Как сделать ведомость по остаткам в 1С

Ведомость по остаткам — базовый отчёт, без которого невозможно сверить склад, закрыть месяц или подготовиться к инвентаризации. В разных конфигурациях 1С он называется по-разному: «Остатки товаров на складах» в Управлении торговлей, «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» в Бухгалтерии, «Ведомость по товарам на складах» в Комплексной автоматизации и ERP. Логика работы везде одинаковая: выбрать период, задать отборы, сформировать и проверить результат.

Главная сложность для начинающих — не кнопка «Сформировать», а правильная настройка отборов и понимание, какие данные попадают в отчёт, а какие нет. Ошибка в отборе приводит к тому, что ведомость показывает неполные или лишние позиции, и сверка с фактическими остатками не сходится.

Ниже разобраны типовые сценарии для самых распространённых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP. Если у вас отраслевая или сильно доработанная конфигурация, названия пунктов меню могут отличаться, но принципы сохраняются.

Какие отчёты по остаткам есть в разных конфигурациях

Прежде чем формировать ведомость, нужно понять, какой именно отчёт подходит под вашу задачу. В бухгалтерском учёте остатки смотрят в разрезе счетов и субконто, в управленческом — в разрезе складов, номенклатуры, партий и серий. Смешивать эти подходы нельзя: бухгалтерская ОСВ показывает остатки по данным проводок, а складской отчёт — по данным оперативных регистров, и расхождения между ними — отдельная тема для анализа.

Как подготовиться перед формированием ведомости

Отчёт показывает данные ровно в том виде, в каком они есть в базе. Если документы не проведены, даты введены неправильно или часть прихода оформлена «задним числом» после закрытия периода, ведомость будет недостоверной. Поэтому перед формированием стоит выполнить несколько проверок.

Во-первых, убедитесь, что все складские документы за период проведены. В УТ 11 для этого есть отчёт «Оформление накладных и ордеров» и список документов с отбором «Не проведённые». В Бухгалтерии проверьте журнал документов по складу на наличие непроведённых или помеченных на удаление объектов.

Во-вторых, определите, на какую дату нужна ведомость: на конец дня конкретной даты, на текущий момент или на конец месяца. От этого зависит, попадут ли в отчёт документы, проведённые в течение дня. В бухгалтерских отчётах дата обычно трактуется как конец дня, в оперативных отчётах УТ — как текущий момент, если не указано иное.

Формирование ведомости в 1С:Бухгалтерии 8

В бухгалтерской конфигурации остатки по товарам и материалам смотрят через оборотно-сальдовую ведомость по конкретному счёту. Для товаров это чаще всего счёт 41, для материалов — 10, для готовой продукции — 43. Если нужна сводная картина, можно использовать общую ОСВ с отбором по нужным счетам.

1. 1
   Откройте раздел «Отчёты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
2. 2
   Укажите период и счёт учёта, например 41 «Товары».
3. 3
   Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» включите нужные субконто: Номенклатура, Склады, Партии.
4. 4
   На вкладке «Отбор» задайте конкретный склад или организацию, если их несколько.
5. 5
   На вкладке «Показатели» отметьте количественные данные, если нужно видеть не только суммы.
6. 6
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по колонкам «Сальдо на конец».

Если в ведомости появилась строка с пустой номенклатурой или отрицательным количеством, это сигнал об ошибках в учёте: списание без оприходования, ручные операции по счёту или некорректно введённые остатки. Такие строки нужно разобрать до того, как ведомость уйдёт дальше по цепочке — в инвентаризацию или отчётность.

Для выгрузки в Excel используйте стандартную кнопку «Сохранить» или «Ещё → Сохранить как» в форме отчёта. Табличный документ сохраняет группировки, поэтому в Excel можно сворачивать и разворачивать уровни иерархии.

Формирование ведомости в Управлении торговлей 11 и ERP

В торговых конфигурациях складские отчёты находятся в разделе «Склад и доставка» (в УТ 11) или «Склад» (в ERP). Наиболее востребованы два отчёта: «Остатки товаров на складах» — для моментального среза, и «Ведомость по товарам на складах» — когда нужно видеть и остатки, и движения за период.

Остатки на конкретную дату

Откройте отчёт «Остатки товаров на складах», установите дату, выберите склад или оставьте все склады, нажмите «Сформировать». В настройках варианта отчёта можно добавить группировку по номенклатурным группам, поставщикам или видам номенклатуры. Если в компании ведётся учёт по сериям, включите соответствующую группировку — иначе остатки по сериям свернутся.

Ведомость с движениями за период

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» показывает начальное сальдо, приход, расход и конечное сальдо по каждой позиции. Это удобно для сверки с поставщиками и поиска момента, когда возникла разница. В настройках можно включить детализацию до документа — тогда по каждой строке видно, какие накладные сформировали движение.

