Как сделать реестр отгрузок в 1С

Реестр отгрузок — это сводный список документов реализации за выбранный период с ключевыми реквизитами: датой, номером, контрагентом, суммой, складом и статусом оплаты. Он нужен менеджерам для контроля отгрузок, бухгалтерии — для сверки с актами и счетами-фактурами, руководству — для анализа продаж. В типовых конфигурациях 1С задача решается тремя путями: готовым отчётом, настройкой списка документов или собственным отчётом на СКД.

Выбор способа зависит от конфигурации и требований к составу колонок. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» есть встроенные отчёты по продажам и отгрузкам, которые закрывают большинство потребностей без программирования. В «1С:Бухгалтерии» удобнее работать через список документов «Реализация (акты, накладные)» с настройкой отборов. Если типовых колонок не хватает, реестр делают как внешний отчёт на системе компоновки данных.

Определите, что должно входить в реестр

Прежде чем настраивать отчёт, зафиксируйте состав реестра: период, организация, список складов, обязательные колонки. Типовой набор: дата и номер документа, контрагент, договор, склад, сумма с НДС, статус оплаты, ответственный менеджер. Для логистики добавляют адрес доставки и способ отгрузки, для бухгалтерии — номер счёта-фактуры и признак проведения УПД.

Важно различать «отгрузку» и «продажу». В конфигурациях с ордерным складом отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг» или «Расходный ордер на товары», а в схеме с заказами — ещё и «Заказ клиента» с этапом отгрузки. Реестр, построенный по разным документам, даст разные цифры, поэтому заранее договоритесь, какой документ считается фактом отгрузки в вашей учётной схеме.

Быстрый способ: типовой отчёт в УТ 11 или ERP

В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам». Для реестра отгрузок подходят отчёты «Ведомость по товарам на складах», «Продажи по контрагентам» или «Анализ причин отмены заказов» — но чаще всего используют универсальный «Продажи по категориям/партнёрам». В ERP аналогичные отчёты находятся в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам».

Установите период, в настройках отчёта (кнопка «Настройки») добавьте группировки: «Партнёр», «Документ продажи» или «Склад». Выведите ресурсы «Сумма продажи», «Количество». Чтобы получить именно плоский реестр, отключите итоги по группировкам или оставьте только детальные записи — это делается на закладке «Структура» в расширенных настройках.

Готовую настройку сохраните через «Сохранить настройки» — вариант появится в списке отчёта, и коллеги смогут формировать тот же реестр одним нажатием. Для регулярной рассылки настройте расписание в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные операции» (рассылка отчётов).

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчёты по продажам» → выберите отчёт по продажам или ведомость по товарам
2. 2
   Установите период и организацию
3. 3
   В «Настройках» добавьте группировки «Партнёр» и «Документ»
4. 4
   Выведите ресурсы: сумма, количество, склад
5. 5
   Сформируйте и сохраните вариант отчёта
6. 6
   Проверьте итоговую сумму по оборотам счёта 90.01 или по журналу реализаций

Реестр через список документов в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» нет отдельного отчёта «реестр отгрузок», но задача решается через журнал документов. Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Настройте отбор по периоду, организации и контрагенту через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Добавьте в отбор поле «Склад», если складской учёт ведётся.

Для вывода дополнительных колонок используйте «Ещё» → «Изменить форму» — можно добавить реквизиты документа, например договор или комментарий. Список выгружается в табличный документ через «Ещё» → «Вывести список» — полученную таблицу сохраняют в Excel и дорабатывают вручную.

Для бухгалтерских целей есть и готовая альтернатива: «Отчёты» → «Анализ счёта» по счёту 62 или «Обороты по счёту» 90.01 с детализацией по субконто «Номенклатурные группы» и «Контрагенты». Это не реестр документов, но он позволяет сверить сумму отгрузок с учётными данными.

Способы получения реестра

Типовой отчёт (УТ/ERP)

Подходит для ежедневной работы: гибкие отборы, сохранение настроек, рассылка. Ограничение — состав колонок привязан к типовой схеме отчёта

Список документов (Бухгалтерия)

Быстро и без настройки, удобно для сверки. Ограничение — мало дополнительных колонок, нет группировок и итогов по товарам

Внешний отчёт на СКД

Полный контроль над составом полей и оформлением. Требует навыков работы с конструктором СКД и обновления при смене релиза

Собственный реестр на СКД: когда типового не хватает

Если нужны нестандартные колонки (адрес доставки из заказа, транспортная компания, признак просрочки оплаты), создайте внешний отчёт. В конфигураторе: «Файл» → «Новый» → «Внешний отчёт». Добавьте схему компоновки данных и напишите запрос по документу «РеализацияТоваровУслуг» с соединением к заказам и счетам-фактурам.

