Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сделать сальдовую ведомость в 1С
Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, расшифровка по счетам, проверка ошибок, выгрузка и печать.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — главный инструмент бухгалтера для проверки состояния учёта: она показывает остатки и обороты по всем счетам за выбранный период. В 1С:Бухгалтерии 8.3 ведомость формируется буквально в несколько кликов, но чтобы получить корректные данные, нужно правильно задать период, настроить группировку и уметь читать результат.
Отчёт доступен в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (редакции 2.0 и 3.0), а также в 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Ниже описан порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — в других конфигурациях логика аналогична, отличается лишь расположение пунктов меню.
Где находится отчёт и как его открыть
В 1С:Бухгалтерии 8.3 оборотно-сальдовая ведомость расположена в разделе «Отчёты». Откройте его и выберите пункт «Оборотно-сальдовая ведомость» — это общий отчёт по всем счетам плана счетов. Рядом находятся связанные отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», «Анализ счёта», «Карточка счёта» — они нужны для детализации уже после общей проверки.
Если раздела «Отчёты» нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: отчёт доступен ролям «Бухгалтер» и «Полные права». Также отчёт можно найти через строку поиска в правом верхнем углу — достаточно начать вводить «оборотно-сальдовая».
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 2.0 путь отличается: меню «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость» в верхней панели, либо через стандартный интерфейс «Операции → Отчёты».
Формирование ведомости: базовый сценарий
Минимальный набор действий для получения ведомости:
- 1Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость».
- 2Укажите период: дату начала и дату окончания (например, квартал или месяц).
- 3Выберите организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
- 4Нажмите кнопку «Сформировать» и дождитесь построения отчёта.
- 5Проверьте итоговую строку: суммы по дебету и кредиту должны совпадать.
После нажатия «Сформировать» программа выводит таблицу: счета и субсчета, сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец — отдельно по дебету и кредиту. Счета с нулевыми остатками и без оборотов по умолчанию скрываются, что делает ведомость компактнее.
Если база большая, формирование может занять время. Не прерывайте процесс и не запускайте отчёт повторно параллельно — это создаёт лишнюю нагрузку на сервер и может привести к блокировкам.
Настройка отчёта: группировки, отборы и показатели
Кнопка «Показать настройки» открывает закладки, с помощью которых ведомость адаптируется под конкретную задачу. Основные возможности:
- Группировка. Флажок «По субсчетам» разворачивает синтетические счета до субсчетов. Опция «По субконто» добавляет аналитику — контрагентов, номенклатуру, подразделения.
- Отбор. Позволяет ограничить отчёт конкретным счётом, контрагентом или подразделением.
- Показатели. Включение «НУ» и «ПР/ВР» выводит данные налогового учёта и разницы — нужно организациям, применяющим ПБУ 18/02.
- Дополнительные поля. Вывод валютных сумм, количества, развёрнутого сальдо.
- Оформление. Условное оформление, например подсветка отрицательных остатков.
Развёрнутое сальдо
По умолчанию ведомость показывает свёрнутое сальдо: если по счёту 60 есть и дебиторская, и кредиторская задолженность по разным контрагентам, они взаимно зачтутся. Для корректной отчётности включите в настройках на закладке «Группировка» флажок «Развёрнутое сальдо» — тогда остатки покажутся раздельно по дебету и кредиту, как того требуют правила составления бухгалтерской отчётности.
Валютная ведомость
Если ведутся операции в валюте, на закладке «Показатели» включите флажок «Валютная сумма». Отчёт дополнится колонками с валютными остатками и оборотами по счетам 52, 57, 60, 62, 66 и другим, где ведётся валютный учёт.
Оборотно-сальдовая ведомость по отдельному счёту
Когда общая ОСВ показала сомнительную цифру, переходите к отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты»). Укажите конкретный счёт — например, 62 «Расчёты с покупателями» — и программа выведет остатки и обороты в разрезе контрагентов и договоров.
Быстрый способ перейти к деталям — двойной щелчок по ячейке с суммой в общей ОСВ: программа предложит расшифровать сумму через анализ счёта или карточку счёта. Карточка счёта покажет каждую проводку с датой, документом и корреспонденцией — по ней удобно искать ошибочную операцию.
