Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как сформировать отчет о продажах в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по формированию отчета о продажах в 1С:Розница: валовая прибыль, продажи по товарам, кассирам и сменам, настройки, проверка и типичные ошибки.
Отчет о продажах в 1С:Розница — основной инструмент контроля выручки, маржи и работы кассиров. Конфигурация предлагает несколько готовых отчетов: «Валовая прибыль», «Продажи», «Отчет по розничным продажам», «Кассовые смены». Каждый решает свою задачу, и выбор зависит от того, что нужно проверить: итоговую прибыль, динамику по товарам или корректность закрытия смен.
Все отчеты строятся по данным документов «Отчет о розничных продажах», «Чек ККМ» и «Реализация товаров». Если документы не проведены или смены не закрыты, цифры в отчете будут неполными. Поэтому перед анализом имеет смысл убедиться, что учет ведется корректно, а не искать «ошибку в отчете», которой на самом деле нет.
Ниже разобрано, где находятся отчеты, как настроить период и отборы, какие варианты отчетов выбрать под конкретную задачу и как проверить, что цифры сходятся с фактической выручкой.
Где находятся отчеты о продажах в 1С:Розница
Основной вход в отчеты — раздел «Продажи» в верхней панели навигации. В нем доступны ссылки «Отчеты по продажам», «Валовая прибыль», «Отчет по розничным продажам». В зависимости от версии конфигурации (Розница 2.3 или 3.0) состав пунктов может немного отличаться, но логика едина.
Второй путь — раздел «Компания» → «Отчеты» (в некоторых версиях — «Администрирование и настройки» → «Отчеты»). Там собран полный список, включая аналитические отчеты по остаткам, движению денежных средств и эффективности.
Если нужного отчета не видно, проверьте права пользователя: часть отчетов скрыта функциональными опциями или ролями. Кассиру, например, отчеты по прибыли обычно недоступны — это нормальная настройка, а не сбой.
Какие отчеты выбрать под разные задачи
В 1С:Розница нет одного «универсального» отчета о продажах — под каждую задачу есть свой вариант. Неправильный выбор отчета — частая причина «несходящихся» цифр: например, отчет по кассовым сменам показывает выручку по кассам, а отчет по продажам — по документам реализации, и при возвратах они могут отличаться.
| Отчет | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Валовая прибыль | Выручка, себестоимость, прибыль по товарам и магазинам | Оценка маржинальности за период |
| Продажи (по товарам) | Количество и сумма проданных товаров | Анализ ассортимента, ABC-анализ |
| Отчет по розничным продажам | Продажи по документам «Отчет о розничных продажах» | Сверка с закрытыми сменами |
| Кассовые смены | Выручка по кассам и кассирам, наличные/безналичные | Контроль кассиров и инкассации |
| Движение денежных средств | Поступления и расходы ДС | Сверка выручки с деньгами в кассе |
Для ежедневного контроля удобнее всего отчет «Кассовые смены» — он привязан к фискальным данным. Для управленческого анализа — «Валовая прибыль», но помните: себестоимость в нем рассчитывается по данным учета, и при некорректном партионном учете цифра прибыли может быть искажена.
Сравнение вариантов
Подходит для анализа маржи. Ограничение: точность зависит от корректности себестоимости в учете.
Подходит для сверки с Z-отчетами фискального регистратора. Ограничение: не показывает прибыль и товарный состав.
Подходит для анализа ассортимента. Ограничение: не отражает денежные поступления напрямую.
Как сформировать отчет: пошаговый порядок
Рассмотрим формирование на примере отчета «Валовая прибыль» — порядок для остальных отчетов аналогичен. Откройте раздел «Продажи» → «Валовая прибыль». На экране появится форма отчета с панелью настроек.
Укажите период: можно выбрать стандартный (день, неделя, месяц) из выпадающего списка или задать произвольные даты начала и окончания. Если анализируете конкретный магазин или кассира — добавьте отбор через кнопку «Настройки» или поле быстрого отбора над таблицей.
Нажмите «Сформировать». Отчет построится по проведенным документам за выбранный период. Результат можно сохранить в Excel или отправить на печать через меню «Ещё».
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите нужный отчет, например «Валовая прибыль»
- 2Задайте период: стандартный или произвольные даты
- 3При необходимости установите отбор по магазину, организации или кассиру
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
- 5Проверьте итоговые суммы и при необходимости сохраните результат в Excel
Настройка отборов и вариантов отчета
Большинство отчетов в 1С:Розница построены на системе компоновки данных, поэтому настройки гибкие. Кнопка «Настройки» открывает окно, где можно добавить отборы (по номенклатуре, группе товаров, складу), изменить группировки строк и включить дополнительные поля — например, вывести поставщика или штрихкод.
Готовые комбинации настроек сохраняются как варианты отчета. Если вы регулярно смотрите продажи по конкретной группе товаров, настройте отбор один раз и сохраните вариант через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета». В следующий раз достаточно выбрать его из списка.
