Как сформировать отчет по продажам в 1С УТ 11

В 1С: Управление торговлей 11 отчеты по продажам строятся на данных проведенных документов: реализаций товаров и услуг, отчетов о розничных продажах, актов выполненных работ и возвратов. Пока документ не проведен или помещен в архив, его сумма в отчет не попадет — это первое, что нужно проверять, если цифры «не сходятся» с ожиданиями менеджеров.

Конфигурация предлагает несколько готовых отчетов: «Валовая прибыль предприятия», «Продажи», «Анализ продаж», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие. Все они доступны из раздела «Продажи» или «CRM и маркетинг» и настраиваются через единый механизм вариантов отчетов на базе СКД (системы компоновки данных).

Ниже разобран практический порядок работы: какой отчет выбрать под конкретную задачу, как задать период и отборы, как сверить результат с оборотами и как сохранить настройку, чтобы не собирать ее заново каждый месяц.

Какой отчет выбрать под вашу задачу

В УТ 11 нет одного «главного» отчета по продажам — есть набор специализированных. Отчет «Валовая прибыль предприятия» показывает выручку, себестоимость и прибыль в разрезе номенклатуры, партнеров или организаций. Он подходит, когда нужно оценить рентабельность, а не просто обороты.

Отчет «Продажи» (в ряде релизов — «Анализ продаж») дает объемы продаж в количественном и суммовом выражении с группировкой по товарам, клиентам, менеджерам или складам. «Динамика продаж» удобна для сравнения периодов: месяц к месяцу, квартал к кварталу. «Сравнительный анализ продаж» позволяет сопоставить два произвольных периода — например, текущий квартал с аналогичным прошлого года.

Для розницы есть отдельные отчеты по кассам ККМ и отчетам о розничных продажах. Если нужны данные по конкретному менеджеру или подразделению, обычно достаточно отчета «Продажи» с отбором, а не создания нового отчета с нуля.

Сравнение вариантов

Валовая прибыль предприятия

Подходит для оценки рентабельности: выручка, себестоимость, маржа. Ограничение: себестоимость корректна только после расчета итогов месяца.

Продажи / Анализ продаж

Подходит для анализа оборотов по товарам, клиентам, менеджерам. Не показывает прибыль без дополнительных настроек.

Динамика и сравнительный анализ

Подходят для сравнения периодов и выявления трендов. Требуют корректно заданных периодов сравнения.

Где найти отчеты по продажам

Основной путь: раздел «Продажи» → группа «Отчеты по продажам». Здесь собраны «Валовая прибыль предприятия», «Продажи», «Динамика продаж» и связанные отчеты. Часть аналитики находится также в разделе «CRM и маркетинг» → «Отчеты» (например, ABC/XYZ-анализ, анализ клиентской базы).

Если нужного отчета не видно в меню, используйте поиск по функциям: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш и введите название отчета, например «валовая прибыль». Система покажет команду открытия, даже если отчет скрыт из панели навигации настройками интерфейса.

Отсутствие отчета в меню может быть связано с правами пользователя. Если поиск отчет находит, но при открытии появляется сообщение о нарушении прав, обратитесь к администратору — ему нужно добавить вам роль с доступом к отчетам по продажам или расширить существующий профиль.

Настройка периода, отборов и группировок

После открытия отчета первым делом задайте период. Поле периода расположено в верхней части формы: можно выбрать стандартный интервал (месяц, квартал, год) или произвольные даты. Учитывайте, что отчет берет данные по дате документа, а не по дате оплаты — отгрузка без оплаты в продажи попадет.

Кнопка «Настройки» открывает панель СКД. На вкладке «Отбор» добавьте нужные условия: конкретная организация, склад, менеджер, группа номенклатуры, партнер. На вкладке «Структура» (или «Группировки») определите, в каком разрезе выводить строки: по номенклатуре, по контрагентам, по месяцам внутри периода.

На вкладке «Показатели» (или «Ресурсы») отметьте нужные колонки: количество, выручка, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность. Лишние колонки лучше отключить — отчет станет компактнее и сформируется быстрее, что заметно на больших базах.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет.
2. 2
   Задайте период в шапке формы отчета.
3. 3
   Откройте «Настройки», добавьте отборы по организации, складу или менеджеру.
4. 4
   Проверьте группировки и набор показателей, отключите лишние колонки.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа.
6. 6
   Сверьте итоги с оборотами и при необходимости скорректируйте настройки.

Как проверить корректность результата

Первый контроль — сверка итога отчета с оборотами по счету 90.01 «Выручка» из отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Регламентированный учет» или «Бухгалтерский учет»). Суммы могут отличаться на НДС: отчеты по продажам в УТ 11 обычно показывают выручку с НДС или без в зависимости от настройки показателя, а счет 90.01 — с НДС.

