагенты», чтобы увидеть детализацию. Этот вариант удобен для сверки с данными налогового учёта и декларацией по НДС.
Учтите, что бухгалтерские отчёты показывают только проведённые документы. Если реализация создана, но не проведена, в отчёт она не попадёт — это одна из самых частых причин расхождений с данными менеджеров.
Настройка отборов, группировок и показателей
Стандартный вариант отчёта редко подходит «как есть». Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает конструктор на базе системы компоновки данных. На закладке «Отбор» добавьте условия: например, «Организация равно …», «Менеджер в списке …», «Номенклатура в группе …». Поля, которых нет в списке, можно добавить через «Добавить новый элемент».
На закладке «Структура» (или «Группировка») определяется, как будут развёрнуты строки отчёта: по организациям, складам, клиентам, номенклатуре, периодам. Например, для анализа динамики добавьте группировку «Период (месяц)», для оценки эффективности персонала — «Менеджер». На закладке «Поля» выбираются показатели: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность.
Готовую комбинацию настроек сохраните через «Сохранить вариант отчёта» — в следующий раз отчёт откроется сразу в нужном виде. Сохранённый вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.
Если отчётом пользуются несколько сотрудников, договоритесь о едином стандартном варианте настроек и сохраните его для всех пользователей. Иначе каждый будет смотреть свою «версию правды» с разными отборами, и цифры на совещаниях не будут сходиться.
Как проверить, что данные отчёта корректны
Первый контроль — сверка итогов отчёта «Продажи» с оборотами по кредиту счёта 90.01 за тот же период. Небольшие расхождения допустимы из-за различий оперативного и бухгалтерского учёта, но существенная разница означает, что часть документов не проведена, проведена другой датой или отражена в другой организации.
Второй контроль — проверка себестоимости. Если в отчёте «Валовая прибыль» себестоимость по многим позициям равна нулю или сильно занижена, вероятно, не выполнен расчёт себестоимости за месяц (в УТ и КА это регламентная операция закрытия месяца) либо товар списывался при отсутствии остатков на складе.
Третий контроль — случайная выборочная сверка: возьмите 2–3 документа реализации за период и убедитесь, что их суммы присутствуют в отчёте в нужной строке. Для этого по строке отчёта можно выполнить расшифровку (двойной щелчок или кнопка «Расшифровать») — программа покажет, из каких документов сложилась сумма.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по кредиту счёта 90.01 (с учётом допустимых различий учёта)
Разница заметна — ищите непроведённые реализации или документы другой организации
Заполнена по всем проданным позициям, рентабельность выглядит правдоподобно
Нулевая или аномально низкая себестоимость — не выполнен расчёт себестоимости или продажи в минус
Открывается список реальных документов реализации, суммы сходятся
Появляются неожиданные документы, корректировки или движения другого периода
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — сравнение отчётов с разными отборами или разными вариантами настроек. Два пользователя формируют «один и тот же» отчёт, но у одного стоит отбор по складу, у другого — по организации, и итоги не совпадают. Всегда проверяйте строку отборов над таблицей отчёта.
Вторая ошибка — формирование отчёта за текущий месяц до закрытия периода. До выполнения регламентных операций (расчёт себестоимости, распределение затрат) показатели прибыли будут недостоверными. Для управленческого анализа в середине месяца ориентируйтесь на выручку и количество, а прибыль анализируйте после закрытия месяца.
Третья ошибка — работа в базе без учёта прав. Если отчёт пустой или показывает не все данные, возможно, у пользователя ограничены права на уровне записей (RLS): он видит только свои документы или свою организацию. Это не сбой, а настройка доступа — проверьте у администратора.
Выгрузка отчёта и типовые сценарии использования
Отчёт для руководителя
Сформируйте отчёт с группировками «Менеджер» и «Период (месяц)», оставьте показатели «Выручка» и «Валовая прибыль». Сохраните табличный документ в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как». Для регулярной рассылки настройте расписание в механизме рассылки отчётов (доступен в УТ, КА и ERP при включённой опции).
Отчёт по конкретному клиенту или товару
Добавьте отбор «Контрагент равно …» или «Номенклатура в группе …» и группировку по периодам. Такой срез удобен для подготовки к переговорам с клиентом или анализа оборачиваемости товарной группы. Для детализации до документов используйте расшифровку строки.
Сверка с бухгалтерией
Сформируйте «Продажи» за квартал и ОСВ по счёту 90.01 за тот же период. Сравните итоговую выручку. Расхождения ищите через отчёт «Анализ расхождений» (в КА и ERP) или вручную — по расшифровкам обоих отчётов. Чаще всего причина в корректировках реализации, возвратах и документах, проведённых другой датой.
Что важно запомнить
Отчёт по продажам в торговых конфигурациях 1С формируется из раздела «Продажи» за пару кликов, но достоверность результата зависит от трёх условий: проведённых документов, рассчитанной себестоимости и корректных отборов. Сохраняйте рабочие варианты настроек и сверяйте итоги с бухгалтерским учётом перед тем, как передавать цифры дальше.
Частые вопросы
Почему отчёт «Продажи» пустой, хотя реализации в базе есть?
Проверьте три вещи: период отчёта (возможно, выбран не тот месяц), отборы (мог остаться фильтр по организации или складу) и проведённость документов — непроведённые реализации в отчёт не попадают. Также убедитесь, что смотрите отчёт в той же базе, где вводились документы.
Чем отличается отчёт «Продажи» от «Валовой прибыли»?
Оба отчёта строятся по одним регистрам, но «Продажи» ориентирован на объёмы и выручку, а «Валовая прибыль» — на себестоимость, прибыль и рентабельность. Если себестоимость ещё не рассчитана, используйте «Продажи» — его показатели выручки останутся корректными.
Можно ли сформировать отчёт по продажам за прошлый год после закрытия периода?
Да, закрытие периода не блокирует формирование отчётов. Откройте отчёт, установите нужный диапазон дат вручную через произвольный период и нажмите «Сформировать». Ограничением может быть только дата запрета изменения данных — она запрещает редактирование документов, но не просмотр отчётов.
Как выгрузить отчёт в Excel с сохранением структуры?
После формирования отчёта откройте меню «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel» (XLSX). Группировки и итоги сохранятся, но интерактивная расшифровка в Excel работать не будет — для неё нужен формат MXL, открываемый в самой 1С.
Почему сумма в отчёте УТ не совпадает с выручкой в 1С: Бухгалтерии?
Торговые отчёты строятся по оперативным регистрам, а бухгалтерские — по проводкам. Расхождения возникают из-за непроведённых документов, разных дат проведения, корректировок и возвратов, а также ручных операций в бухучёте. Сверяйте через расшифровки обоих отчётов по конкретным документам.
Как сделать, чтобы отчёт всегда открывался с нужными настройками?
Настройте отборы, группировки и показатели, затем нажмите «Сохранить вариант отчёта» и задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам помесячно». В дальнейшем открывайте отчёт через выбор этого варианта — все настройки подставятся автоматически, останется только указать период.