Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как сформировать лицевой счет в 1С
Пошаговая инструкция, как сформировать лицевой счет в 1С: Бухгалтерия и ЗУП. Настройка отборов, проверка оборотов, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Лицевой счет в 1С — это отчет, который показывает все операции по конкретному контрагенту, сотруднику или объекту учета за выбранный период: начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту с расшифровкой до документов и конечное сальдо. В зависимости от конфигурации он может называться «Карточка счета», «Анализ субконто», «Лицевой счет работника» или «Лицевой счет» в казенных решениях.
Чаще всего лицевой счет требуется для сверки расчетов с покупателем или поставщиком, проверки задолженности сотрудника по зарплате или подотчетным суммам, а также для ответа на запросы налоговой инспекции и аудиторов. Универсальный механизм во всех типовых конфигурациях одинаков: вы выбираете счет учета, задаете период и указываете объект аналитики — программа собирает движения по проводкам.
Ниже разобраны сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии государственного учреждения, а также способы проверить корректность сформированного отчета и исправить типичные проблемы.
Что такое лицевой счет и какой отчет в 1С его заменяет
Строгой формы «лицевой счет» для коммерческих организаций законодательно не установлено, поэтому в 1С:Бухгалтерии его роль выполняют два стандартных отчета. «Карточка счета» показывает каждую проводку по счету с датой, документом и суммой — это максимально детальный вариант. «Анализ счета» группирует обороты по корреспондирующим счетам и удобнее для быстрой сверки.
Если нужен лицевой счет по конкретному контрагенту, дополнительно используют «Анализ субконто» с видом субконто «Контрагенты» или «Обороты между субконто». Для расчетов с покупателями также подходит «Задолженность покупателей по срокам долга», но это уже управленческий отчет, а не классический лицевой счет.
В государственных учреждениях лицевой счет — официальная форма (например, форма 0504054 по приказу Минфина), и в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения есть одноименный регламентированный отчет.
Как сформировать лицевой счет по контрагенту в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Отчеты» и выберите «Карточка счета». В поле «Счет» укажите счет расчетов: 62.01 для покупателей, 60.01 для поставщиков, 76.05 для прочих контрагентов, 71 для подотчетных лиц. Установите период — отчет корректно работает только внутри открытого периода, по закрытым месяцам данные берутся из проведенных документов.
Нажмите «Показать настройки», перейдите на вкладку «Отбор» и добавьте условие: «Контрагенты — Равно — нужный контрагент». Если расчеты ведутся в разрезе договоров, добавьте второй отбор по договору. Нажмите «Сформировать» — получите таблицу, где каждая строка соответствует одной проводке с ссылкой на документ.
Для выгрузки нажмите «Еще — Сохранить» или используйте стандартную печать через Ctrl+P. Отчет сохраняется в форматах MXL, Excel и PDF. Если лицевой счет нужно передавать контрагенту регулярно, сохраните настройки кнопкой «Сохранить настройки» — в следующий раз достаточно будет выбрать сохраненный вариант и поменять период.
- 1Откройте «Отчеты — Карточка счета»
- 2Укажите счет расчетов (60, 62, 71, 76) и период
- 3В настройках добавьте отбор по контрагенту
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо
- 5Сохраните отчет в Excel или PDF при необходимости
Лицевой счет по нескольким счетам сразу
Когда с контрагентом ведутся расчеты по нескольким счетам (например, 60.01 и 60.02 — поставки и авансы), формируйте «Анализ субконто»: в поле «Субконто» выберите контрагента, а в отборе по счету перечислите нужные счета. Либо сформируйте карточку по родительскому счету 60 или 62 — тогда в отчет попадут все субсчета с группировкой.
Как сформировать лицевой счет сотрудника в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом лицевой счет работника формируется отдельным отчетом. Перейдите в раздел «Зарплата — Отчеты по зарплате» и найдите «Лицевой счет работника» либо «Лицевые счета сотрудников» (название зависит от релиза). Укажите организацию, период и при необходимости отбор по подразделению или конкретному сотруднику.
Отчет показывает начисления по видам расчета, удержания, налоги, выплаты и долг за организацией или сотрудником на конец периода. Форма рассчитана на помесячное представление: каждая колонка — месяц, строки — виды начислений и удержаний. Это удобно для ответа на запросы сотрудников и для сверки перед увольнением.
Если нужен не зарплатный, а бухгалтерский лицевой счет по сотруднику (подотчетные суммы, займы, компенсации), формируйте его уже в 1С:Бухгалтерии по счетам 71, 73.01, 73.02 с отбором по субконто «Сотрудники».
Лицевой счет в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения
В казенной конфигурации лицевой счет — регламентированная форма. Откройте раздел «Отчеты» и найдите «Лицевой счет (форма 0504054)» или «Карточка учета операций по лицевому счету». В настройках укажите учреждение, лицевой счет (он привязан к контрагенту, договору или виду финансового обеспечения), период и уровень детализации.