Второй контроль — полнота данных. Убедитесь, что за период нет непроведенных реализаций: раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг», включите отбор по признаку «не проведен». Также проверьте отчеты о розничных продажах — они часто остаются непроведенными после смены на кассе.

Третий контроль — себестоимость. Если в отчете «Валовая прибыль» себестоимость нулевая или явно занижена, значит, не выполнен расчет себестоимости за месяц (регламентная операция закрытия месяца) или товар продавался «в минус» без остатков. В этом случае прибыль в отчете недостоверна.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог по выручке

Норма

Близок к обороту по счету 90.01 с учетом НДС

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины — ищите непроведенные документы

Колонка себестоимости

Норма

Заполнена, маржа выглядит правдоподобно

Тревожный признак

Нули или отрицательная маржа по большинству строк

Состав строк

Норма

Все склады и организации периода присутствуют

Тревожный признак

Часть подразделений отсутствует — проверьте отборы

Сохранение варианта отчета и рассылка

Когда настройка готова, сохраните ее как вариант: кнопка «Варианты отчета» → «Сохранить вариант отчета» (или аналогичная команда в меню «Ещё»). Задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц», и выберите видимость — только для себя или для всех пользователей.

Сохраненный вариант появится в списке вариантов при открытии отчета и в общей панели отчетов. Это избавляет от повторной настройки отборов каждый месяц: достаточно открыть вариант и поменять период.

Для регулярной отправки руководству можно настроить рассылку отчетов по расписанию (раздел «Администрирование» → «Рассылка отчетов», если функция включена). Укажите вариант отчета, получателей и расписание — система будет формировать и отправлять файл автоматически. Проверьте первую рассылку вручную, чтобы убедиться, что период в настройке задан относительный (например, «прошлый месяц»), а не фиксированные даты.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — сравнение отчета по продажам с кассовыми поступлениями. Продажи в УТ 11 отражаются по факту отгрузки, а оплата может прийти позже или частями. Для анализа денег используйте отчеты по расчетам с клиентами и движению денежных средств, а не отчеты по продажам.

Вторая ошибка — анализ прибыли в середине месяца. Себестоимость в УТ 11 рассчитывается регламентной операцией закрытия месяца; до ее выполнения прибыль в отчете условна. Для оперативного контроля внутри месяца ориентируйтесь на выручку и количество, а маржу оценивайте после закрытия.

Третья ошибка — фильтр по организации, забытый с прошлой настройки. Если в базе несколько юрлиц, а отчет «не видит» часть продаж, первым делом снимите все отборы и сформируйте заново. Также помните: возвраты от клиентов уменьшают продажи того периода, в котором проведен документ возврата, а не исходной реализации.

Когда стандартного отчета недостаточно

Если нужной аналитики нет ни в одном готовом отчете — например, продажи в разрезе произвольных дополнительных реквизитов или нестандартная формула маржи — есть два пути. Первый: скопировать существующий вариант и доработать его в расширенных настройках СКД (вкладка «Пользовательские поля», произвольные выражения). Это доступно опытному пользователю без изменения конфигурации.

Второй путь — заказать разработку внешнего отчета у специалиста по 1С. Внешний отчет подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки. Это безопаснее, чем доработка типовых объектов, которая усложнит будущие обновления.

Часто задаваемые вопросы

Почему отчет по продажам пустой, хотя документы есть?

Чаще всего документы не проведены или попали в другой период. Проверьте дату документов, снимите все отборы в настройках отчета и убедитесь, что у вас есть права на просмотр данных соответствующих организаций и складов.

Отчет показывает выручку с НДС или без?

Зависит от выбранного показателя в настройках: в типовых отчетах есть отдельные ресурсы с НДС и без НДС. Откройте «Настройки» → «Показатели» и оставьте нужный вариант, чтобы цифры были сопоставимы с бухгалтерской отчетностью.

Почему валовая прибыль завышена или равна выручке?

Это признак нерассчитанной себестоимости: не выполнено закрытие месяца либо товар продавался при отсутствии остатков. Выполните регламентные операции закрытия месяца и проверьте отчет по остаткам товаров на отрицательные позиции.

Как выгрузить отчет в Excel?

После формирования используйте команду «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат листа Excel (XLSX). Табличный документ сохранится с группировками и итогами, пригодными для дальнейшей обработки.

Можно ли видеть продажи по конкретному менеджеру?

Да. В отчете «Продажи» или «Валовая прибыль» добавьте в структуру группировку по полю «Менеджер» или установите отбор по конкретному сотруднику. Условие: менеджер должен быть заполнен в документах реализации.

Как сравнить продажи двух периодов?

Используйте отчет «Сравнительный анализ продаж» или «Динамика продаж»: задайте базовый и сравниваемый периоды, выберите разрез аналитики. Отчет покажет абсолютное и относительное отклонение по каждой строке.