Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сформировать отчет по остаткам товара в 1С
Как сформировать отчет по остаткам товара в 1С: Управление торговлей и Комплексная автоматизация. Где найти отчет, как настроить отборы, варианты и проверить расхождения с учетом.
Остатки товара — один из самых востребованных отчетов в торговом и складском учете. Он нужен для контроля закупок, подготовки инвентаризации, анализа залежавшейся номенклатуры и проверки корректности документов. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP) такой отчет уже есть в поставке, и сформировать его можно за пару минут без доработок.
Основной инструмент — отчет «Остатки и доступность товаров» (в УТ 11 и КА 2) или «Остатки товаров на складах» (в УТ 10.3 и старых конфигурациях). В Управлении нашей фирмой (УНФ) используется отчет «Остатки товаров» из раздела «Закупки» или «Склад». Все они строятся на регистрах учета товаров и показывают количество и стоимость номенклатуры на выбранную дату.
Ниже разобраны типовые сценарии: где находится отчет в разных конфигурациях, как настроить отборы по складу и номенклатуре, как получить остатки на прошедшую дату, как проверить данные и что делать при расхождениях с реальным складом.
Где находится отчет по остаткам в разных конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 отчет расположен в разделе «Склад и доставка» → группа «Отчеты» → «Остатки и доступность товаров». Если раздела не видно, проверьте, что у пользователя есть права на складской учет, а в настройках функциональности (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов) включен складской учет.
В 1С:Управление нашей фирмой откройте раздел «Закупки» или «Склад» и в списке отчетов выберите «Остатки товаров». В старой УТ 10.3 путь выглядит как «Отчеты» → «Склад (запасы)» → «Остатки товаров на складах». В Бухгалтерии предприятия 3.0 аналогичные данные дают отчеты «Остатки товаров» и стандартные «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 41 с группировкой по складам и номенклатуре.
Если нужного отчета нет в меню, откройте его через «Все функции» (при включенном режиме технического специалиста) или попросите администратора проверить права. В типовых решениях отчеты по складу доступны ролям кладовщика, менеджера по закупкам и руководителя.
Как сформировать отчет «Остатки и доступность товаров»
Откройте отчет и задайте дату, на которую нужны остатки. По умолчанию отчет строится на текущий момент, но можно указать любую прошедшую дату — программа рассчитает остатки по движениям регистров с учетом времени документов. Учтите: если документы задним числом проводились после закрытия периода, остатки на старую дату могут измениться.
Нажмите «Настройки» и задайте отборы: склад или группа складов, номенклатура, группа товаров, поставщик. В расширенных настройках можно вывести дополнительные колонки — характеристики, серии, единицы измерения, цену и стоимость остатков. Для сохранения варианта нажмите «Сохранить настройки», чтобы не настраивать отчет заново при каждом запуске.
Нажмите «Сформировать». Результат можно распечатать или сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить копию». Табличный документ сохраняет группировки, что удобно при передаче отчета кладовщику или в бухгалтерию.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Остатки и доступность товаров»
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки
- 3В настройках задайте отбор по складу и номенклатуре
- 4При необходимости добавьте колонки: характеристики, серии, стоимость
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
- 6Сохраните вариант настроек и выгрузите результат в Excel при необходимости
Какие варианты отчета выбрать под разные задачи
Отчет «Остатки и доступность товаров» имеет несколько предустановленных вариантов. «Остатки и доступность» показывает свободный остаток с учетом резервов под заказы. «Остатки товаров» — просто учетное количество без резервов. «Доступность товаров» детализирует, сколько единиц зарезервировано и сколько можно отгрузить прямо сейчас.
Для инвентаризации удобнее вариант «Остатки товаров» с группировкой по складу и номенклатуре — его проще сверять с фактическим подсчетом. Для отдела продаж важнее «Остатки и доступность»: менеджер видит реально свободный товар, а не общий остаток, часть которого уже зарезервирована.
Если нужны обороты за период, а не остаток на дату, используйте отчет «Ведомость по товарам на складах»: он показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой позиции. Это основной инструмент для поиска ошибок в движении товара.
Сравнение вариантов
Подходит отделу продаж: показывает свободный остаток с учетом резервов. Ограничение: требует корректного ведения резервов, иначе данные вводят в заблуждение.
Подходит для инвентаризации и сверки с фактом. Ограничение: не показывает резервы и потребность.
Подходит для поиска ошибок и анализа движений за период. Ограничение: объемнее, дольше формируется на больших базах.
Как получить остатки с детализацией и по прошедшим датам
Для детализации до документов используйте расшифровку: дважды щелкните по ячейке с количеством или нажмите «Расшифровать» — программа предложит открыть ведомость по этой позиции или список документов, сформировавших остаток. Это самый быстрый способ понять, откуда взялась конкретная цифра.
Остатки на прошедшую дату строятся корректно только если движения за тот период не изменялись после закрытия месяца. Если бухгалтер перепроводил документы задним числом, отчет на старую дату покажет уже новые данные. Для официальной отчетности на конец квартала сохраняйте сформированный отчет в файл сразу после закрытия периода.
