Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как сформировать отчет по продажам в 1С:Управление торговлей 11
Пошаговая инструкция по формированию отчетов по продажам в 1С:УТ 11: выбор отчета, настройка отборов и периода, варианты, проверка данных и типичные ошибки.
Отчеты по продажам — основной инструмент анализа выручки, маржи и динамики спроса в 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11). Конфигурация содержит несколько готовых отчетов: «Продажи», «Анализ продаж по категориям», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие. Все они строятся на едином механизме: выбирается период, задаются отборы, при необходимости меняется вариант отчета — и результат выводится в табличный документ или диаграмму.
Большинство отчетов по продажам находится в разделе «Продажи» подсистемы «Отчеты по продажам», а также в разделе «Финансовый результат и контроллинг». Отчеты строятся на данных проведенных документов: реализаций товаров и услуг, отчетов о розничных продажах, актов выполненных работ. Если документы не проведены или проведены «задним числом» после формирования отчета, цифры будут расходиться с ожиданиями.
Ниже разобрано, как открыть нужный отчет, настроить период и отборы, сохранить вариант настройки для регулярного использования, проверить корректность результата и устранить типичные расхождения.
Какие отчеты по продажам доступны в УТ 11
Перед формированием важно выбрать отчет, который отвечает на конкретный вопрос. Универсальный отчет «Продажи» показывает выручку, себестоимость и валовую прибыль в разрезе номенклатуры, клиентов, менеджеров, складов и организаций. Он подходит для большинства задач анализа и позволяет гибко менять группировки.
Отчет «Динамика продаж» нужен, когда важно сравнить периоды: помесячно, поквартально, по неделям. «Анализ продаж по категориям» ориентирован на товарные категории и виды номенклатуры. «Сравнительный анализ продаж» сопоставляет два произвольных периода. Для оценки работы менеджеров используется «Продажи по менеджерам», для розницы — отчеты по кассовым сменам и розничным продажам.
Сравнение вариантов
Универсальный отчет по выручке, себестоимости и прибыли с гибкими группировками. Подходит для большинства задач, но требует настройки отборов.
Показывает изменение продаж по периодам. Хорош для трендов, не дает детализации по клиентам в базовом варианте.
Сопоставляет два периода. Удобен для оценки сезонности, но периоды нужно задавать аккуратно, чтобы они были сопоставимы.
Оценка эффективности сотрудников. Ограничение: данные корректны только если менеджер заполнен в документах продажи.
Где найти отчет и как его открыть
Основной путь: раздел «Продажи» → группа «Отчеты по продажам» → нужный отчет. Если раздел «Продажи» не виден в панели разделов, проверьте настройки интерфейса: возможно, у пользователя ограничены права или отключена функциональная опция. Часть отчетов доступна также через раздел «Финансовый результат и контроллинг» — например, отчеты по валовой прибыли.
Быстрый способ — воспользоваться поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации и введите название отчета, например «Продажи». Система покажет найденные отчеты и связанные документы.
Если отчет не открывается с ошибкой прав доступа, обратитесь к администратору: для работы с отчетами по продажам пользователю нужны права на чтение данных регистров продаж и себестоимости. Самостоятельно менять роли без понимания модели прав не стоит — это может открыть лишний доступ к конфиденциальным данным.
Настройка периода, отборов и группировок
После открытия отчета первым шагом задайте период. В шапке отчета есть поле периода со стандартными вариантами: сегодня, неделя, месяц, квартал, год, произвольный интервал. Проверьте, что даты указаны верно — ошибка в периоде является самой частой причиной «неправильных» цифр.
Для детальной настройки нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант» в некоторых версиях интерфейса). Откроется окно настройки варианта отчета с вкладками «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка». На вкладке «Отбор» добавьте условия: например, «Организация равно …», «Склад в списке …», «Менеджер равно …». На вкладке «Группировка» выберите, в каком разрезе выводить данные: по номенклатуре, по контрагентам, по периодам.
После настройки нажмите «Закрыть и сформировать» или просто «Сформировать» в основном окне. Отчет перестроится с учетом условий. Если данных слишком много и отчет формируется долго, сузьте период или добавьте отборы — это ускорит построение и снизит нагрузку на сервер.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет
- 2Задайте период отчета в шапке формы
- 3Нажмите «Настройки» и добавьте отборы: организация, склад, менеджер, номенклатура
- 4На вкладке «Группировка» выберите разрез анализа
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
- 6Сохраните настройку как вариант отчета для повторного использования
Как сохранить вариант отчета и настроить рассылку
Если отчет нужен регулярно с одними и теми же настройками, сохраните его как вариант. В окне настройки нажмите «Сохранить вариант отчета» (или «Еще» → «Сохранить вариант»), задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц», и укажите доступность: только для себя или для всех пользователей.
Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета при его открытии. Это избавляет от повторной настройки отборов и группировок каждый раз. Варианты можно изменять и удалять через «Еще» → «Выбрать вариант».
