Как сформировать акт сверки в 1С:Розница

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какая задолженность числится за каждой стороной. В розничной торговле он чаще всего нужен для сверки с поставщиками, комитентами и корпоративными клиентами, которые покупают товар с отсрочкой платежа.

В 1С:Розница нет отдельного «юридического» документа акта сверки в том виде, в каком он есть в 1С:Бухгалтерии, — здесь сверка выполняется через отчеты по взаиморасчетам и печатные формы на их основе. Это важно понимать сразу: конфигурация ориентирована на розничные продажи, и учет расчетов с контрагентами в ней упрощен по сравнению с «старшими» решениями линейки.

Ниже разобрано, какие отчеты использовать, как настроить отборы по контрагенту и периоду, как проверить корректность данных перед отправкой контрагенту и что делать, если суммы не сходятся. Инструкция ориентирована на типовую 1С:Розница 2.3 и близкие редакции; в более ранних версиях названия разделов могут немного отличаться.

Где в 1С:Розница находятся данные для сверки

Взаиморасчеты с контрагентами в Рознице складываются из документов поступления товаров, возвратов поставщику, оплат поставщикам (расходных кассовых ордеров, безналичных платежей) и реализаций корпоративным клиентам, если такие ведутся. Все эти документы формируют задолженность, которую можно посмотреть в отчетах.

Основные места, где собираются данные для сверки:

• раздел «Закупки» — отчеты по расчетам с поставщиками;
• раздел «Финансы» — отчеты по движению денежных средств и взаиморасчетам;
• раздел «Продажи» — данные по оптовым и корпоративным продажам, если покупатель оформлен как контрагент.

Точные названия отчетов зависят от редакции конфигурации. Ищите варианты вроде «Взаиморасчеты с контрагентами», «Расчеты с поставщиками», «Задолженность по контрагентам». Если отчет не находится через меню, воспользуйтесь поиском по разделу «Отчеты» — введите слово «взаиморасчеты» или «задолженность».

Как сформировать отчет по взаиморасчетам с контрагентом

Откройте нужный отчет и задайте параметры. Минимальный набор настроек:

1. Укажите период сверки — обычно квартал, месяц или год по договоренности с контрагентом.
2. В отборе выберите конкретного контрагента. Если сверка по нескольким договорам, проверьте, есть ли в отчете группировка по договорам.
3. Установите организацию, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам.
4. Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое сальдо.

Результат должен показать начальное сальдо на начало периода, обороты по отгрузкам и оплатам и конечное сальдо. Именно конечное сальдо — ключевая цифра акта сверки: она должна совпасть с данными контрагента или быть объяснима разницей в непроведенных/неотраженных документах.

1. 1
   Проверьте, что все документы за период проведены
2. 2
   Откройте отчет по взаиморасчетам в разделе «Закупки» или «Финансы»
3. 3
   Задайте период, организацию и отбор по контрагенту
4. 4
   Сформируйте отчет и сверьте конечное сальдо
5. 5
   Сравните обороты с первичными документами при расхождениях
6. 6
   Сохраните или распечатайте результат

Как вывести акт сверки на печать

Типовая печатная форма «Акт сверки взаиморасчетов» в Рознице может отсутствовать или быть доступной только для отдельных документов. Практические варианты вывода:

Первый вариант — сохранить сформированный отчет в файл (кнопка сохранения в верхней части отчета, форматы MXL, Excel, PDF) и приложить его к письму контрагенту. Многие компании принимают такую форму, если в ней видны обороты и сальдо.

Второй вариант — оформить акт по форме контрагента: сформировать отчет в 1С, а данные перенести в шаблон акта, который прислала вторая сторона. Это распространенная практика, потому что унифицированной обязательной формы акта сверки законодательство не устанавливает — документ составляется в произвольной форме.

Третий вариант — если акт нужен регулярно и в строгой форме, сверку делают в 1С:Бухгалтерии, куда данные из Розницы попадают через синхронизацию. В Бухгалтерии есть штатный документ «Акт сверки взаиморасчетов» с готовой печатной формой и подписями сторон.

Способы получить акт сверки

Отчет по взаиморасчетам в Рознице

Быстро и без дополнительных настроек, но форма — табличный отчет, а не классический акт с подписями

Перенос данных в шаблон контрагента

Подходит при разовой сверке по форме второй стороны; требует ручной проверки перенесенных цифр

Синхронизация с 1С:Бухгалтерией

Дает штатный акт сверки с печатной формой; требует настроенного обмена и актуальности данных в обеих базах

Как проверить данные перед отправкой акта

Прежде чем отправлять сверку контрагенту, пройдитесь по контрольным точкам. Расхождение актов — обычно следствие не ошибки в учете, а разницы в датах отражения документов у двух сторон.

