Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как сделать отчет о продажах в 1С
Как сформировать отчет о продажах в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации: валовая прибыль, динамика продаж, ABC-анализ, настройка периода и группировок.
Отчет о продажах в 1С формируется штатными средствами: в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP» есть готовые отчеты «Валовая прибыль предприятия», «Продажи», «Динамика продаж» и «ABC/XYZ-анализ продаж». От пользователя требуется выбрать период, задать отборы и группировки, после чего система соберет данные из проведенных документов реализации и возвратов.
Ключевой момент: отчеты о продажах строятся только по проведенным документам. Если реализация или возврат товара сохранены, но не проведены, они не попадут в отчет, и цифры будут занижены. Поэтому перед формированием отчета полезно проверить журнал документов продажи на наличие непроведенных строк.
Ниже разобраны основные сценарии: где найти отчеты, как настроить период и отборы, какие варианты отчетов выбрать под конкретную задачу, как проверить корректность цифр и что делать, если стандартных вариантов не хватает.
Где находятся отчеты о продажах в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» отчеты о продажах собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Там доступны «Валовая прибыль предприятия», «Динамика продаж», «Оценка рентабельности продаж», «ABC/XYZ-анализ продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие варианты. Дополнительно часть отчетов доступна из раздела «Финансовый результат и контроллинг».
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» структура аналогична: раздел «Продажи» содержит подраздел с отчетами, а управленческие показатели продублированы в разделе «Финансовый результат и контроллинг». В «1С:Бухгалтерии» прямого отчета «Продажи» нет — там используют «Анализ продаж по номенклатуре» (в разделе «Продажи» или «Отчеты»), «Анализ субконто» и оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.
Если нужного отчета нет в меню, проверьте права доступа: часть отчетов скрыта у пользователей с ролью «Менеджер по продажам» без права просмотра себестоимости. В этом случае отчет по валовой прибыли либо не открывается, либо показывает только выручку без прибыли.
Настройка периода, отборов и группировок
После открытия отчета первым делом задайте период. Быстрее всего использовать стандартные варианты: «Этот месяц», «Прошлый месяц», «Этот квартал», «Этот год». Для произвольного диапазона укажите даты начала и окончания вручную — отчет включит документы с датой от начала первого дня до конца последнего.
Отборы позволяют сузить данные: по организации, складу, менеджеру, контрагенту, группе номенклатуры или подразделению. В типовых отчетах кнопка «Настройки» или «Показать настройки» открывает панель, где на вкладке «Отбор» добавляются условия. Например, чтобы увидеть продажи одного менеджера, добавьте отбор «Менеджер = Иванов И.И.» и сформируйте отчет заново.
Группировки определяют структуру строк отчета. Типовые варианты — по номенклатуре, по контрагентам, по менеджерам, по складам. Меняя группировку, вы получаете разные срезы одних и тех же данных: отчет по менеджерам покажет эффективность сотрудников, а по номенклатуре — ходовые и залежалые товары.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите нужный отчет
- 2Установите период через стандартный вариант или вручную
- 3При необходимости добавьте отборы по организации, складу или менеджеру
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
- 5Сверьте итоговую выручку с данными за период и сохраните вариант настроек
Какой отчет выбрать под конкретную задачу
Разные отчеты отвечают на разные вопросы, и выбор неправильного варианта — частая причина «странных» цифр. Ниже сопоставлены основные отчеты и задачи, которые они решают.
| Отчет | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Валовая прибыль предприятия | Выручка, себестоимость, прибыль и рентабельность | Оценка доходности продаж в целом и по позициям |
| Продажи (Динамика продаж) | Количество и сумма продаж в разрезе периодов | Анализ роста или падения продаж по месяцам |
| ABC/XYZ-анализ продаж | Классификация товаров по вкладу в выручку и стабильности | Оптимизация ассортимента и закупок |
| Сравнительный анализ продаж | Сопоставление двух периодов | Сравнение текущего периода с аналогичным прошлым |
| Продажи по контрагентам/менеджерам | Выручка в разрезе клиентов или сотрудников | Оценка ключевых клиентов и KPI менеджеров |
Если задача — просто увидеть сумму продаж за день или месяц, достаточно отчета «Продажи» с группировкой по дням. Для управленческих решений о скидках и ассортименте нужна валовая прибыль: выручка без себестоимости не показывает реальную доходность позиции.
Сравнение вариантов
Подходит для оценки доходности. Ограничение: требует корректного расчета себестоимости, иначе прибыль будет искажена.
Подходит для анализа трендов по периодам. Ограничение: не показывает прибыль, только объемы и суммы.
Подходит для работы с ассортиментом. Ограничение: требует достаточной истории продаж, на коротком периоде выводы ненадежны.
Как проверить, что цифры в отчете корректны
Самый надежный способ проверки — сверить итог отчета с независимым источником. Сумма выручки должна совпадать с оборотом по кредиту счета 90.01 за тот же период (в бухгалтерском учете) или с итогом по журналу документов «Реализация товаров и услуг» за вычетом возвратов.