В УТ 11 доступна рассылка отчетов по расписанию: раздел «Настройки и администрирование» или «CRM и маркетинг» → «Рассылки отчетов». Создайте рассылку, добавьте вариант отчета, укажите расписание, получателей и формат (табличный документ, Excel, PDF). Учтите, что рассылка выполняется регламентным заданием — оно должно быть включено, а у пользователя, от имени которого выполняется рассылка, должны быть права на отчет.
Проверка результата и расхождения с ожиданиями
После формирования сверьте итоговые суммы с контрольными данными. Простой способ — сравнить выручку по отчету с оборотами по счету 90.01 в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (если ведется бухгалтерский учет в той же или связанной базе). Небольшие расхождения возможны из-за возвратов, корректировок и различий в моменте признания выручки, но существенная разница — повод искать ошибку.
Проверьте, все ли документы проведены: отчет «Продажи» видит только проведенные реализации. Черновики и помеченные на удаление документы в отчет не попадают. Также убедитесь, что в отборе не «застрял» лишний фильтр — например, отбор по одному складу при анализе всей компании.
Как проверить результат
Совпадает с оборотами по реализациям или близка к ним с учетом возвратов
Существенное расхождение без объяснимой причины
В списке отборов только нужные условия, лишние выключены
Остался отбор по складу, менеджеру или организации от прошлой настройки
Все реализации за период проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
Себестоимость заполнена, прибыль считается корректно
Нулевая себестоимость — не выполнен расчет себестоимости за месяц
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — нулевая или заниженная себестоимость в отчете по валовой прибыли. Причина почти всегда в том, что не выполнено закрытие месяца: регламентная операция расчета себестоимости в разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца». До ее выполнения себестоимость может быть предварительной или отсутствовать.
Вторая типичная ситуация — отчет «пустой», хотя продажи были. Проверьте период, отборы и то, что документы проведены именно в той организации и по тому складу, которые указаны в отборе. Третья ошибка — сравнение несопоставимых периодов в отчете динамики: месяц с 31 днем и месяц с 28 днями дадут искаженную картину без поправки на длительность.
Учтите ограничение по производительности: отчет по детальным данным за большой период в базе с сотнями тысяч документов может формироваться долго. В таких случаях сужайте период, убирайте лишние группировки или формируйте отчет в нерабочее время через рассылку.
Выгрузка и печать отчета
Сформированный отчет можно сохранить во внешний файл: кнопка «Еще» → «Сохранить» или стандартное сохранение табличного документа через меню «Файл» → «Сохранить как». Доступные форматы — табличный документ 1С (mxl), Excel, PDF, HTML и другие. Для передачи руководству чаще всего используют PDF или Excel.
Печать выполняется стандартно: «Файл» → «Печать». Перед печатью проверьте масштаб и ориентацию страницы в предварительном просмотре — широкие отчеты с множеством колонок удобнее печатать в альбомной ориентации или выгружать в Excel.
Если отчет регулярно выгружается в Excel для дальнейшей обработки, сохраните вариант с минимальным оформлением и без итоговых строк в середине группировок — так таблицу проще обрабатывать сводными таблицами.
Что важно запомнить
Отчет по продажам в УТ 11 формируется из раздела «Продажи»: выберите отчет, задайте период, настройте отборы и группировки, нажмите «Сформировать». Проверяйте проведение документов и расчет себестоимости, сохраняйте удачные настройки как варианты и используйте рассылку для регулярных отчетов.
Частые вопросы
Почему в отчете по продажам нет части реализаций?
Наиболее вероятные причины: документы не проведены, действует лишний отбор (по складу, организации, менеджеру) или неверно задан период. Откройте настройки, отключите все отборы, расширьте период и сформируйте заново — если продажи появились, последовательно включайте отборы, чтобы найти лишний.
Почему валовая прибыль равна нулю или выручке?
Это признак того, что себестоимость не рассчитана. Выполните закрытие месяца в разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца» и убедитесь, что регламентная операция расчета себестоимости завершилась без ошибок. После этого сформируйте отчет повторно.
Как посмотреть продажи конкретного менеджера?
Откройте отчет «Продажи», в настройках добавьте отбор «Менеджер равно» с нужным сотрудником или используйте готовый отчет «Продажи по менеджерам». Учтите, что данные будут корректны только если поле «Менеджер» заполнено в документах реализации.
Можно ли сравнить продажи двух произвольных периодов?
Да, для этого предназначен отчет «Сравнительный анализ продаж». Задайте базовый и сравниваемый периоды в настройках. Старайтесь выбирать сопоставимые по длительности интервалы, иначе выводы о росте или падении будут искажены.
Как автоматически отправлять отчет руководителю каждое утро?
Настройте рассылку отчетов: создайте рассылку, добавьте сохраненный вариант отчета, укажите расписание, формат и получателей. Проверьте, что регламентные задания в базе включены, и выполните тестовую отправку, чтобы убедиться в корректности настроек.