Полезная возможность — расшифровка: двойной щелчок по сумме в отчете открывает детализацию до конкретных документов. Так можно быстро найти, из каких чеков сложилась подозрительная цифра.
Если отчет формируется долго, сузьте период или добавьте отбор по одному магазину. Построение отчета за год по всей базе с детализацией до товаров может занимать минуты и заметно нагружать сервер в файловом варианте работы.
Как проверить, что цифры в отчете корректны
Главный контрольный ориентир — сверка выручки из отчета с данными фискального регистратора и фактическими деньгами. Возьмите Z-отчеты за период и сравните итоговую выручку с отчетом «Кассовые смены». Суммы должны совпадать с точностью до копеек.
Если цифры расходятся, проверьте: все ли смены закрыты (открытая смена не попадает в отчеты по продажам), нет ли непроведенных документов «Отчет о розничных продажах», не были ли чеки пробиты вне учетной системы. Также учитывайте возвраты — в разных отчетах они могут уменьшать выручку или показываться отдельной строкой.
Как проверить результат
Совпадает с суммой Z-отчета фискального регистратора
Расхождение — есть незакрытые смены или непроведенные документы
Все смены имеют статус «Закрыта»
Есть открытые смены — их данные не попадут в отчеты
Заполнен по всем строкам с продажами
Пустые или нулевые значения — товары списаны без себестоимости, прибыль завышена
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ситуация — «отчет показывает меньше, чем реально продали». Причина почти всегда в незакрытых кассовых сменах или в чеках, пробитых на кассе, но не загруженных в базу (при работе с внешними фискальными регистраторами). Проверяйте обмен данными с торговым оборудованием.
Вторая ошибка — анализ прибыли при некорректной себестоимости. Если товары продавались при отсутствии остатков (продажа «в минус»), себестоимость по таким строкам может быть нулевой, и прибыль окажется завышенной. Перед анализом маржи убедитесь, что остатки в учете соответствуют фактическим.
Третья ошибка — сравнение отчетов с разной логикой. «Кассовые смены» считают по дате закрытия смены, а «Продажи» — по дате документа. Смена, открытая вечером и закрытая после полуночи, попадет в разные дни в разных отчетах.
Как выгрузить и использовать результаты
Готовый отчет сохраняется через «Ещё» → «Сохранить» в форматы MXL, Excel, PDF. Для дальнейшей обработки удобнее Excel: там можно строить сводные таблицы, диаграммы и сравнивать периоды между собой.
Для регулярной отчетности настройте рассылку отчетов (если функция включена в настройках): система будет автоматически формировать отчет по расписанию и отправлять на указанные адреса. Это избавляет от рутинного ежедневного формирования вручную.
Если стандартных отчетов не хватает — например, нужна специфическая группировка или расчет показателя — можно заказать доработку внешнего отчета у специалиста по 1С. Внешние отчеты подключаются без изменения конфигурации и не мешают обновлениям.
Что важно запомнить
Отчеты о продажах находятся в разделе «Продажи», выбор варианта зависит от задачи: прибыль — «Валовая прибыль», контроль касс — «Кассовые смены». Перед формированием закройте все смены и проверьте проведение документов. Итоги сверяйте с Z-отчетами, а расхождения ищите через расшифровку, а не ручными правками.
Частые вопросы
Почему отчет о продажах показывает меньше фактической выручки?
Чаще всего причина в незакрытых кассовых сменах: данные попадают в отчеты только после закрытия смены и проведения документа «Отчет о розничных продажах». Также проверьте, загружены ли чеки с внешнего фискального регистратора и не выбран ли в отчете слишком узкий период или отбор по одному магазину.
Чем отличается отчет «Валовая прибыль» от отчета «Продажи»?
«Продажи» показывают количество и сумму реализованных товаров без привязки к себестоимости. «Валовая прибыль» дополнительно рассчитывает себестоимость и маржу по каждой строке. Для оценки ассортимента достаточно «Продаж», для оценки доходности нужна «Валовая прибыль».
Можно ли сформировать отчет по конкретному кассиру?
Да. В отчете «Кассовые смены» или «Продажи» откройте настройки и добавьте отбор по полю «Кассир» или «Пользователь». Отчет покажет выручку и операции только выбранного сотрудника за заданный период.
Почему в отчете «Валовая прибыль» себестоимость равна нулю?
Обычно это значит, что товар был продан при отсутствии учетного остатка (продажа «в минус») или поступление товара не было оформлено документально. Проверьте остатки по складу и проведите инвентаризацию расхождений, иначе показатель прибыли будет недостоверным.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать заново?
После настройки отборов и группировок откройте меню «Ещё» и выберите «Сохранить вариант отчета». Задайте понятное имя. В дальнейшем сохраненный вариант выбирается из списка вариантов при открытии отчета и применяется одним нажатием.
Данные за какой период попадают в отчет, если смена закрыта после полуночи?
В отчете «Кассовые смены» — по дате закрытия смены, в отчетах по документам продаж — по дате документа. Поэтому ночная смена может попасть в разные дни в разных отчетах. При сверке учитывайте эту особенность и сравнивайте отчеты одного типа.