Если цифры не сходятся, проверьте три типичные причины: непроведенные документы, документы с датой вне периода отчета и различия в отборе по организации. Также убедитесь, что в отчете учитываются возвраты — в большинстве вариантов они уменьшают выручку автоматически, но в отдельных настройках могут исключаться.
Для проверки себестоимости и прибыли убедитесь, что выполнен расчет себестоимости за период (регламентная операция закрытия месяца в ERP/КА или расчет в УТ). До расчета себестоимость может быть нулевой или приблизительной, и отчет по валовой прибыли покажет завышенную рентабельность.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по кредиту счета 90.01 или суммой проведенных реализаций минус возвраты
Расхождение — ищите непроведенные документы или неверный отбор по организации
Себестоимость заполнена, прибыль положительная и правдоподобная
Себестоимость нулевая или прибыль равна выручке — не выполнен расчет себестоимости
Число строк отчета соответствует объему документов за период
Часть складов или менеджеров отсутствует — проверьте отборы и права доступа
Сохранение вариантов и выгрузка результатов
Чтобы не настраивать отчет заново каждый раз, сохраните вариант: кнопка «Сохранить вариант отчета» или «Ещё» → «Сохранить вариант». Сохраненный вариант появится в списке отчетов раздела и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от настройки видимости.
Готовый отчет можно вывести на печать или сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить» с выбором формата Excel, PDF или MXL. Для передачи руководству обычно используют PDF (не редактируется), для дальнейшего анализа — Excel.
В некоторых конфигурациях доступна рассылка отчетов по расписанию: настроенный вариант автоматически формируется и отправляется выбранным получателям. Это удобно для еженедельной сводки продаж, но требует настройки учетной записи почты и прав администратора.
Сохраняйте отдельные варианты отчета под разные задачи: «Продажи по менеджерам за месяц», «Валовая прибыль по группам товаров», «Динамика по неделям». Это экономит время и снижает риск ошибиться в отборах при спешном формировании.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — формировать отчет до проведения всех документов периода. Вторая по частоте — сравнивать отчет о продажах с бухгалтерской выручкой, не учитывая, что управленческие отчеты могут строиться по отгрузке, а бухгалтерские — с учетом особенностей признания выручки. Периоды и методики должны совпадать, иначе расхождения неизбежны.
Ограничения типовых отчетов: они не показывают продажи по произвольным аналитикам, которых нет в структуре данных (например, по источнику заказа, если он не заполняется), и требуют корректного ведения справочников. Если у товаров не заполнены группы или у документов не указан менеджер, соответствующие срезы будут пустыми или свалятся в строку «пустое значение».
Если стандартных вариантов не хватает, есть три пути: расширить настройки в режиме «Изменить вариант отчета» (доступно без программирования), использовать «Универсальный отчет» по регистрам продаж или заказать доработку отчета у специалиста по 1С. Первые два способа безопасны и не меняют конфигурацию.
FAQ
Почему отчет о продажах не показывает прибыль, только выручку?
Чаще всего причина в правах доступа: у вашей роли нет права просмотра себестоимости. Реже — не выполнен расчет себестоимости за период. Проверьте закрытие месяца и, при необходимости, запросите у администратора доступ к себестоимости.
Как сделать отчет о продажах по конкретному менеджеру?
Откройте отчет «Продажи» или «Валовая прибыль предприятия», в настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер равно» с нужной фамилией и сформируйте отчет. Условие работает только если менеджер заполнен в документах реализации.
Учитываются ли возвраты от покупателей в отчете?
Да, в типовых отчетах о продажах проведенные возвраты уменьшают выручку и прибыль автоматически. Если возврат не проведен или оформлен другим типом документа, он не попадет в расчет — проверьте журнал возвратов за период.
Можно ли получить отчет о продажах в 1С:Бухгалтерии?
Да, используйте «Анализ продаж по номенклатуре» (раздел «Продажи» или «Отчеты») либо оборотно-сальдовую ведомость и анализ счета 90 с субконто по номенклатуре. Эти отчеты показывают выручку и себестоимость по бухгалтерскому учету.
Как выгрузить отчет о продажах в Excel?
Сформируйте отчет, затем выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат «Лист Excel». Таблица сохранится с группировками строк; при необходимости перед сохранением сверните детализацию до нужного уровня.
Почему сумма в отчете не совпадает с кассой или эквайрингом?
Отчет о продажах показывает отгрузку, а не оплату. Оплаты по кассе и эквайрингу сверяйте с отчетами по расчетам с контрагентами или по движению денежных средств — это разные учетные срезы.
Что важно запомнить
Отчет о продажах формируется из раздела «Продажи» → «Отчеты по продажам» по проведенным документам реализации и возвратов. Задайте период и отборы, выберите вариант под задачу, сверьте итог с оборотом по счету 90.01 и сохраните настройки как отдельный вариант. Прибыль корректна только после расчета себестоимости за период.