Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как сделать выписку из лицевого счета в 1С
Как сформировать выписку из лицевого счета в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях: через карточку счета, оборотно-сальдовую ведомость и отчеты. Настройки, ошибки, FAQ.
Выписка из лицевого счета в 1С — это отчет, который показывает движения по расчетам с конкретным контрагентом, сотрудником или по конкретному счету бухгалтерского учета за выбранный период. Чаще всего её запрашивают контрагенты для сверки взаиморасчетов, банки при оформлении кредитов, суды и аудиторы. В отличие от банковской выписки, лицевой счет формируется по данным учета организации и отражает проводки, а не реальное движение денег.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) нет отдельного документа «выписка из лицевого счета» — она формируется через стандартные отчеты: «Карточка счета», «Анализ счета», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Ведомость расчетов с контрагентами». Какой именно отчет выбрать, зависит от того, кто запрашивает выписку и какие данные нужны.
Ниже разобраны основные способы формирования выписки, настройки отборов, варианты для разных конфигураций и типичные ошибки, из-за которых выписка получается неполной или неверной.
Что такое лицевой счет в контексте 1С и какой отчет его заменяет
Лицевой счет — это аналитическая детализация учета по конкретному объекту: покупателю, поставщику, работнику, подотчетному лицу. В 1С эта информация хранится в проводках с аналитикой (субконто), поэтому выписка — это по сути выборка проводок по одному субконто за период с начальным и конечным сальдо.
Соответствие задач и отчетов в «1С:Бухгалтерии» обычно такое: «Карточка счета» подходит, когда нужен формат «сальдо на начало — обороты с документами — сальдо на конец»; «Анализ счета» дает свод по корсчетам; «Ведомость расчетов с контрагентами» удобна для сверки, потому что группирует данные по договорам и документам расчетов; «Расчетный листок» заменяет лицевой счет по зарплате сотрудника.
Базовый способ: выписка через отчет «Карточка счета»
Это универсальный метод, который работает практически во всех бухгалтерских конфигурациях. Отчет показывает каждую проводку по счету с указанием даты, документа, корсчета, суммы дебета и кредита, а также сальдо нарастающим итогом — то есть именно тот формат, который обычно понимают под выпиской из лицевого счета.
Порядок действий в «1С:Бухгалтерии 8.3»:
- 1Откройте раздел «Отчеты» → «Карточка счета».
- 2Укажите счет учета: 60 или 62 — расчеты с контрагентами, 70 — зарплата, 71 — подотчетные лица, 76 — прочие дебиторы и кредиторы.
- 3Задайте период выписки (дата начала и окончания).
- 4Нажмите «Показать настройки» → вкладка «Отбор» → добавьте отбор по субконто «Контрагенты» (или «Сотрудники») с нужным значением.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в шапке указаны начальное и конечное сальдо.
- 6Выведите на печать или сохраните в PDF/Excel через «Файл → Сохранить как».
Если отбор по контрагенту не установить, отчет покажет все проводки по счету целиком — это уже не выписка по лицевому счету, а общая карточка счета. Поэтому ключевой шаг — именно настройка отбора по аналитике.
Признак правильно сформированной выписки: в шапке указан период, счет и значение субконто; первой строкой идет «Сальдо на начало», последней — «Сальдо на конец»; каждая строка оборотов содержит ссылку на первичный документ, по которой можно провалиться в него двойным щелчком.
Выписка по контрагенту для сверки расчетов
Когда выписку запрашивает покупатель или поставщик, формально корректнее оформить «Акт сверки взаиморасчетов» — он есть в разделе «Продажи» или «Покупки» и содержит подписи обеих сторон. Но если нужна именно выписка без подтверждения второй стороной, используйте «Ведомость расчетов с контрагентами» или «Карточку счета» с отбором.
В «Ведомости расчетов с контрагентами» (раздел «Отчеты») установите период, выберите контрагента и при необходимости договор. Отчет покажет документы отгрузки, оплаты и задолженность на каждую дату. Его преимущество перед карточкой счета — группировка по договорам и документам расчетов, что нагляднее для внешнего получателя.
Сравнение вариантов
Проводки по счету с сальдо. Подходит для бухгалтерских целей и запросов из банка, но слабо читается небухгалтерами.
Удобна для сверки с покупателем или поставщиком: группировка по договорам и документам. Не показывает корсчета.
Юридически значимый документ с подписями сторон. Требует согласования с контрагентом, формируется дольше.
Выписка по сотруднику: зарплата и подотчетные суммы
Лицевой счет по заработной плате
В «1С:Бухгалтерии» выписку по зарплате сотрудника формируют через «Карточку счета 70» с отбором по субконто «Сотрудники». В «1С:Зарплате и управлении персоналом» для этой цели предназначены «Расчетный листок» и отчет «Расчетная ведомость» — они детальнее: показывают начисления по видам, удержания, НДФЛ и выплаты.
