Как сформировать оборотку по забалансовым счетам в 1С

Забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии хранят сведения об имуществе и обязательствах, не принадлежащих организации: арендованных основных средствах (001), материалах в переработке (003), товарах на комиссии (004), списанной задолженности (007), обеспечениях (008, 009) и других объектах. Оборотно-сальдовая ведомость по этим счетам нужна для инвентаризаций, проверки полноты учета и подготовки к аудиту.

Механизм формирования оборотки по забалансовым счетам практически не отличается от стандартной оборотно-сальдовой ведомости, но есть нюансы: забалансовые счета не участвуют в двойной записи, поэтому сальдо по ним не сверяется с балансовыми итогами, а контроль ведется только по количественным и аналитическим разрезам.

Ниже разобраны способы сформировать отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3, настройки отбора и группировки, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к «пустой» или искаженной ведомости.

Какие забалансовые счета есть в 1С и зачем по ним оборотка

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии предусмотрены стандартные забалансовые счета: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 005 «Оборудование, принятое для монтажа», 006 «Бланки строгой отчетности», 007 «Списанная в убыток задолженность», 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные», 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные», 010 «Износ основных средств», 011 «Основные средства, сданные в аренду». Также используются дополнительные счета вроде Д (дебиторская/кредиторская задолженность сотрудников) и счета налогового учета.

Оборотка по забалансовым счетам нужна в нескольких ситуациях: перед инвентаризацией арендованного имущества, при сверке с контрагентами по давальческому сырью и комиссионным товарам, при контроле списанной задолженности в течение пяти лет наблюдения, при ответах на запросы аудиторов и налоговых органов. Поскольку данные не попадают в баланс, единственный способ показать их движение — отдельный отчет.

Оборотно-сальдовая ведомость по конкретному забалансовому счету

Самый прямой способ — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Откройте раздел «Отчеты» в главном меню и выберите соответствующий пункт. В шапке укажите период, организацию и номер забалансового счета, например 001 или 004, затем нажмите «Сформировать».

Отчет покажет сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец с разбивкой по субсчетам и объектам аналитики. Для счета 001 это будут контрагенты-арендодатели и основные средства, для 004 — комитенты и номенклатура.

Если отчет пуст, хотя вы уверены, что движения были, проверьте три вещи: правильность периода, отбор по организации (если в базе их несколько) и то, что документы по забалансовому учету действительно проведены, а не просто записаны.

1. 1
   Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
2. 2
   Укажите период и организацию
3. 3
   В поле «Счет» выберите забалансовый счет, например 001
4. 4
   На вкладке «Группировка» включите нужные субконто (Контрагенты, Основные средства, Номенклатура)
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги

Сводная оборотка сразу по всем забалансовым счетам

Когда нужен общий обзор, удобнее стандартная «Оборотно-сальдовая ведомость» с настройкой. Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость», нажмите «Показать настройки» и перейдите на вкладку «Отбор». Добавьте отбор по полю «Счет» с видом сравнения «В списке» и перечислите все нужные забалансовые счета: 001, 002, 003, 004, 007 и так далее.

Альтернатива — отбор по виду счета. В плане счетов у каждого забалансового счета установлен признак «Забалансовый». В отборе можно указать условие по этому признаку, и тогда в ведомость попадут все забалансовые счета автоматически, без ручного перечисления. Это удобно, если в конфигурацию добавлены собственные забалансовые счета.

На вкладке «Группировка» включите детализацию по субконто, если нужно видеть не только суммы по счетам, но и объекты учета. Учтите: при группировке по субконто итоги разворачиваются по каждому объекту аналитики, и отчет становится объемным.

Анализ счета и анализ субконто как альтернатива

Отчет «Анализ счета» показывает движения по забалансовому счету в разрезе корреспонденций и аналитики за период. Он полезен, когда нужно понять, какими документами и операциями сформированы обороты, а не только увидеть итоги. Формируется через «Отчеты → Анализ счета» с выбором забалансового счета.

«Анализ субконто» подходит для обратной задачи: посмотреть все забалансовые движения по конкретному контрагенту, договору или номенклатурной позиции. Например, выбрав субконто «Контрагенты» и конкретного арендодателя, вы увидите все объекты, числящиеся за ним на счете 001.

Для количественного учета (бланки строгой отчетности, материалы в переработке) в настройках отчета включите показатель «Количество» — тогда рядом с суммами отобразятся количественные остатки и обороты.