Проверьте, что в отбор попал правильный контрагент и правильная организация. Если у контрагента несколько договоров, убедитесь, что отчет показывает их все или сгруппирован корректно. Сравните начальное сальдо с конечным сальдо предыдущего акта — они должны совпадать.

Отдельно проверьте «подвисшие» документы: оплата, отправленная в последний день периода, могла не дойти до поставщика, и у него она отразится позже. Такие суммы — нормальная причина расхождения, их указывают в акте как «непроведенные на дату сверки».

Контрольные точки

Как проверить результат

Начальное сальдо отчета

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта

Тревожный признак

Отличается — были поздние корректировки прошлых периодов

Состав оборотов

Норма

Все поступления и оплаты периода присутствуют

Тревожный признак

Не хватает документов — проверьте их проведение и дату

Конечное сальдо

Норма

Совпадает с данными контрагента или расхождение объяснено

Тревожный признак

Необъяснимая разница — нужна построчная сверка документов

Почему суммы не сходятся и что делать

Типичные причины расхождений: разница в датах (документ проведен у одной стороны в одном периоде, у другой — в следующем), непроведенные или помеченные на удаление документы, дубли контрагентов в справочнике (два элемента с похожими названиями, и документы разнесены по ним), а также возвраты, которые одна сторона отразила, а вторая — нет.

Порядок поиска расхождения: сначала сравните обороты за период целиком, затем — помесячно, затем — по отдельным документам. Детализацию до документов дает тот же отчет, если включить группировку по документам расчетов или регистраторам.

Если обнаружились дубли контрагента, не спешите удалять один из них — сначала перенесите документы на правильный элемент справочника или используйте штатную обработку поиска и замены дублей, после чего перепроведите затронутые документы.

Ограничения Розницы и когда нужна 1С:Бухгалтерия

1С:Розница предназначена для оперативного торгового учета, а не для бухгалтерского и налогового учета. Поэтому в ней нет полноценного документа «Акт сверки взаиморасчетов» с двусторонними подписями, нет корректировок долга в бухгалтерском смысле и нет выверки по счетам учета расчетов.

Если акт сверки нужен для официальных целей — подтверждения задолженности в суде, для аудита, для закрытия договора — правильнее формировать его в 1С:Бухгалтерии по данным, синхронизированным из Розницы. Настройте обмен между конфигурациями и убедитесь, что все документы расчетов переносятся корректно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужна быстрая внутренняя сверка с поставщикомСформируйте отчет по взаиморасчетам в Рознице и отправьте в Excel или PDF

Контрагент прислал свою форму актаСверьте обороты в отчете Розницы и заполните форму контрагента

Нужен официальный двусторонний актСформируйте документ «Акт сверки взаиморасчетов» в 1С:Бухгалтерии по синхронизированным данным

Сальдо не сходится и причина неяснаВключите детализацию до документов и сверяйте помесячно, затем по каждому документу

Частые вопросы

Есть ли в 1С:Розница готовый документ «Акт сверки»?

В типовой Рознице отдельного документа с печатной формой акта сверки, как в 1С:Бухгалтерии, обычно нет. Сверка выполняется отчетами по взаиморасчетам, а официальный акт формируется в бухгалтерской программе или по произвольной форме.

Можно ли сформировать сверку по нескольким контрагентам сразу?

Да, если не ставить отбор по контрагенту — отчет покажет задолженность по всем. Но для акта сверки каждому контрагенту нужен отдельный документ, поэтому формируйте отчет с отбором по одному контрагенту.

Почему в отчете не виден документ оплаты?

Чаще всего документ не проведен, помечен на удаление или его дата выходит за границы периода отчета. Также проверьте, что оплата оформлена на того же контрагента и ту же организацию, по которым строится отчет.

Что делать, если контрагент продублирован в справочнике?

Определите основной элемент, перенесите на него документы с дубля (вручную или обработкой поиска и удаления дублей), перепроведите документы и пометьте дубль на удаление. После этого пересформируйте отчет.

Имеет ли акт сверки из отчета Розницы юридическую силу?

Сам по себе отчет — внутренний учетный документ. Юридическое значение акт приобретает, когда его подписывают обе стороны; форма законодательно не регламентирована, поэтому подписанный акт на основе данных отчета допустим, но для споров надежнее акт из бухгалтерской программы.

Как сверить расчеты, если магазинов и касс несколько?

Расчеты с контрагентами учитываются по организации в целом, а не по магазину. Сформируйте отчет без отбора по магазину; детализация по торговым точкам нужна только для внутреннего анализа, а не для акта сверки.