Подотчетные лица
Для подотчетных сумм используется счет 71. Сформируйте «Карточку счета 71» с отбором по физическому лицу — получите выписку с выданными авансами, авансовыми отчетами и остатком задолженности. Альтернатива — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с разворотом по субконто, если нужны только итоги без детализации документов.
Настройка отборов и показателей
Гибкие настройки доступны по кнопке «Показать настройки» в любом стандартном отчете. На вкладке «Отбор» добавляются условия по субконто, организации, подразделению. На вкладке «Показатели» можно включить валютную сумму, количество и налоговый учет (БУ, НУ, ПР, ВР) — это важно, если выписку запрашивают с развернутыми данными.
На вкладке «Группировка» задается детализация: по дням, по документам, по корсчетам. Для выписки за длительный период удобно группировать по месяцам — отчет станет компактнее. На вкладке «Оформление» меняется внешний вид: можно убрать лишние колонки или выделить сальдо.
Сохраните удачную настройку кнопкой «Сохранить настройки» — при следующем формировании выписки по другому контрагенту достаточно будет поменять только значение отбора.
Проверка результата и вывод на печать
Перед передачей выписки сверьте её с первичными данными: конечное сальдо по выписке должно совпадать с остатком по счету в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Если цифры расходятся — проверьте, все ли документы проведены и не было ли ручных операций по счету.
Как проверить результат
Совпадает с остатком по счету в ОСВ на ту же дату
Расхождение — есть непроведенные документы или ручные операции
Указаны организация, период, счет, контрагент/сотрудник
Шапка пустая или без отбора — выписка неидентифицируема
Каждая строка раскрывается в документ-источник
Строки без документов — возможны ручные проводки, требуют пояснения
Для передачи используйте «Файл → Сохранить как» и формат PDF — он защищает данные от случайного редактирования. Если выписка передается официально, распечатайте её, пронумеруйте страницы и заверьте подписью руководителя или главного бухгалтера с печатью организации, если она используется.
Если типового отчета недостаточно
Когда требуется особый формат — например, лицевой счет по форме заказчика или бюджетной организации — используются три пути: консоль отчетов на СКД, внешний отчет или доработка конфигурации. В типовых решениях для бюджетников («1С:Бухгалтерия государственного учреждения») форма лицевого счета уже предусмотрена в разделе отчетов по учету.
Самостоятельно редактировать конфигурацию без опыта разработки не стоит: изменения в типовых объектах усложняют обновление. Безопасный вариант — построить нужную форму во внешнем отчете или выгрузить данные карточки счета в Excel и оформить вручную, если выписка разовая.
Что важно запомнить
Выписка из лицевого счета в 1С — это отчет «Карточка счета» с отбором по субконто и заданным периодом. Для сверки с контрагентами удобнее «Ведомость расчетов» или акт сверки, для зарплаты — расчетный листок. Всегда проверяйте отбор, сальдо и шапку перед передачей документа.
Частые вопросы
Можно ли сформировать выписку сразу по нескольким счетам одного контрагента?
Да. Самый простой способ — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» не подойдет, а вот отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или акт сверки показывают расчеты по всем счетам сразу (60, 62, 76). Либо сформируйте карточки по каждому счету отдельно и объедините их в один файл.
Почему в карточке счета пусто, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего выбран не тот счет (например, 62 вместо 60), период не захватывает даты документов или отбор по субконто задан по другому элементу справочника — проверьте, нет ли у контрагента дублей. Также убедитесь, что документы проведены.
Как сделать выписку в валюте по валютному договору?
В настройках карточки счета на вкладке «Показатели» включите флажок «Валютная сумма». Отчет добавит колонку с суммами в валюте договора наряду с рублевыми. Убедитесь, что у счета и договора ведется валютный учет.
Имеет ли выписка из 1С юридическую силу без подписи?
Сам по себе распечатанный отчет — это внутренний документ учета. Для официальных целей его заверяют подписью ответственного лица и печатью (при её наличии), а для подтверждения задолженности между организациями корректнее оформлять акт сверки взаиморасчетов, подписанный обеими сторонами.
Как выгрузить выписку в Excel для дальнейшей обработки?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel» (.xlsx) или табличный документ (.mxl). В Excel сохранятся колонки и группировки, но итоги могут потребовать ручной проверки после редактирования строк.
Чем выписка из лицевого счета отличается от банковской выписки?
Банковская выписка отражает фактическое движение денег по расчетному счету и формируется банком. Выписка из лицевого счета в 1С — это данные бухгалтерского учета по конкретному контрагенту или сотруднику: она включает отгрузки, начисления и оплаты, включая те, что еще не прошли по банку.