Пример основы запроса: выберите поля Дата, Номер, Контрагент, Склад, СуммаДокумента из таблицы «Документ.РеализацияТоваровУслуг», добавьте условие «Проведен = ИСТИНА» и параметры периода через виртуальные отборы СКД. На закладке «Настройки» схемы сформируйте группировку «Детальные записи» и вынесите параметры периода в быстрые настройки, чтобы пользователь менял их без входа в конструктор.

Готовый файл .erf подключите через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» (функциональность должна быть включена). После загрузки отчёт появится в разделе «Дополнительные отчёты» и будет доступен пользователям по правам.

Проверка корректности реестра

После формирования сверьте итог реестра с независимым источником. В УТ/ERP — с отчётом «Валовая прибыль» или оборотами по счёту 90.01 в бухгалтерской базе. В Бухгалтерии — с оборотно-сальдовой ведомостью по 62 счёту: сумма отгрузок за период должна совпадать с дебетовым оборотом по реализациям (с учётом возвратов).

Проверьте полноту: количество строк реестра должно совпадать с количеством проведённых документов реализации за период. Расхождение обычно означает, что в отбор попали непроведённые документы, отбор по складу отсекает часть отгрузок или часть реализаций оформлена другим видом документа (например, «Акт о передаче прав» или «Корректировка реализации»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма реестра

Норма

Совпадает с оборотом по счёту 90.01 за тот же период

Тревожный признак

Разница без объяснимых причин (возвраты, корректировки)

Количество строк

Норма

Равно числу проведённых документов реализации

Тревожный признак

Строк меньше — часть документов отсеяна отбором; больше — попали непроведённые или дубли

Состав колонок

Норма

Есть дата, номер, контрагент, сумма, склад

Тревожный признак

Отсутствуют ключевые реквизиты, нужные для сверки с контрагентами

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — реестр строится по дате создания документа, а не по дате отгрузки. Если документ введён задним числом, отчёт по периоду его покажет корректно, а выгрузка из списка с фильтром «по дате ввода» — нет. Всегда фильтруйте по полю «Дата» документа.

Вторая ошибка — смешение валют и НДС. Если есть отгрузки в валюте, определитесь: реестр в валюте документа или в валюте учёта. Суммы «с НДС» и «без НДС» тоже нужно фиксировать в шапке реестра, иначе сверка с контрагентами превратится в переписку о копейках.

Ограничение типовых отчётов — производительность на больших объёмах. Реестр за год по базе с сотнями тысяч документов формируется долго; ограничивайте период или используйте группировки вместо детальных записей. Для очень больших выгрузок лучше подходят регламентные задания с сохранением результата в файл.

FAQ

Можно ли выгрузить реестр отгрузок в Excel?

Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы xlsx, mxl, pdf. Список документов выгружается через «Ещё» → «Вывести список». Для регулярных выгрузок настройте рассылку отчётов по расписанию с вложением в Excel.

Как включить в реестр номер счёта-фактуры?

В УТ/ERP в настройках отчёта добавьте через связанный документ «Счёт-фактура выданный» — в типовых отчётах по продажам такое поле часто доступно в расширенных настройках. Если его нет, потребуется внешний отчёт на СКД с соединением таблиц документов.

Реестр не сходится с оборотами 90 счёта. Что проверять?

Сначала исключите возвраты и корректировки реализации — они уменьшают оборот, но не всегда входят в реестр. Затем проверьте, не оформлена ли часть продаж документами другого вида, и нет ли отгрузок по организациям, не попавшим в отбор.

Нужен ли программист для создания реестра?

Для типового отчёта с настройкой отборов и группировок — нет, достаточно прав пользователя и инструкции выше. Программист или специалист по СКД понадобится, если нужны нестандартные колонки, соединения нескольких документов или сложные вычисляемые поля.

Как сделать реестр только по неоплаченным отгрузкам?

В УТ/ERP используйте отчёт «Задолженность клиентов» или «Ведомость расчётов с партнёрами» с детализацией до документа отгрузки. В типовом отчёте по продажам можно добавить отбор по полю расчётов, если оно доступно в схеме, либо построить внешний отчёт с условием по остатку задолженности на дату формирования.