Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как сформировать отчет по контрагентам в 1С Управление торговлей
Как сформировать отчет по контрагентам в 1С Управление торговлей: ведомость расчетов, задолженность, анализ продаж по клиентам, настройка отборов и вариантов отчета.
Отчеты по контрагентам в 1С:Управление торговлей (УТ 11) нужны для трех практических задач: контроль взаиморасчетов и долгов, анализ продаж по клиентам и поставщикам, подготовка сверок и писем о задолженности. Все эти задачи решаются типовыми отчетами без программирования — достаточно знать, где они находятся и как настроить отборы.
Главная сложность у новичков — не сама кнопка «Сформировать», а выбор правильного отчета: «Ведомость расчетов», «Задолженность клиентов», «Анализ расчетов» и «Продажи» дают разные срезы данных, и путаница между ними приводит к неверным выводам. Ниже разобрано, какой отчет под какую задачу подходит, как настроить период, отбор по контрагенту и группировку, а также как проверить, что цифры в отчете соответствуют реальному состоянию учета.
Инструкция написана применительно к УТ 11.4/11.5 на управляемых формах. В более ранних редакциях (УТ 10.3) интерфейс отличается — там отчеты по расчетам находятся в меню «Отчеты» и строятся на универсальном механизме, но логика отборов похожая.
Какие отчеты по контрагентам есть в УТ 11 и какой выбрать
В типовой конфигурации отчеты по контрагентам разбросаны по разделам, поэтому сначала определите задачу. Для взаиморасчетов основной инструмент — «Ведомость расчетов с партнерами»: она показывает начальное сальдо, приход, расход и конечное сальдо по каждому партнеру за период. Найти ее можно через раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Закупки» → «Отчеты по закупкам» — это один и тот же отчет с разными предустановленными вариантами.
Для контроля долгов предназначены отчеты «Задолженность клиентов» и «Задолженность поставщикам» — они показывают суммы долга с разбивкой по срокам и документам расчетов. Для анализа выручки по клиентам используется отчет «Продажи» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам»), где в настройках выбирается группировка «Партнер». Для сверки с конкретным контрагентом есть «Акт сверки взаиморасчетов» — он оформляется как печатная форма из карточки соглашения или через документ «Сверка взаиморасчетов».
Сравнение отчетов по контрагентам
Обороты и сальдо по партнерам за период. Подходит для общего контроля взаиморасчетов. Не показывает просрочку по срокам.
Долги с разбивкой по документам и срокам оплаты. Подходит для работы с дебиторкой. Не показывает обороты без долга.
Выручка, себестоимость и прибыль по клиентам. Подходит для анализа продаж. Не отражает оплаты и остатки долга.
Печатный документ для сверки с контрагентом. Требует корректных расчетных документов в базе.
Как сформировать ведомость расчетов по контрагенту
Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Ведомость расчетов с клиентами» (для поставщиков — «Закупки» → «Отчеты по закупкам» → «Ведомость расчетов с поставщиками»). Укажите период в шапке отчета и нажмите «Сформировать». По умолчанию отчет покажет всех партнеров, с которыми были движения за период.
Чтобы ограничить отчет одним контрагентом или списком, нажмите «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант» в расширенном режиме). На закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Партнер» (или «Контрагент»), вид сравнения «Равно» или «В списке», значение — нужный контрагент. После установки отбора нажмите «Закрыть и сформировать».
- 1Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Ведомость расчетов с клиентами»
- 2Установите период отчета
- 3Нажмите «Настройки» и на закладке «Отбор» добавьте условие по партнеру или контрагенту
- 4Нажмите «Сформировать»
- 5Проверьте конечное сальдо: оно должно совпадать с фактической задолженностью по данным сверки
Признак корректно сформированного отчета — сальдо на конец периода совпадает с реальной задолженностью по данным контрагента. Если сальдо «разъезжается», причина обычно в непроведенных документах, документах вне периода или в ручных операциях, которые не попали в расчетный регистр.
Как настроить отборы и группировки в настройках отчета
Все отчеты УТ 11 построены на системе компоновки данных, поэтому настройки у них единообразные. Кнопка «Настройки» открывает форму с закладками: «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка». В простом режиме доступны основные параметры (период, организация, партнер), в расширенном — вся структура варианта отчета.
Типовые настройки, которые чаще всего нужны на практике:
- Отбор по организации — обязателен, если в базе ведется несколько юрлиц: без него отчет смешает расчеты всех организаций.
- Отбор по соглашению или договору — полезен, когда с одним партнером работают по нескольким договорам с разными условиями.
- Группировка «Документ расчетов» — разворачивает сальдо до уровня накладных и счетов, что нужно для поиска конкретного неоплаченного документа.
- Валюта — для расчетов в у.е. проверьте, в какой валюте строится отчет: в валюте взаиморасчетов или в валюте регламентированного учета.
Отчет по задолженности и контроль дебиторки
Отчет «Задолженность клиентов» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам») показывает долг покупателей с разбивкой по документам расчетов и, при соответствующих настройках соглашений, по срокам оплаты. Он удобен для ежедневной работы менеджеров: видно, кто должен, сколько и по какому документу.
Зеркальный отчет «Задолженность поставщикам» находится в разделе «Закупки» и показывает кредиторку перед поставщиками. Оба отчета поддерживают отбор по менеджеру, сегменту партнеров и организации — это позволяет раздать каждому менеджеру «его» дебиторку без доступа к чужим данным.