Настройка отборов, группировок и оформления

Типовые отчёты построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант» открывает структуру отчёта: отборы, группировки, сортировку и поля. Полезные приёмы одинаковы для всех конфигураций.

• Отбор по складу — обязателен, если складов несколько и ведомость нужна для конкретного кладовщика или инвентаризационной комиссии.
• Отбор по номенклатурной группе или виду — помогает сузить ведомость до одной товарной категории.
• Группировка «Склад → Номенклатура» — стандартный вид для инвентаризации; обратный порядок удобен, когда анализируют распределение одного товара по складам.
• Отбор «Количество не равно 0» — убирает нулевые строки и делает ведомость компактной.

Настроенный вариант сохраняется через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». Задайте понятное имя, например «Остатки по складу готовой продукции для инвентаризации», и в следующий раз отчёт откроется с готовыми настройками. Варианты можно сделать доступными другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.

Проверка результата и сверка с фактическими остатками

Сформированная ведомость — это не финал, а отправная точка для сверки. Перед использованием проверьте несколько контрольных точек: итоговое количество строк, наличие отрицательных остатков, соответствие итогов по складам данным за предыдущий период с учётом движений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отрицательные остатки

Норма

В ведомости нет позиций с минусовым количеством

Тревожный признак

Есть минусовые строки — расход проведён раньше прихода или приход не оформлен

Итоги по складу

Норма

Итог по складу равен сумме строк по номенклатуре

Тревожный признак

Итог не сходится — проверьте отборы и скрытые группировки

Пустая номенклатура

Норма

Все строки содержат конкретные позиции

Тревожный признак

Есть строки с пустым субконто — вероятны ручные операции по счёту

Сверка с ОСВ

Норма

Складские остатки и ОСВ по счёту 41 совпадают в суммах

Тревожный признак

Расхождение — нужен анализ неотражённых в бухучёте документов

Для инвентаризации в Бухгалтерии есть документ «Инвентаризация товаров на складе», который автоматически заполняется учётными остатками из ведомости — вносите туда фактические количества и получайте расхождения без ручного сличения. В УТ 11 аналогичную роль выполняет документ «Пересчёт товаров».

Маршрут решения

Как выбрать подходящий отчёт

Нужны остатки для бухгалтерской отчётности или сверки с проводкамиИспользуйте ОСВ по счёту в 1С:Бухгалтерии с группировкой по субконто

Нужен оперативный срез склада прямо сейчасФормируйте «Остатки товаров на складах» в УТ или ERP

Нужно найти, когда возникла разница по позицииОткройте «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до документа

Готовите инвентаризациюИспользуйте документ «Инвентаризация товаров» или «Пересчёт товаров» вместо ручной сверки

Часто задаваемые вопросы

Почему в ведомости отрицательные остатки и что с этим делать?

Минус возникает, когда расходный документ проведён раньше приходного по времени или приход вообще не оформлен. Найдите проблемную позицию через отчёт с детализацией до документов, проверьте даты накладных и оформите недостающий приход. После исправлений пересформируйте ведомость — минус должен уйти.

Как вывести ведомость только с ненулевыми остатками?

В настройках отчёта добавьте отбор по ресурсу: «Количество конечный остаток не равно 0». В ОСВ Бухгалтерии аналогичный эффект даёт отбор по сальдо на конец периода. Сохраните такой вариант отдельно, чтобы не настраивать заново.

Почему складской отчёт не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Складские отчёты строятся по оперативным регистрам, а ОСВ — по бухгалтерским проводкам. Расхождения обычно вызваны документами, отражёнными только в одном учёте, ручными операциями или разным моментом списания. Сверяйте через отчёт о расхождениях или сопоставляйте движения по конкретным документам.

Можно ли сформировать ведомость по остаткам за прошлый период?

Да, любой отчёт по остаткам формируется на произвольную дату в прошлом — укажите нужный период в шапке отчёта. Учтите: если после той даты перепроводили документы задним числом, остатки могут отличаться от тех, что были видны в момент закрытия периода.

Как сохранить настройки ведомости, чтобы не настраивать каждый раз?

После настройки отборов и группировок выберите «Ещё → Сохранить вариант отчёта», задайте имя и при необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям. Сохранённый вариант появится в списке отчётов раздела и откроется одним кликом.

Что делать, если нужного отчёта нет в меню?

Проверьте, включён ли нужный функциональный опционал: например, учёт по нескольким складам или по сериям открывает дополнительные отчёты. Также отчёт может быть недоступен из-за прав пользователя — обратитесь к администратору базы. В крайнем случае нужную ведомость можно собрать через «Универсальный отчёт» по регистру остатков.