Настройки отбора, группировки и показателей

Гибкость отчетов 1С обеспечивается тремя вкладками настроек. На вкладке «Группировка» задается структура строк: субсчета, субконто, периодичность (по дням, месяцам). Для инвентаризации полезна группировка по субконто с включением субсчетов.

На вкладке «Отбор» ограничивается состав данных: конкретный контрагент, склад, договор. На вкладке «Показатели» выбирается, что выводить: суммы БУ, НУ, количество, валютные суммы. Для забалансовых счетов обычно достаточно БУ и количества.

Готовую настройку можно сохранить кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не собирать отбор заново при каждом формировании. Сохраненные варианты доступны всем пользователям, если при сохранении установлен соответствующий признак.

Проверка результата и сверка с первичкой

Сформированную оборотку следует проверить на логичность. Сальдо на конец периода по счету 001 должно совпадать с перечнем арендованных объектов по договорам. Остаток по счету 007 — с реестром списанной задолженности. Обороты по дебету 003 должны подтверждаться накладными на поступление давальческих материалов.

Для детальной проверки дважды щелкните по сумме в отчете — 1С расшифрует ее до документов. Через «Отчеты → Карточка счета» по забалансовому счету можно выгрузить полный журнал проводок за период с указанием документов-оснований.

Если оборотка по забалансовым счетам нужна регулярно для отчетности руководству, оформите ее внешним видом: на вкладке «Оформление» задайте выделение отрицательных остатков цветом — так ошибки будут видны сразу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо по 001

Норма

Совпадает с перечнем арендованных ОС по договорам

Тревожный признак

Есть объекты, которых нет в договорах, или наоборот

Остаток по 007

Норма

Равен реестру списанной задолженности

Тревожный признак

Суммы не сходятся с актами списания

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть минус — требуется поиск ошибочного списания

Расшифровка суммы

Норма

Открывается список документов

Тревожный признак

Сумма не расшифровывается — возможна ручная операция

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — отрицательные остатки на забалансовых счетах. Они возникают, когда списание оформлено раньше поступления или поступление вообще не отражено. Поскольку контроль остатков по забалансовым счетам в типовой конфигурации часто отключен, программа такие проводки пропускает. Найдите минуса через оборотку с группировкой по субконто и исправьте хронологию документов.

Вторая ошибка — ведение забалансового учета ручными операциями без аналитики. Такие записи попадают в оборотку общей суммой и не расшифровываются до объектов. Исправление — детализация операции с заполнением субконто.

Третья ошибка — ожидание, что забалансовые счета попадут в стандартную оборотку автоматически. По умолчанию в общую ОСВ они включаются, но если в настройках стоит отбор по балансовым счетам или развернутое сальдо, забалансовые могут быть исключены — проверяйте настройки отбора.

Часто задаваемые вопросы

Почему в оборотке по забалансовому счету нет корреспондирующих счетов?

Забалансовые счета не участвуют в двойной записи. Проводка формируется только по дебету или только по кредиту забалансового счета без второй стороны. Поэтому колонка корреспондирующих счетов в анализе счета будет пустой — это нормальное поведение, а не ошибка учета.

Как вывести оборотку по всем забалансовым счетам одним отчетом?

Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость», в настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Счет» с видом «В списке» и перечислите нужные счета (001, 002, 003, 004, 007 и др.), либо отберите по признаку «Забалансовый» в плане счетов.

Что делать, если по забалансовому счету отрицательное сальдо?

Отрицательный остаток означает, что списание превышает поступление. Сформируйте карточку счета с детализацией по документам, найдите списание без предшествующего поступления и восстановите правильную хронологию: либо введите пропущенное поступление, либо исправьте дату или количество в документе списания.

Можно ли видеть количество и сумму одновременно в оборотке?

Да. В настройках отчета на вкладке «Показатели» включите «БУ (данные бухгалтерского учета)» и «Количество». Это работает для счетов, где в плане счетов установлен признак количественного учета, например 002, 003, 006.

Попадают ли забалансовые счета в бухгалтерский баланс?

Нет, забалансовые счета не входят в валюту баланса и не отражаются в его статьях. Сведения о них при необходимости раскрываются в пояснениях к отчетности. Для внутреннего контроля и инвентаризации используются именно оборотно-сальдовые ведомости и анализы по этим счетам.

Как сохранить настройку оборотки по забалансовым счетам для регулярного использования?

После настройки отбора, группировки и показателей нажмите «Сохранить настройки» в форме отчета, задайте понятное имя, например «Забалансовые счета — свод». Сохраненный вариант будет доступен в списке вариантов отчета при следующем открытии.