Как сформировать отчет по продажам в 1С:ERP

Отчеты по продажам в 1С:ERP строятся на данных проведенных документов реализации, возвратов и корректировок. Прежде чем формировать отчет, убедитесь, что за анализируемый период проведены все «Реализации товаров и услуг», «Отчеты комиссионеров» и документы возвратов, а также закрыт месяц в части расчета себестоимости — иначе показатели прибыли будут неполными или искаженными.

В типовой конфигурации доступно несколько готовых отчетов: «Валовая прибыль предприятия», «Анализ продаж», «Продажи по категориям», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж». Выбор зависит от задачи: руководителю обычно нужна валовая прибыль по направлениям, менеджеру — детализация по клиентам и номенклатуре, аналитику — динамика по периодам.

Все отчеты по продажам собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам», а также дублируются в разделе «Финансовый результат и контроллинг». Интерфейс и состав отчетов зависят от версии конфигурации и включенных функциональных опций, поэтому часть отчетов может отсутствовать, если, например, не ведется комиссионная торговля или не используются соглашения с клиентами.

Какие отчеты по продажам есть в 1С:ERP и какой выбрать

Типовая поставка 1С:ERP включает несколько отчетов, каждый из которых отвечает на свой вопрос. «Валовая прибыль предприятия» показывает выручку, себестоимость и прибыль в разрезе организаций, подразделений, менеджеров и номенклатуры. «Анализ продаж» дает детализацию по клиентам и товарам с количеством и суммами. «Динамика продаж» строит показатели по периодам — дням, неделям, месяцам.

Отдельная группа — отчеты по комиссии и агентским схемам: «Продажи по комиссии», «Отчеты комиссионеров». Они нужны, если компания торгует через посредников, и без них картина продаж будет неполной.

Сравнение отчетов

Валовая прибыль предприятия

Подходит для оценки доходности по направлениям и менеджерам. Ограничение: требует рассчитанной себестоимости, иначе прибыль будет нулевой или некорректной.

Анализ продаж

Подходит для детализации по клиентам, номенклатуре, сделкам. Ограничение: не показывает прибыль напрямую, только суммы и количество продаж.

Динамика продаж

Подходит для сравнения периодов и поиска трендов. Ограничение: менее удобен для глубокой детализации по контрагентам.

Если не знаете, с чего начать, сформируйте «Валовую прибыль предприятия» за месяц в разрезе менеджеров — это самый востребованный срез. От него уже можно переходить к детализации двойным щелчком или расшифровкой.

Как сформировать отчет «Валовая прибыль предприятия»

Откройте раздел «Продажи» и в панели навигации выберите «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия». В шапке отчета укажите период — можно выбрать стандартный (месяц, квартал) или произвольные даты. По умолчанию отчет группирует данные по организациям и менеджерам, но структуру можно изменить.

Нажмите кнопку «Сформировать». Отчет выведет колонки «Выручка», «Себестоимость», «Валовая прибыль» и «Рентабельность». Если колонка себестоимости пустая или равна нулю, причина почти всегда в том, что не выполнено закрытие месяца — регламентная операция расчета себестоимости в разделе «Финансовый результат и контроллинг».

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия».
2. 2
   Установите период отчета — стандартный или произвольный.
3. 3
   Проверьте, что месяц закрыт и себестоимость рассчитана.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение колонок выручки и себестоимости.
5. 5
   При необходимости измените группировки и отборы через «Ещё → Изменить вариант».
6. 6
   Сохраните настройку как свой вариант отчета, если она нужна регулярно.

Для печати или передачи руководству используйте «Ещё → Сохранить» — отчет выгружается в Excel, PDF или табличный документ. Перед отправкой проверьте, что в настройках не осталось лишних отборов, сужающих данные.

Настройка отборов, группировок и вариантов отчета

Все отчеты 1С:ERP построены на системе компоновки данных, поэтому настройки у них единообразные. Через «Ещё → Изменить вариант» открывается окно настроек с вкладками «Отбор», «Структура» (группировки), «Поля», «Сортировка». В отборе можно ограничить данные по организации, складу, менеджеру, группе номенклатуры, контрагенту.

Группировки определяют разрезы отчета. Например, чтобы увидеть продажи по менеджерам внутри каждого клиента, добавьте в структуру группировку «Менеджер» после «Партнер». Порядок группировок задает иерархию: верхняя строка в структуре — самый крупный разрез.

Частая задача — отбор по виду номенклатуры или по сегменту клиентов. В отборе выберите поле, вид сравнения «В группе» или «Равно» и укажите значение. Для сложных условий (например, несколько складов сразу) используйте вид сравнения «В списке».

Отчет «Анализ продаж» и детализация по клиентам

Отчет «Анализ продаж» удобен, когда нужно ответить на вопросы вида «кто купил», «что купили», «сколько и на какую сумму». Он находится там же — «Продажи» → «Отчеты по продажам». Типовые варианты включают разрезы по партнерам, номенклатуре, сделкам и заказам клиентов.

Для анализа дебиторской составляющей продаж полезно сопоставить «Анализ продаж» с отчетом «Расчеты с клиентами» — так видно, какие отгрузки оплачены, а какие висят в долгу. Сам по себе отчет по продажам не показывает оплату, это частая причина неверных выводов о выручке «в деньгах».