Как выбрать отчёт для проверки
Проверка правильности ведомости
Сформированная ведомость — не конечный результат, а инструмент контроля. На что смотреть в первую очередь:
Как проверить результат
Сальдо на начало, обороты и сальдо на конец по дебету равны аналогичным суммам по кредиту
Итоги не сходятся — возможны ручные операции с ошибками или сбой итогов
Остатки только дебетовые, без «красных» минусов
Отрицательное сальдо — признак списания без поступления или ошибки в документе
При включённом развёрнутом сальдо нет одновременных дебетовых и кредитовых остатков по одному контрагенту и договору
Двойное сальдо по одному договору — вероятно, аванс не зачтён или задвоен договор
После закрытия месяца сальдо нулевое
Остаток на счетах продаж — регламентная операция закрытия месяца не выполнена
Если итоги по дебету и кредиту не сходятся, это серьёзный сигнал. В типовой конфигурации такое возможно при повреждении итогов регистров. Безопасное действие — запустить «Администрирование» → «Обслуживание» → «Тестирование и исправление» в режиме пересчёта итогов, предварительно сделав резервную копию базы.
Сохранение, печать и выгрузка
Готовую ведомость можно распечатать через «Файл» → «Печать» или кнопку принтера на панели. Перед печатью проверьте в предварительном просмотре ориентацию листа: широкая ведомость с субсчетами удобнее читается в альбомной ориентации и с масштабом «по ширине страницы».
Для передачи данных используйте сохранение через «Файл» → «Сохранить как»: доступны форматы MXL (родной формат табличных документов 1С), Excel (XLSX), PDF. Для отправки контрагенту или аудитору удобнее PDF — его нельзя случайно отредактировать.
Если ведомость нужна как официальный документ с подписью, учтите: типовая ОСВ — это внутренний аналитический отчёт, а не утверждённая форма первичного документа. Организация может утвердить собственную форму в учётной политике.
Типичные ошибки при работе с ОСВ
Отдельная распространённая ситуация — расхождение ОСВ с данными анализа счёта за тот же период. Чаще всего причина в разных настройках: в одном отчёте включён отбор по организации, в другом нет, либо отличается признак учёта (БУ/НУ). Перед поиском «ошибки в программе» сравните настройки обоих отчётов.
Что важно запомнить
ОСВ формируется из раздела «Отчёты» за пару кликов, но ценность даёт только правильная настройка: период, организация, развёрнутое сальдо и нужные показатели. Проверяйте равенство итогов по дебету и кредиту, отсутствие красных остатков и двойного сальдо по контрагентам — это базовый контроль качества учёта.
Частые вопросы
Почему в оборотно-сальдовой ведомости пусто?
Чаще всего не заполнена организация или задан период, в котором нет проведённых документов. Проверьте также, что документы проведены, а не просто записаны, и что у пользователя есть права на просмотр данных этой организации.
Можно ли сформировать ОСВ по подразделению?
Да. В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие по подразделению, а в группировке включите «Подразделения». Учтите: корректная ведомость по подразделениям возможна только если в документах подразделения заполнялись последовательно.
Чем ОСВ отличается от шахматной ведомости?
ОСВ показывает остатки и обороты по каждому счёту отдельно. Шахматная ведомость («Отчёты» → «Шахматная ведомость») показывает обороты в корреспонденции: какие суммы прошли между каждой парой счетов. Она удобна для контроля характера операций, но не показывает остатки.
Как увидеть в ОСВ данные налогового учёта?
На закладке «Показатели» настроек включите флажки «НУ» (данные налогового учёта) и при необходимости «ПР» и «ВР» (постоянные и временные разницы). В ведомости появятся дополнительные колонки рядом с данными бухгалтерского учёта.
Можно ли сформировать ОСВ за произвольный период, например за половину месяца?
Да, период задаётся произвольными датами. Однако анализировать такую ведомость нужно осторожно: регламентные операции (амортизация, закрытие затратных счетов) выполняются в конце месяца, поэтому промежуточные остатки по ряду счетов будут неокончательными.
Что делать, если суммы в ОСВ не совпадают с прошлым закрытым периодом?
Вероятно, кто-то изменил документы задним числом. Проверьте журнал регистрации («Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации») на предмет изменений в том периоде и установите дату запрета изменения данных, чтобы исключить повторение ситуации.