Для товаров с характеристиками и сериями включите соответствующие группировки в настройках, иначе остаток свернется до номенклатуры и вы не увидите, какой именно размер или партия лежит на складе. В УНФ аналогичная детализация включается через «Настройки» → «Группировка».
Как проверить корректность остатков и найти ошибки
Первый признак проблем — отрицательные остатки. Они возникают, когда реализация проведена раньше поступления или товар списан без оприходования. В УТ 11 и КА 2 есть штатный инструмент: «Склад и доставка» → «Контроль остатков товаров» — он показывает все позиции с минусом и документы, которые его создали.
Второй шаг — сверка учетных остатков с фактическими через инвентаризацию. В УТ 11 для этого используются документы «Пересчет товаров»: создайте пересчет по складу, распечатайте бланк с учетными остатками, внесите фактические количества — программа сама сформирует оприходования и списания на разницу.
Если остатки в отчете не сходятся с данными бухгалтерии, сравните «Ведомость по товарам на складах» (управленческий учет) с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41 (регламентированный учет). Расхождения обычно возникают из-за неотраженных в одном из учетов документов или разной оценки стоимости товара.
Как проверить результат
Совпадает с данными прошлой инвентаризации с учетом движений за период
Резкое расхождение без объяснимых документов
Отсутствуют или объяснимы временным разрывом между поступлением и реализацией
Минуса висят давно и по многим позициям
Совпадает с сохраненным отчетом на ту же дату
Цифры изменились — документы задним числом перепроводились
Типичные ошибки при формировании отчета
Частая ошибка — сравнение несопоставимых данных: менеджер смотрит «Остатки и доступность» (без резервов), а кладовщик — «Остатки товаров» (полный учетный остаток), и цифры не сходятся. Договоритесь внутри компании, какой вариант отчета считается эталонным для каждой задачи.
Вторая ошибка — формирование отчета без указания склада в многоскладском учете. Сводный отчет по всем складам скрывает пересортицу: товар числится на одном складе, а физически лежит на другом. Для сверки всегда формируйте отчет отдельно по каждому складу.
Третья ошибка — игнорирование непроведенных документов. Если реализация оформлена, но не проведена, товар в отчете остается доступным, хотя фактически уже отгружен. Перед важной сверкой проверьте журнал документов на наличие непроведенных.
Когда стоит обратиться к специалисту
Самостоятельно безопасно формировать отчеты, настраивать отборы, сохранять варианты и расшифровывать суммы до документов — эти действия не меняют данные базы. Риск появляется, когда для «исправления» остатков вручную создают оприходования и списания без инвентаризации: так можно окончательно запутать учет.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если отчет формируется слишком долго (признак проблем с итогами регистров), если отрицательные остатки массовые и их причина неочевидна, или если требуется нестандартный отчет — например, остатки в разрезе сроков годности с особыми условиями. Также помощь нужна при рассинхронизации управленческого и регламентированного учета.
Что важно запомнить
Отчет по остаткам формируется из раздела «Склад и доставка» за несколько кликов: дата, склад, отборы, «Сформировать». Для продаж используйте вариант с доступностью, для инвентаризации — чистые остатки, для поиска ошибок — ведомость по товарам. Регулярно проверяйте отрицательные остатки и не исправляйте учет вручную без инвентаризации.
Частые вопросы
Почему в отчете пусто, хотя товары заведены в справочник?
Наличие номенклатуры в справочнике не означает наличие остатков. Остаток появляется только после проведения документа поступления или оприходования. Проверьте, проведены ли приходные документы и на тот ли склад они оформлены, который выбран в отборе отчета.
Как выгрузить остатки в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл» → «Сохранить копию» и выберите формат XLSX. Альтернатива — кнопка «Ещё» → «Вывести список» в табличном документе либо выделение всего отчета (Ctrl+A) и копирование в Excel. Группировки и итоги при сохранении в табличный формат сохраняются.
Можно ли смотреть остатки в разрезе сроков годности?
Да, если в настройках учета включен учет по сериям с указанием сроков годности. Тогда в отчете по остаткам добавьте группировку «Серия» — вы увидите остатки по каждой партии с датой истечения срока. Если серии не ведутся, такой детализации получить нельзя.
Почему остаток в отчете не совпадает с остатком в карточке товара?
Чаще всего причина в разных отборах: в отчете выбран конкретный склад, а карточка показывает остаток по всем складам, или наоборот. Также проверьте дату: карточка показывает текущий остаток, а отчет может быть сформирован на прошедшую дату.
Как настроить автоматическую рассылку отчета по остаткам?
В конфигурациях на базе БСП (УТ 11, КА 2, УНФ) сохраните вариант отчета и включите для него рассылку: «Ещё» → «Отчеты» → «Рассылки отчетов» либо раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов». Укажите расписание, получателей и формат — отчет будет приходить на почту автоматически.
Что делать, если отчет формируется очень долго?
Сократите объем данных: задайте отбор по складу или группе номенклатуры вместо полного отчета. Если и это не помогает, вероятна проблема с итогами регистров — попросите администратора выполнить пересчет итогов и тестирование базы. На файловых базах большого объема помогает переход на клиент-серверный вариант работы.