Если нужна расшифровка до конкретных документов, дважды щелкните по ячейке или используйте команду «Расшифровать» — программа предложит открыть детальный отчет по регистру «Выручка и себестоимость продаж», откуда можно перейти в сам документ реализации.

Проверка корректности данных отчета

Перед тем как использовать цифры отчета для управленческих решений, сверьте их с контрольными источниками. Сумма выручки за месяц должна сходиться с данными регистра «Выручка и себестоимость продаж» и, при корректном учете, с оборотами по счету 90.01 в бухгалтерском учете (с учетом НДС и разниц в методологии управленческого и регламентированного учета).

Типовой признак проблемы — нулевая или отрицательная себестоимость при наличии продаж. Причины: не выполнено закрытие месяца, товар списан в минус (отрицательные остатки), не оформлены документы поступления. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на предмет отрицательных остатков и журнал «Регламентные операции» на предмет ошибок расчета себестоимости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Себестоимость» в валовой прибыли

Норма

Заполнена по всем строкам с продажами

Тревожный признак

Нули или пропуски — не выполнен расчет себестоимости или нет поступления товара

Итог выручки за месяц

Норма

Сходится с данными по документам реализации за период

Тревожный признак

Расхождения — есть непроведенные документы или возвраты не учтены

Рентабельность по строкам

Норма

Правдоподобные значения без экстремальных выбросов

Тревожный признак

Аномально высокая прибыль — возможно, себестоимость не рассчиталась по части товаров

Типичные ошибки при работе с отчетами по продажам

Самая распространенная ошибка — формирование отчета по прибыли до закрытия месяца. Валовая прибыль в этом случае либо равна выручке (себестоимость нулевая), либо содержит предварительные цифры, которые изменятся после расчета. Всегда проверяйте статус регламентных операций.

Вторая ошибка — забытые отборы. Если ранее вы настроили отбор по конкретному менеджеру и сохранили вариант, при следующем формировании отчет покажет только его продажи, что легко принять за падение выручки. Перед анализом сбрасывайте настройки командой «Ещё → Установить стандартные настройки».

Третья группа ошибок — методологическая. Управленческая выручка в отчетах продаж обычно идет без НДС и по данным отгрузки, а бухгалтерская выручка — с учетом момента признания дохода. Прямое сравнение этих цифр без корректировок приводит к ложным выводам о расхождениях.

Если отчет нужен регулярно в одном и том же виде, сохраните свой вариант и настройте рассылку отчетов по расписанию (раздел «Администрирование» → «Рассылка отчетов»). Это избавит от ежедневного ручного формирования и гарантирует, что руководство получает одинаковые по структуре цифры.

Когда стандартных отчетов не хватает

Если нужен нестандартный разрез — например, продажи по регионам доставки, по каналам продаж из дополнительных реквизитов или с собственными расчетными показателями, — есть два пути. Первый: донастроить существующий вариант отчета, добавив нужные поля и группировки через настройки компоновки. В большинстве случаев этого достаточно, так как схема отчета уже содержит связанные данные.

Второй путь — создать произвольный отчет на базе системы компоновки данных или заказать доработку у специалиста по 1С. Это оправдано, когда требуются данные из нескольких регистров одновременно или сложные вычисляемые показатели. Прежде чем заказывать доработку, проверьте: возможно, задача решается расшифровкой существующего отчета или выгрузкой в Excel с последующей обработкой.

Частые вопросы

Почему в отчете «Валовая прибыль» себестоимость равна нулю?

Чаще всего не выполнено закрытие месяца — регламентная операция расчета себестоимости. Проверьте раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца». Также причиной могут быть отрицательные остатки товара на складе: себестоимость не может рассчитаться, если товара «не было» на момент продажи.

Как выгрузить отчет по продажам в Excel?

Сформируйте отчет, затем нажмите «Ещё → Сохранить» или используйте стандартную команду сохранения табличного документа (Ctrl+S). Выберите формат «Лист Excel». Если нужны данные без группировок для сводных таблиц, выведите отчет в детальном варианте по документам.

Отчет показывает не все продажи за период. В чем причина?

Проверьте три вещи: установленные отборы в настройках варианта (сбросьте через «Установить стандартные настройки»), наличие непроведенных документов реализации за период и права пользователя — ограничение доступа на уровне записей может скрывать часть данных по организациям или складам.

Можно ли сформировать отчет по продажам по конкретному менеджеру?

Да. Откройте «Ещё → Изменить вариант», на вкладке «Отбор» добавьте поле «Менеджер» с видом сравнения «Равно» и укажите сотрудника. Чтобы настройка сохранилась, сохраните вариант отчета под понятным именем, например «Продажи — Иванов».

Чем выручка в отчете по продажам отличается от выручки в бухгалтерском учете?

Отчеты по продажам показывают управленческую выручку: обычно без НДС, по факту отгрузки и по данным оперативных регистров. Бухгалтерская выручка (счет 90) формируется по правилам регламентированного учета и может отличаться из-за НДС, момента признания дохода и корректировок. Прямое сравнение без учета этих различий некорректно.

Как настроить автоматическую отправку отчета руководителю?

Используйте механизм «Рассылка отчетов» в разделе «Администрирование». Создайте новую рассылку, добавьте нужный вариант отчета, задайте расписание и способ доставки (по электронной почте или в папку). Для работы почтовой отправки должна быть настроена учетная запись системной почты.