Особенность госсектора — обязательная детализация по КФО, КПС и КЭК. Перед формированием убедитесь, что в документах корректно заполнены коды бюджетной классификации: ошибка в КЭК приведет к тому, что операция попадет не в ту строку лицевого счета, и форма не сойдется с отчетностью в казначейство.
Проверка корректности сформированного лицевого счета
После формирования сверьте три контрольные точки. Во-первых, начальное сальдо лицевого счета должно совпадать с конечным сальдо аналогичного отчета за предыдущий период. Во-вторых, итоговые обороты должны совпадать с оборотно-сальдовой ведомостью по тому же счету с отбором по контрагенту. В-третьих, конечное сальдо по дебету и кредиту не должно быть одновременно ненулевым по одному договору — это признак незакрытых взаимозачетов.
Если лицевой счет пустой, хотя операции были, проверьте: правильный ли выбран счет (авансы идут по 60.02, а не 60.01), не сброшен ли период, проведены ли документы. Частая ситуация — документы созданы, но помечены на удаление или сохранены без проведения: в отчеты они не попадают.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо прошлого периода
Расхождение — были ручные операции или перепроведение
Равны ОСВ по счету с тем же отбором
Отличаются — проверьте отбор и вид субконто
Только дебет или только кредит по договору
Двойное сальдо — не выполнен взаимозачет авансов
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — формирование карточки по счету без отбора по субконто. В результате отчет показывает обороты по всем контрагентам сразу, и пользователь считает его неправильным. Вторая ошибка — неверный выбор счета: задолженность по авансам выданным ищут на 60.01, хотя она учитывается на 60.02.
Третья группа проблем связана с правами доступа: если пользователю недоступны отдельные документы или организации в многофирменной базе, лицевой счет сформируется неполностью без каких-либо предупреждений. Перед передачей отчета контрагенту или аудитору сформируйте его под учетной записью с полными правами или попросите главного бухгалтера подтвердить полноту данных.
Ограничение типовых отчетов — они не показывают операции, отраженные только в налоговом или управленческом учете, если отключена соответствующая настройка вывода. Для регламентированной сверки всегда используйте бухгалтерский вид учета.
Как ускорить регулярное формирование
Если лицевые счета нужны ежемесячно по одному и тому же списку контрагентов, сохраните настройки отчета под понятным именем и добавьте его в избранное. В 1С:Бухгалтерии также доступна рассылка отчетов: в разделе «Администрирование — Рассылка отчетов» настройте автоматическое формирование карточки счета по расписанию с отправкой на электронную почту.
Для массовой сверки в конце квартала эффективнее использовать «Акт сверки расчетов с контрагентом» (раздел «Продажи» или «Покупки»): он формируется как печатный документ с подписями сторон и юридически значим, в отличие от внутреннего лицевого счета.
Что выбрать для сверки
Максимальная детализация до проводок; подходит для внутреннего анализа и поиска ошибок
Свод по контрагенту по нескольким счетам; удобен для быстрой проверки итогов
Печатный документ для подписания с контрагентом; не заменяет аналитический отчет
Что важно запомнить
Лицевой счет в 1С формируется через «Карточку счета» (бухгалтерия), «Лицевой счет работника» (ЗУП) или форму 0504054 (госсектор). Обязательно задавайте отбор по объекту учета, проверяйте правильность субсчета и сверяйте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью перед передачей отчета.
Частые вопросы
Почему лицевой счет пустой, хотя документы по контрагенту есть?
Проверьте три момента: документы должны быть проведены, а не просто сохранены; выбранный счет должен совпадать со счетом в проводках (авансы учитываются на отдельных субсчетах); период отчета должен охватывать даты документов. Также убедитесь, что отбор по контрагенту не содержит лишних условий, например по договору, которого нет в документах.
Чем карточка счета отличается от акта сверки?
Карточка счета — внутренний аналитический отчет, который показывает каждую проводку и предназначен для бухгалтера. Акт сверки — двусторонний документ, который формируется из документа «Акт сверки расчетов», содержит поля для подписей обеих организаций и используется для официального подтверждения задолженности.
Можно ли сформировать лицевой счет сразу по всем сотрудникам?
Да, в 1С:ЗУП отчет «Лицевые счета сотрудников» формируется по списку: оставьте отбор по сотруднику пустым или укажите подразделение — программа выведет отдельный лицевой счет на каждого работника. В бухгалтерии для подотчетных лиц используйте «Анализ субконто» по виду «Сотрудники» без конкретного значения.
Как вывести в лицевой счет номера и даты документов?
В «Карточке счета» реквизиты документов выводятся по умолчанию в колонке «Документ». Если их нет, откройте «Показать настройки — Оформление» и проверьте состав полей, либо смените вариант отчета на стандартный. В «Анализе субконто» детализация до документов включается флажком «По субконто» с добавлением группировки «Документы движения».
Почему сальдо в лицевом счете не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причина в разных отборах: в ОСВ не задан отбор по контрагенту, а в лицевом счете задан, или наоборот. Также проверьте, что оба отчета построены по одному виду учета (бухгалтерский, налоговый) и за одинаковый период. Реже причина — ручные операции, введенные после формирования одного из отчетов; пересформируйте оба.