Для анализа просрочки проверьте, что в соглашениях с клиентами заполнен срок оплаты и порядок расчетов. Если соглашения не настроены, отчет покажет просто сумму долга без классификации «в срок / просрочено», и контроль дебиторки придется вести вручную.
Анализ продаж и закупок по контрагентам
Для оценки клиентов по выручке используйте отчет «Продажи» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам»). Откройте настройки и на закладке «Структура» (или «Группировка») оставьте группировку «Партнер», при необходимости добавив вложенную — «Номенклатура» или «Менеджер». В полях отчета доступны сумма выручки, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность.
Для поставщиков аналогичная задача решается отчетами раздела «Закупки» → «Отчеты по закупкам», например «Закупки» с группировкой по партнерам. Это позволяет увидеть долю каждого поставщика в объеме закупок за период.
Учтите ограничение: отчет «Продажи» строится по документам реализации и не учитывает оплаты. Клиент с большой выручкой может одновременно быть крупнейшим должником — поэтому анализ продаж всегда сопоставляйте с отчетом по задолженности.
Удобный прием: сохраните настроенные варианты отчетов через «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Например, «Дебиторка по моим клиентам» с отбором по менеджеру и «Продажи по клиентам за месяц» с нужными группировками. Сохраненные варианты доступны из панели отчетов и избавляют от повторной настройки.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом
Для официальной сверки в УТ 11 есть документ «Сверка взаиморасчетов» (раздел «Продажи» или «Закупки», в зависимости от настроек интерфейса — ищите через поиск по разделам или «Все функции»). Создайте документ, укажите организацию, партнера, контрагента, договор и период сверки, затем заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — программа подтянет документы расчетов по данным учета.
После заполнения доступна печатная форма «Акт сверки взаиморасчетов». Если контрагент прислал свои данные, их можно внести в ту же табличную часть вручную — тогда акт покажет расхождения между вашим учетом и учетом контрагента.
Перед сверкой убедитесь, что все документы за период проведены и распределены по расчетным документам. Непроведенные реализации и «зависшие» авансы — самая частая причина расхождений в актах сверки.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования любого отчета по контрагентам выполните три контрольные проверки: сальдо отчета совпадает с данными сверки, период отчета соответствует задаче, отбор по организации установлен (если юрлиц несколько). Это занимает минуту и отсекает большинство ошибок интерпретации.
Как проверить результат
Совпадает с задолженностью по акту сверки с контрагентом
Расходится — ищите непроведенные или задвоенные документы
Видны все договоры и соглашения партнера за период
Часть документов отсутствует — проверьте отбор по контрагенту/партнеру
Долг разбит на «в срок» и «просрочено»
Вся сумма в одной колонке — не заполнен срок оплаты в соглашении
Если типовых отчетов не хватает — например, нужен произвольный набор колонок или свод по нескольким регистрам — используйте расширенный режим настроек (кнопка «Еще» → «Изменить вариант») или закажите внешний отчет у специалиста по 1С. Самостоятельная доработка конфигурации без опыта компоновки данных рискованна: ошибка в запросе даст правдоподобные, но неверные цифры.
Что важно запомнить
Взаиморасчеты смотрите в «Ведомости расчетов с партнерами», долги — в отчетах «Задолженность клиентов/поставщикам», выручку — в отчете «Продажи» с группировкой по партнерам. Всегда проверяйте период, отбор по организации и различие «партнер/контрагент». Сальдо отчета сверяйте с актом сверки, а настроенные варианты сохраняйте для повторного использования.
Частые вопросы
Где в УТ 11 найти все отчеты по контрагентам одним списком?
Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и «Закупки» → «Отчеты по закупкам» — там сгруппированы все отчеты по расчетам и анализу. Также полный список доступен через «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Отчеты» или через глобальный поиск по названию отчета в верхней части окна.
Почему в отчете по контрагенту нет документов, хотя реализации проведены?
Чаще всего причина в отборе: установлен фильтр по контрагенту, а документ оформлен на другого контрагента того же партнера, либо стоит отбор по конкретному соглашению или организации. Проверьте также период отчета и то, что документы проведены, а не просто записаны.
Как выгрузить отчет по контрагентам в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») в табличном документе и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Также доступна кнопка «Еще» → «Вывести список» для выгрузки в виде списка. Данные при этом выгружаются как снимок — при изменении учета отчет нужно сформировать заново.
Чем отличается партнер от контрагента в УТ 11?
Партнер — это клиент или поставщик как бизнес-единица, контрагент — конкретное юридическое или физическое лицо этого партнера. У одного партнера может быть несколько контрагентов (например, сеть магазинов с разными юрлицами). Отчеты по расчетам корректнее строить с отбором по партнеру.
Можно ли настроить автоматическую рассылку отчета по задолженности?
Да, через механизм «Рассылка отчетов» (раздел «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг» в зависимости от настроек). Создайте рассылку, выберите сохраненный вариант отчета «Задолженность клиентов», задайте расписание и получателей. Для работы рассылки по расписанию должны быть настроены регламентные задания и учетная запись почты.
Отчет показывает аванс, который давно закрыт реализацией. Что делать?
Это признак незачтенного аванса: платеж не распределен на конкретный документ реализации. Откройте документ оплаты, проверьте заполнение поля «Документ расчетов» или выполните обработку зачета авансов. После перераспределения оплаты пересформируйте отчет — сальдо должно выровняться.